高校行政管理自动化论文

时间:2022-10-31 10:37:46

高校行政管理自动化论文

摘要:伴随着现阶段国家教育事业的不断发展以及工作流技术的不断提高,高校内部行政管理体制逐渐走向自动化、科学化。本文在对工作流管理下高校实行行政管理自动化必要性进行研究的基础上,进一步阐述了工作流管理下高校行政管理自动化系统的总体设计,包括设计目标、设计原则以及用户注册模块设计、系统管理员设计、办公系统设计以及其他功能信息设计。

关键词:工作流管理;高校行政管理;自动化系统

工作流管理技术是一种以过程建模和过程管理为核心的技术,它通过运用建模工具与应用程序的交互技术,将人工行为与机器行为有效结合,最终实现业务的自动化处理。该种技术具有提供业务流程建模、管理以及控制的功能,保证各种业务目标的实现。

1工作流管理下高校行政管理自动化的必要性

伴随着高校功能的全面发展以及规模的不断扩大,现代各高校的活动领域越来越广泛,因此大学的内部管理结构也变得多样化和复杂化。行政管理作为高校内部管理结构中最重要的组成部分,其所具有的程式化以及独立性等特点对高校的整体结构变化极为重要。现阶段高校行政管理工作的实质和核心就是对相关信息的收集、整合以及运用的过程。相关行政人员通过收集管理对象的信息,并对其进行加工整合,来制定计划或决策,最后运用到管理对象的评价工作中。随着信息时代的到来,各高校行政管理的内容日益增多,办公事务也日益复杂,传统的行政办公方式与快速增长的信息量之间产生了十分尖锐的矛盾。在传统的行政办公方式下,相关数据信息传递速度比较慢,并且无法保证数据的准确性,很容易导致相关决策的失误或者不能把握有效时机进行决断。因此,各高校必须利用网络通信技术以及计算机技术来构建行政管理系统,有效提高行政管理的工作效率以及工作水平。[1]

2工作流管理下高校行政管理自动化系统的设计

2.1工作流管理下高校行政管理自动化系统的设计目标和设计原则。(1)工作流管理下高校行政管理自动化系统的设计目标。现阶段各高校必须利用先进的通信技术以及计算机技术,构建一个覆盖全校各个单位部门的行政办公系统。通过建立高效率、高质量的信息网络,促进学校内部与外界进行有效的信息交换,为行政工作人员办公提供便利,实现信息资源化、传输网络化、办公现代化以及决策科学化。具体而言,行政管理自动化系统的构建,不仅能提高员工的工作效率以及工作质量,还能促进员工之间信息资源的共享,有效增强其团队合作意识。(2)工作流管理下高校行政管理自动化系统的设计原则。工作流管理下高校行政管理自动化系统的设计原则主要包括以下几个方面:一是系统性,行政管理自动化系统是一个统一的整体,这就要求系统的传输代码要具有统一性,内部设计要规范,系统的数据信息要做到统一收集,全局共享;二是可靠性,具有较高的可靠性是系统高效运行的基础,具体体现在数据信息的保密性、抗病毒入侵能力、纠正错误的能力以及数据信息的传播速度等方面;三是经济性,在充分满足系统需求的基础上,尽量减少设计成本,不要盲目追求技术上的先进以及设计的智能化,要根据实际需求来决定,减少不必要的资金投入。2.2工作流管理下高校行政管理自动化系统的具体设计。工作流管理下高校行政管理自动化系统主要由以下四部分组成:一是用户信息注册模块,包括教师信息、学生信息、新用户的注册、登录、查询、Email的收发以及个人资料的修改等内容;二是系统管理员模块,主要进行相关数据信息的初始化设计以及资源的合理配置;三是办公系统模块,包括教务管理、招生就业、科研管理以及教师管理四方面内容;除此之外,还有其他功能的信息设计。(1)用户信息注册模块设计。用户信息的注册包括姓名、性别、国籍、身份证号、教学经历、工作经历、离职原因、职务、职称、部门、电话、个人邮箱以及其他描述等内容。本模块设计具有超强的可靠性,有效保障用户信息的安全性。如果有非法用户恶意侵入,其外部的信息保护屏障能对其进行隔绝。除此之外,用户必须通过信息验证才能进入,用户在注册信息过程中,可以自行选择验证问题,并给出验证答案,在验证过程中,只用三次机会,如果验证答案的内容与正确答案相同,但格式不同,或者忘记了验证答案,必须通过具有该项权限的管理员才可以进入,并重新进行验证。(2)系统管理员模块。系统管理员主要负责系统数据信息的初始化工作,并将其进行合理配置。该模块包括数据信息的类型、登录方式、密码修改、验证信息修改等基础内容,还包括枚举、系统分区、系统邮箱设置、信息继承设置、关联系统等负责内容的管理工作。枚举管理主要包括公共枚举、系统枚举和单位枚举。公共枚举是为整个行政管理部门进行的枚举。系统枚举是行政管理自动化系统预置的一些枚举。单位枚举是指行政管理部门内部使用的枚举。系统分区管理是根据用户的注册日期来确定储存用户信息的区域,可以新增系统分区或者修改、删除以及拆分存在的系统分区。系统邮箱设置用于接收相关邮件时,设置的系统提醒。信息集成配置是用于进行OA系统与其他相关信息整合、集成的配置。RSS订阅管理是系统内各站点之间信息资源共享的一种较为简单的形式。关联系统是将OA管理系统与B/S系统进行有效关联。[2](3)办公系统模块。办公系统模块是高校行政管理自动化的主要功能模块,分为教务管理、招生就业、科研管理以及教师管理四方面内容。教务管理模块主要对学校的课程安排、学生的选课类别、学生的考务管理以及成绩管理等内容进行规划安排。同时,教务管理模块中的相关成绩要与招生就业管理模块中的毕业数据同步,保证学生顺利毕业。招生就业管理模块主要对招生信息、新生的信息注册、毕业生就业信息等相关内容进行管理。科研管理模块主要统计每个教师的科研项目以及项目完成进度,并对教师的科研成果进行系统的记录并存档。教师管理模块主要统计教师每学期的授课数量、授课情况、授课效果以及学生对教师教学质量的评定等内容。(4)其他功能信息分析。其他功能信息的设计主要是对公用信息的管理,对相关信息进行录入,最终在系统主页面中,查询相关文档时,可以直接浏览,也可以下载附件,如果文档域值为空,那么所有人员均可以浏览或者下载该文档,如果文档指定了相关人员,那么其他人员不能浏览。如果是非常重要的公告或文档,可以将其进行置顶处理,并对置顶时间进行相关设置,其时,可以在系统主页面的最顶端显示,以便相关人员查询浏览。[3]

3结语

经过上述对高校行政管理自动化系统各模块的设计,最终该系统会运用OA工作流技术发挥其功能,使行政管理业务流程配置灵活化以及业务节点控制多样化,并且各部门的数据信息能得到有效共享,最终实现高校行政管理的无纸化、自动化以及科学化。

作者:石莹 单位:沈阳音乐学院

参考文献:

[1]王璐.基于工作流管理的高校行政管理自动化研究[J].山西高等学校社会科学学报,2012(01):86-89.

[2]桑春晓.高校行政管理办公自动化系统研究[D].西南交通大学,2006.

[3]杨旸.基于工作流技术的高校办公自动化系统的研究与应用[D].吉林大学,2015.