高校行政管理信息化建设探讨

21世纪是信息技术的时代，信息化大大推动了我国高校行政管理的改革和发展。在信息化的背景下，高校行政管理呈现出数字化、网络化和多媒体化的特征，各种教学科研管理信息都可在多个部门、多个层级间同时传递，速度变快，受众面变广；，高校的行政管理方式变得日益多元化，如计算机辅助教学、网络课程、BBS平台乃至微博、微信信息，大大节省了行政管理的成本、提高了行政管理的效率；多校区、多部门之间可以共享即时的管理信息、优质的教育教学资源、电子图书资源等，增进了教师与学生之间、管理部门与师生之间的沟通，这预示着我国的高等教育已经进入了信息时代。但必须指出的是，在以上机遇出现的同时，也给当前高校的行政管理带来了严峻的挑战。信息化带来的不仅有机遇，也有实实在在的挑战。无论是思想观念与效率提升之间、行政管理的硬件与软件之间，还是组织体制与运行机制之间，都存在不少的问题，两两之间的博弈影响了高校行政管理改革的深化和高等教育质量的提高。本文尝试以“云计算”为切入点，提出加强高校行政管理信息化建设的对策，希望能起到抛砖引玉的作用。

1高校行政管理信息化建设的现状及存在的问题

1.1高校行政管理信息化建设的现状

在社会各个领域中，高校是最早建设局域网的，教师、学生和学校行政管理人员是使用计算机频率最高的群体。据有关数据统计，我国“985”院校、“211”院校的校园网普及率已到达100%，超过90%的地方高校也建立了自己的校园网，甚至超过60%的高校具备了千兆主干网。必须承认，信息化建设为高校行政管理带来了很大的便利。从注册、选课、教室安排等日常教务工作到考核、督导、评优等教育教学质量管理，从学生档案收集、录入到教师福利待遇管理等，都可以在信息化的背景下进行运作。目前，各个高校对行政管理信息化的建设是相当重视的，但在具体执行过程中，从管理者到应用主体，都存在认识上的误区，在行政管理信息化的建设方面重硬件不重软件，重建设不重应用，这就导致高校在行政管理方式和方法上，未能从根本上改变以适应信息化的发展，尤其是在质量管理上还未能适应信息化带来的变化和动向，管理效率、效益提升的空间有很大。

1.2高校行政管理信息化建设存在的问题

由于受到种种原因的影响，尤其是沿袭传统的行政管理办法，高校行政管理信息化的应用水平始终得不到提高，各个部门往往各自统计各自的数据，与其他部门之间不能共享，整个学校统筹难，同一个指标在各个部门不能相统一。在20世纪90代初，我国开始出现多校区的大学，这种大学具有自己鲜明的特点，它不是各个大学在发展过程中因自身内在的需求自然扩展形成的，而是行政推动的结果。网络、手机联系只能是教师与学生交流的补充，并不能替代面对面的直接交流。在信息化、多校区的背景下，怎样充分发挥信息技术的优势，是高校行政管理面临的新挑战。

2影响高校行政管理信息化建设的原因

在知识分子、高层次人才云集的高校中，为什么行政管理的信息化建设还会出现种种迟缓的现象？笔者以为，至少有以下几方面的原因。

2.1思想观念的转变滞后于信息化的发展

高校部分行政管理人员只是将计算机、网络等信息化设施理解为一种工具、一种提高工作效率的手段，而没有充分认识到信息化的内涵。事实上，信息化的诞生与发展表示了社会经济结构正在从以能量和物质为核心转变为以知识和信息为核心，信息化建设是一种新的观念，甚至是一种新的世界观。在广大师生的眼里，往往也把信息化的作用停留在提高教学效率和提升学习能力的水平上。认识的误区直接影响了高校行政管理的信息化建设。

2.2行政管理方式的变革滞后于信息化的发展

高校行政管理信息化是一个庞大的系统工程，涉及行政管理的全过程、全方位，其包括学校从招生到分配，从专业设置到课程安排，从人员录取到职称晋升，这些事务相当复杂。高校行政管理的各种数据往往不能共享，各个部门使用的信息资源通常没有统一，从而造成一系列的问题，信息技术在改变行政管理方式的同时，也改变了部分学生和教师的学习、科研动机。学校行政管理如果不能跟上信息技术的发展，最终将酿成技术不能为知识服务的悲剧。

2.3行政管理机制的变革滞后于信息化的发展

分散建设校区且校区相隔甚远，原以为网络与信息化的背景，可以弥补路途远的不足，但现实状况却是，学校行政管理的组织结构、运行机制的变革滞后于信息化的发展。虽然建设了远程宽带网，各校区间也“可视可闻”了，但师生间的交流，各学院、学科的融合尚未能充分利用到信息技术，不能充分进行资源的共享、共用。在投入大量的建设资金时，人们仍然认为需要奔波于各校区间，进行面对面的交流。这不仅增加了机会成本，也导致时间成本变大。一边是高校斥资建设“信息高速公路”，一边是师生为往返于各校区的情况的意见很大。既然高端的通信设备搭起了各校区间的远程链接，为什么还要如此周折?可视会议能解决的问题，人们不去充分利用，可以看出，旧的组织体制束缚了新的运行机制，要解决这些问题还有很长的一段路要走。

