企业物资管理流程与运用

项目内容

1．打造物资管理专业人才团队，明晰部门、岗位职责人才是企业不断发展的动力和源泉。在企业资源的配置中，人才的优化配置是重中之重。物资管理是一门科学，不是谁来都能干好，它需要专业化的人才。为此义翔铝业的做法是：建立企业内部物资管理人才中心，不断根据形势的发展需要进行培训，提高人才的专业素质，强化责任意识和爱岗敬业精神，使其形成一种制度，并逐步成为企业文化的一部分。同时，充分发挥信息功能和市场功能，使人才在公司范围内合理流动，实现配置的最优化。这样一来，既解决了专业人才缺乏的现状，又为提高物资管理水平奠定了基础。明晰岗位职责就是按照物资管理所涉及的部门划分职责范围，在部门内部按需设岗，建立岗位责任制度，实施激励和奖惩制度。义翔铝业根据实际情况，首先对各个主要应用部门的管理范围进行划分，明确部门职责。在明确部门管理范围和部门职责的基础上，在部门内部根据需要设岗，并制定具体岗位责任制度。2．推行部分物资“代储代管”模式，实现零库存、零资金占用“代储代管”模式就是公司委托有仓储能力和管理能力的客户代存代管所有权属于公司的物资，从而使公司不再保有库存，甚至可不再保有保险储备库存，从而实现零库存。受委托方负责代储、代管、，即受委托方根据义翔铝业下达的储备计划，订购物资；将物资存入受委托方现有仓库，并对物资分别建账、差别管理；依据义翔铝业下达的物资调拨、处理等指令，受委托方组织物资发放、处理。3．规范并统一各类编码根据物资管理信息系统的需要，为保证物资管理的规范化，需要对物资进行分类并统一编码，编码一旦确定，不能随意更改。（1）存货分类编码规则4．再造物资管理流程（1）物资需求计划流程流程图详细说明：①当供应商送货到厂后，过磅物资送往磅房进行过磅，其他材料设备送往仓库进行验收。物资接收部门（过磅物资是磅房、材料设备是仓库）根据供应商拿来的合同复印件或送货清单，到系统中查找对应的采购订单。如果能查到则允许入库，否则不允许办理入库。②过磅物资的过磅入库手续还是原有流程，这里就不再详述。过磅物资在过磅入库之后，磅房将磅单送到供应科，由供应科负责将磅单录入到系统中，根据《采购订单》生成《采购入库单》。材料设备则是直接由仓库进行验收，验收后根据《采购订单》生成《采购入库单》，并且打印出来给供应商两联，自己留一联。③财务科每月通过系统的单据记账功能，对所有《采购入库单》进行记账，然后通过系统功能自动生成财务凭证。④当供应商送来发票后（要求返回一联《采购入库单》），供应科确认发票和《采购入库单》后，将发票登记到系统《采购发票》，然后进行自动结算，系统产生《采购计算单》、《入库调整单》和《出库调整单》。⑤财务科每月底对产生的上述单据进行记账，之后可将这些单据生成财务凭证。（2）物资领用业务流程物资领用流程说明：①车间填写《材料出库单》，通过各级审批后，传递到仓库部门。②仓库根据《部门领料定额计划》审查物资需求是否超额，如果超额则通知车间。③车间向企管科打物资领用报告，企管科批准后，在系统中审批通过《材料出库单》，审批流程继续传递到仓库。④仓库继续审批通过，同时给车间发料。⑤每月底财务科对《材料出库单》记账，系统自动算出出库材料的计划成本。⑥财务科继续在系统中自动计算计划价差异率，然后生成材料差异账。⑦财务科通过凭证生成功能生成财务凭证。⑧对于过磅物资的出库，由于不能实时填写出库单，只能等到月底各有关部门一起对本月过磅物资进行盘存，从而得出本月实际消耗量。⑨由车间按照本月实际消耗量填写《材料出库单》，并通过各级领导审核，然后传递到财务科。5．建立完善的管理制度与规范（1）计算机病毒防范制度①计算机使用人员应有较强的病毒防范意识，定期进行病毒检测，发现病毒应立即处理并通知管理部门或专职人员。②采用国家许可的正版防病毒软件并及时更新软件版本。③未经上级管理人员许可，当班人员不得在服务器或业务机上安装新软件，若确为需要安装，安装前应进行病毒例行检测。④经远程通信传送的程序或数据，必须经过检测确认无病毒后方可使用。（2）操作员数据保密制度①根据数据的保密规定和用途，确定使用人员的存取权限、存取方式和审批手续。②禁止泄露、外借和转移专业数据信息。③保存好各操作人员用户名、密码，禁止转借用及非操作人员进入系统。④制定业务数据的更改审批制度，未经批准不得随意更改业务数据。⑤对每份单据严格按照操作流程执行，防止漏记、错记。⑥对当日的业务要在当日执行完毕，做到日清日结。（3）数据备份制度①每周五系统管理员制作数据的备份并异地存放，确保系统一旦发生故障时能够快速恢复，备份数据不得更改。②业务数据必须定期、完整、真实、准确地转储到不可更改的介质上，并要求集中和异地保存，保存期限至少2年。③备份的数据必须指定专人负责保管，由管理人员按规定的方法同数据保管员进行数据的交接。交接后的备份数据应在指定的数据保管室或指定的场所保管。④备份数据资料保管地点应有防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗设施。（4）特权用户密码和操作员密码的管理①对特权用户密码视同密件管理凡有特权用户的计算机系统，必须指定专人负责管理特权用户密码。②负责管理特权用户的管理人员，必须严格执行对特权用户密码设置、修改、使用范围的有关规定。不能泄露计算机系统的任何特权用户密码，否则追究其责任。管理人员有权检查、监督上机操作员的操作，有权制止越权操作。③各业务系统按工作需要应严格区分各类管理员、系统维护人员、操作员的岗位分工，不得串岗、混岗操作。所有人员一律不允许同时拥有两个不同岗位或相同岗位的密码。一经检查发现，追究当事人责任。④对于人员调岗或调离的计算机系统必须即时修改相关人员的密码，绝不允许继续保留在系统内，一经检查发现，追究相关人员的责任。特权用户密码和操作员密码一旦发现外泄，必须即时修改，有泄密可能的系统必须即时采取保护措施，并上报主管领导。⑤对记账系统的错账冲正、数据修改或删除等操作必须要在业务主管领导的监督下双人进行修改，并进行登记备案，不允许在无主管领导的监督下进行修改，违者追究责任，造成经济损失的要追究经济责任或刑事责任。⑥实行计算机技术开发人员和业务操作岗位分离，不允许计算机技术开发人员上岗操作重要业务系统，确需软件开发人员上岗修改（如打开数据库、系统恢复等），必须经业务部门的主管领导批准后，在双人监督下进行，进入和退出同时做好详细登记备查。⑦各部门应挑选思想品德好、业务技术好、工作责任心强的人员担任计算机应用系统特权用户的管理工作，平时应加强思想教育，一旦发现不适合在该岗位工作，必须坚决调离，以确保计算机应用系统的安全。

