研讨完善社会保障档案工作

一、完善设施，为社会保障档案工作创造必要的物质条件

为适应社会保障档案工作发展的需要，应为社会保障档案管理部门配备必要的设施、场所，使其有充足的档案装具和符合档案保护要求的库房，并根据需要为其配备适应档案管理信息化要求的技术设备。首先，解决好保管所需的库房、阅览室、办公室等档案用房问题及密集架、铁皮柜等档案装具，保证社会保障档案统一存放管理的基本要求。其次，按“九防”要求安装铁门、防盗网、厚窗帘、防爆照明灯，配备灭火器、温湿度计、空调、去湿机、吸尘器、消毒灭菌机、防虫药品等，不断完善设施设备的配置。

二、规范管理，不断提高社会保障档案管理水平

社会保障档案工作具有面广量大、种类繁多、利用率高和动态性强等特点。在开展社会保障档案工作时，要突出重点，着力抓好养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等内容档案的收集、整理、归档工作。加强业务建设，重点要加强档案的收集，着重在提高档案管理的规范化上下功夫。要正确界定各类社会保障文件材料的归档范围，全面收集社会保障工作中形成的各种门类和不同载体的文件材料，确保归档文件材料完整齐全、真实准确、安全耐久。同时，要做好社会保障档案的规范化整理与编目，使社会保障档案管理科学、方便利用。社会保障档案的整理要遵循适用性原则，针对不同类型的社会保障档案，区别情况，分类进行，确保整理的规范与有序。负责社会保障档案管理的部门应当对接收的社会保障档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。

三、健全制度，实现社会保障档案管理的制度化、标准化

在深入调查研究的基础上，结合社会保障档案工作的特点和具体情况，加强社会保障档案管理规章制度的建设，制定完善各项管理制度，逐步建立社会保障文件材料归档制度、社会保障档案保管、保密、统计、鉴定、销毁、移交、查阅利用等管理制度，如《社会保障文件材料立卷归档制度》、《社会保障档案管理制度》、《社会保障档案工作人员岗位责任制》、《社会保障档案查（借）阅利用制度》、《社会保障档案保密制度》、《社会保障档案管理办法》等，使社会保障档案工作有章可循、有制可依，使社会保障档案工作走上制度化、规范化、标准化的轨道。

四、立足实际，积极推进社会保障档案管理信息化建设

各社会保障行政管理部门要将社会保障档案信息管理系统纳入电子政务和办公自动化建设的总体规划之中，统筹安排、整体设计、同步实施；要把电子文件的管理纳入社会保障档案管理的范畴，制定电子文件归档与管理办法，电子文件要实行脱机备份，要与纸质文件建立相应的有机联系，确保电子文件的齐全完整和信息安全；要按照社会保障行政管理部门的统一部署，做好社会保障档案资料检索数据录入、扫描等信息化工作，实现管理信息化；社会保障系统要统一使用同一套社会保障档案管理系统软件，实现全系统联网，信息共享，以适应新形势下社会保障档案管理信息化建设的需要。

五、搞好开发，为社会保障工作提供优质、高效的档案利用服务

社会保障档案工作要紧紧围绕社会保障工作的中心任务，牢牢围绕中心、服务中心的宗旨，在利用好社会保障档案上下功夫，积极开展社会保障档案信息资源的开发利用，使社会保障档案更好地为社会保障工作、为社会稳定提供服务。一是为普通百姓服务。参保人员持身份证到经办窗口，就可通过柜台服务人员查询本人参保信息；或通过触摸屏进行自助查询。二是为业务工作服务。主动了解业务部门对利用社会保障档案的需要，积极主动地为社会保障工作提供有效服务。配合业务部门为待遇调整、确认退休人员基础信息、企业年金移交、数据库清理等提供服务，切实维护参保人员的切身利益。

作者：陈兵兵单位：黑龙江省人力资源和社会保障厅