3基于“云计算”加强高校行政管理信息化建设的建议

针对以上在信息化过程中高校行政管理存在的问题，基于“云计算”理论，本文提出了相应的对策。黎加厚教授在《走向教育技术“云”服务》一文中，对“云计算”(CloudComputing)进行了明确的定义，认为它是由几十万乃至上百万台价格低廉的服务器所组成的网络，为广大用户提供有针对性的计算机服务。黎加厚教授认为“云计算”是这些年来计算机领域中的分布式处理(DistributedComputing)、并行处理(ParallelComputing)和网格计算(GridComputing)的最新发展。基于“云计算”理论，笔者认为高校行政管理人员一定要与时俱进，努力学习、掌握“云计算”的理论，要感受到“云技术”带来的绝非是一个办公手段的变化，而是整个行政管理流程的变革。

3.1充分发挥“云计算”的优势，促进管理方式的多元化

一种新的运作方式的诞生，也催生了一种新的管理方式。在信息化的视角下，高校的管理工作也发生了巨大变化，新的管理内容也相继涌现，这就要求高校的行政管理要随之变革。在高校行政管理中，各行政主管部门要充分利用“云计算”的优势，将各部门的信息传送到网络存储器上，便于有访问权限的部门及时下载、更新，如果有什么变动，应及时更新、维护信息，然后再将这些信息再次上传，这样才能保证有关部门所运用的信息是最新的，也节约了各部门在使用信息时的成本，不必担心因信息未更新而导致的问题。在当前“云计算”不断发展的大浪潮下，高校一定要充分利用好这个机遇，充分发挥“云计算”的优势，促进管理方式的多元化。

3.2充分利用“云计算”的作用，节省高校的软、硬件投入

如今，我国各个高校都在加大对信息化建设的投入，包括购置计算机、实施后期管理和维护等，这笔支出是一个可观的数字，这还只是硬件设施的部分，计算机软件安装和维护也需要不小的投入。由于计算机软件更新换代的速度相当快，需要计算机硬件也要进行相应的更换。这对高校而言是需要不断地投入，对行政管理工作也形成一些不利的影响，如行政管理的信息可能会随着计算机的更新换代而发生泄漏、丢失的风险。在这种情况下，高校行政管理部门应积极应用“云计算”提供的服务，将行政管理信息（包括人员开支、学生信息、电费账单等）建立在“云计算”服务平台中，行政管理人员只要结合实际工作情况，直接从“云端”下载软件就可以直接应用，这样一来，计算机只是一个简单的终端，管理人员不必再绑定在一台特定的计算机中处理信息，不必再为了软件配置而耗费精力，能大大提高学校行政管理的效率。

3.3充分应用“云计算”的成果，将其运用到多校区管理之中

目前，我国越来越多的地方高校建立起了多校区，多校区的成立可以培养出更多的人才，但也加大了行政管理的负担。在这种情况下，高校可以将“云计算”应用到高校多校区的行政管理中，对各种资源进行优化配置，提高工作效率。行政管理人员将整理好的信息资源制作成一个统一标准的数据格式，经筛选、分类后，再由相关部门到相关主页或数据服务器上，并对其进行有效地更新与维护，以此保障信息数据的时效性与权威性，这可以有效地解决当前在多校区管理中存在信息不统一的问题，使信息得到有效流通。做到校区间资源的共享，校区间的所有部门都可以通过设备终端对其职权范围内共享的信息进行访问，从而提高信息的使用率，减低多校区管理中人力、物力和时间的浪费。

3.4充分依托“云计算”的平台，促进学校各种信息统一规划

在信息化的建设过程中，高校各部门一定要进行统一的规划，防止相互扯皮、相互推诿的现象发生。要进行统一的规划就必须将“云信息”进行统一的存储。首先，在格式上要做到协调统一。有的信息虽然在各个部门间能共享，但共享之后，许多部门发现信息在存储格式上的不一致，其他部门无法查看，或共享进行地很麻烦。其次，协议和标准要协调一致，这是各个部门充分共享的前提，只有充分依托“云计算”的平台，促进学校各种信息统一规划，才能使高校行政管理的部门进行充分合作，构筑好高等教育质量保证体系的重要支撑平台。

4结语

在信息化大背景下，高校外部环境已经发生了巨大的变化，高校是行政管理亟须做出相应的调整，这样才能应对当前高校行政管理中低效率、资源浪费严重等问题。“云计算”理论的引入和运用，是提高高校行政管理效率、推动教学与科研进一步提升的可循之路，本文提出了几点利用“云计算”加强高校行政管理信息化建设的措施，希望能对高校的发展提供一些有价值的参考。

作者:刘广 单位:华南理工大学广州学院

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