本管理创新成果的实施效果

（一）物资管理水平大幅度提升1．对物资管理过程实现了有效监控，实现了数据资源共享实现物资管理信息化,使信息按标准的物资采购程序流动,既规范了物资采购流程,又实现了数据资源的共享,同时由于ERP-NC平台实现了物资、销售、采购、财务等各部门之间形成了相互监督、相互管控的管理模式，任何一个部门出现问题，其他部门都能够及时发现，避免了徇私舞弊现象。2．加快信息流通，实现数据的实时性在本管理创新成果实施前，信息处理完成后，是通过人与人的传递来实现信息的流通，流通时间相对较长。成果实施后，通过ERP-NC集成平台实现信息的传递，信息处理的结果就可以马上显示出来。3．无纸化办公，同时减少人的劳动量实现物资管理信息化,把人从大量繁琐、无序、低端的工作中解脱出来，去处理更有价值、更重要的工作，提高了企业的工作质量和工作效率。另外，实现了“无纸化”的办公，同时，节约了纸张等办公用品共计85万元。（二）再造管理流程，物流效率提高1．提高销售额信息化帮助企业确定目标客户，了解客户的需求，调整经营战略，改进客户服务流程，提高客户关系管理能力，对市场变化作出快速反应，提高销售预测准确率，提高销售额和市场占有率。2．降低成本。帮助企业提高集成的计划准确性、供应链效率和劳动生产率，进行准确的成本核算，降低库存，减少运作成本，减少或消除一切不能增加价值的活动，提高投资回报率。信息化帮助企业改进与合作伙伴（供应商、零售商、第三方）的关系，使整体供应链的优化成为可能。3．提高组织能力提高基于数据的企业决策能力和战略决策准确性，降低决策中的不确定性和风险。信息—决策—行为三者高度集成化和所有部门工作于同一种数据，极大地增强了决策者的信息处理能力和部门间的合作效率。企业的规模越大，信息系统就越能发挥作用。4．提高员工素质员工们对自己业务的熟悉是他们积极参与企业信息化管理的优势所在，但是他们缺乏新的理论和知识，对企业信息化管理的要求不甚明了，因此，在提供专业技术支持的同时，对他们加强培训，特别是进行创新意识的培训，使新的信息理论知识、创新思维与已有的自身业务的熟悉相结合，对整个的生产、经营、管理的流程进行创新、优化，起到事半功倍的效果。（三）经济和社会效益显著本管理创新成果的实施，给义翔铝业公司带来了显著的经济和社会效益。在推行管理创新成果后，义翔铝业公司全年成本投入较上年同比降低2400万元以上，减少运营资本占用5000万元以上，而且实行物资管理为义翔公司精细化管理奠定了坚实的基础，实现了义翔铝业公司管理规范化、科学化和现代化建设，提高了公司的整体素质和核心竞争力，实现了公司的可持续发展。

本文作者：李煜峰工作单位：义煤集团义翔铝业有限公司