项目物资管理数据库分析

1项目物资管理背景

目前项目上大多数的物资管理的信息数据管控主要包括：账本、原始凭证进行管理与ERP信息录入两点。一方面，账本、原始凭证存在处理速度缓慢，检索查询效率差等问题，另一方面，由于ERP对管理人员电脑应用要求相对较高，操作过于复杂，同时与日常的记录难以做到及时匹配。在这些因素的影响下，项目物资管理大量的历史和现有信息资料得不到充分利用，造成信息处理重复；另一方面，存在着信息既存储冗余，又有不少在物资成本核算、预测分析与决策工作中所需的信息不能及时、系统地加以存储和处理，从而使管理信息未能充分支持项目管理人员做出正确决策。项目管理是企业实现经济收入的基本手段，是企业管理的重中之重。以有效配置资源为主线，以精细化管理为基础，以工作流程为协同，以知识渗透为根本，始终把项目管理放在核心地位。低成本就是资源配置的低成本、运营的低成本，但绝不是低质量、低水平；高效率是决策的果断和及时，工作主动与快捷；高品质是指人的素质高、工程质量高和品牌效应高；高服务即全方位的、高水平的、让客户享受超价值链的服务。而物资管理是项目管理的重中之重，项目成本的70%来源于材料，在材料的计划，验收，领用等一系列过程中，会产生大量的数据，直接影响到整个项目的决策。在集团公司信息化管理飞速发展的背景下，为使项目管理做到“一低三高”，在整个项目物资管控的过程中多方面利用数据库管理，通过更好地利用有效资源和精细化管理，使得数据库管理在物资管控过程中每一步加以应用，加强项目物资管控力度。

2数据库管理形式

所谓物资供应中的数据库管理，就是利用Excel,Word等软件形式，在传统账本及原始凭证的基础上，编制相关联的电子数据库，进行综合管控。2.1材料计划台账。根据项目施工工程进度建立计划台账。要素：计划时间、材料名称、工程名称及部位、申报单位、预算量、实际采购量。用途分析：根据表格可反映分包单位的计划需求以及采购情况（图1）。2.2到货记录。根据实际材料到货时间、数量、领用队伍对材料入场情况进行管控。要素：材料名称、规格、单位、数量、单价、总价、领用单位、到货日期。用途分析：到货记录是整个数据库管理的基础，利用该表格可以详细记录项目上每日物资的到货情况，方便对每日物资的到货情况进行管控（图2）。2.3出入库台账。根据入库单、领料单及登记账本的时间编制对材料出入库办理情况进行管控。要素：入库领料日期、凭证号、供应商、材料名称、型号、入库领料数量、单价、总价。用途分析：出入库台账即账簿的电子版，记录整个项目的入库领料状况；在查询时可通过Excel的刷选功能，通过任意一张单号或材料名称迅速查询到每种材料的出入库详细信息。2.4发票台账。根据发票开票情况以及对应的合同编制台账。要素：合同号、签订时间。合同金额、开票日期、开票金额。用途分析：通过该表格可查询每份合同的发票开具情况，以及每一份发票的发票号、开票金额等信息（图4）。2.5材料资金支付台账。根据资金欠款及支付情况编制台账。要素：截止日期、供应单位、累计欠款、累计支付。用途分析：对项目部资金支付情况进行管控（图5）。2.6材料两算对比表。根据工程各部位预算量及实际消耗量进行对比分析。要素：工程名称、部位名称、预算量、实际消耗量、节约/消耗。

3数据库管理的优势

3.1物资数据分类明确。将项目上的物资管理中信息根据预算、到货情况、出入库领用情况、资金支付情况、两算对比情况5类进行分类汇总，使物资管控整体过程变得清晰化、层次化。3.2查找、核对信息快速。当需要查找或核对数据时，如果通过原始记录、账簿等进行查找，由于整个项目信息过于庞大，相对缓慢。但将项目上物资信息汇成表格后，利用Excel筛选、查找等功能，可快速找到项目需要查找的材料信息，大幅提高了查询速度。3.3数据精确、互相关联。在管控过程中，可以同时通过几个台账相互核对，形成一账两对，账账相对，更加精细，几个数据可以随时互查，如果一个环节发生误差，立刻可以发现并加以修改。这也是建立整个数据库的最重要目的。同时每个台账一一对应，将整个物资管理产生的数据联系在一起，从而更好地对物资进行整体管控，从而实现项目物资管理的低成本（图7）。图7数据关联对应关系3.4精简数据，更新快捷。由于传统物资管理物资管控多以账簿及原始凭证作为记录，不仅翻查缓慢困难，且由于电子台账数据容量巨大，通过几个简单的数据表格可将每日产生的数据信息进行浓缩筛选。由于表格更新简单方便，可以时时跟实际物资管控过程保持同步。3.5操作简易，推广方便。上述表格均可利用Word,Excel等简单、基础的电脑软件绘制而成，操作简单易懂，不需要复杂的电脑技术，有利于在各项目物供部进行广泛推广，并便于后期企业对此应用的管控。

4发展应用前景及推广措施

鉴于目前项目上物供部门在日常管理中，已经运用一定的电子表格进行数据记录，但是出现功能单一，或者没有建立健全的数据库管理体系。为做到推广，措施如下。（1）全面开展项目数据库管理的基础工作，由各二级部门物资采购管理中心针对各项目部的实际情况，制订标准的数据库管理形式、制度规范。并对各项目物资电脑技术薄弱的人员开展电脑基础操作培训，使项目部物资管理人员获得基础的电脑操作技能，在提升自身能力的同时，建立有效而全面的数据库管理思维。（2）各项目针对自身特点，秉持持续学习与创新精神，根据公司制订的表格形式，并结合自己实际的原始账本等数据，建立数据库体系。（3）在各项目部全面建立数据库管理体系的情况下，公司可以将数据库管理维护，放入季度考评中，由于电子表格的方便、简明性，可以第一手掌控各项目的物资管理状况，从而有效的加强项目物资管控。

5结束语

物资管理是项目管理中的重要环节也是不可或缺的部分，但在很多的企业中，物资管理环节还不够成熟，管理制度也不够明确。针对这样的问题，项目必须采取积极的措施，加强资金的管理，完善采购环节，并结合当代先进的科学技术，完善企业的物资管理。从而使企业获得更多的流动资金，保障企业合理有序的运行。

参考文献

[1]朱金玉.现代物流基础[M].北京：中国物资出版社，2005.

[2]田源.仓储管理[M].北京：机械工业出版社，2006.

[3]赵斌.信息化技术在上海中心大厦项目建设管理中的应用[J].建筑技术，2015，46（2）：138–143.

作者:邹江山 周嘉骏 单位:中国十七冶集团有限公司路桥工程技术分公司