探析机关档案信息化建设

摘要：信息化时代的到来改变了人们的生产生活方式，也为档案信息管理提供了全新的方向。本文对机关档案信息化建设工作的开展进行了阐述，指出了现阶段机关档案管理工作存在的问题，并针对这些问题提出了相应的解决办法。

关键词：机关档案；信息化；建设

信息化时代的到来标志着信息价值的全面提升。对于机关单位而言，档案管理属于非常重要的内容，通过有效的档案管理，不仅能够为机关单位的工作开展形成依据，还能够确保机关单位的工作较为合理有序。但现阶段机关单位档案管理依旧存在相当多的不足之处，有待于进行多方面的调整，尤其需要加强信息化建设，以形成全新的信息服务功能。

一、机关档案信息化建设的重要性分析

机关档案信息化建设，指的是在国家档案管理规划的引导下，科学开展档案管理活动，并在活动中合理应用现代信息技术，对不同的档案信息资源进行管理应用。档案信息化是以计算机电子技术为基础的，并且也会跟随计算机电子技术的不断优化而进行调整。现阶段，国内机关档案信息化建设已经有了相当完善的成长体系。但是与国外的档案信息化建设相比，依旧存在一定的问题。从本质上探讨，机关档案信息化建设本身是机关单位信息化建设当中的一部分内容，而且也是电子政务建设的基础内容[1]。在档案信息化的持续推进中，需要科学加强机关档案信息化建设水平，以迎合当前时代的发展需求，同时也能够满足档案管理和服务需求。机关档案信息化建设的主要目的是为了提高档案管理的科学性以及档案管理工作的有效性，并设置一定的规范，确保档案资源能够科学地开发利用，提高档案的应用价值。

二、机关档案信息化建设原则

在机关档案管理的优化过程中，档案管理人员要对现有的档案管理机制进行优化，并以相关的原则为基础，持续增强机关单位档案工作的有效性。在具体的档案信息化建设中，需要坚持以下三方面原则：

（一）整合档案信息资源

机关单位信息化建设的开展，有利于提高机关单位各项工作的开展质量。对于机关建设而言，档案记录了机关单位的发展历程，且涵盖各种财务、人事以及教育等资源，覆盖的信息相当多。新时期的机关档案信息化建设，需要以整合档案信息资源为核心，注重于在日常工作的档案信息细化，将不同的信息资源整合到一起，使得档案资源能够实现不同部门之间的信息共享，持续提高档案信息工作的有效性。

（二）以电子文件管理为基础

在新时期的机关档案信息化建设中，电子文件档案的信息化建设属于主要的内容，其中包含了各种影音资料、电子表格等文件，这些电子文件也成为机关档案信息化建设的主要内容。因此，机关档案信息化建设需要以电子文件管理为基础进行多方面的优化。

（三）实现档案信息的安全同步

在传统的机关单位档案管理中，很多档案信息无法实现及时共享，容易影响工作效率。一部分纸质档案容易出现损坏丢失的状况，影响后期的档案应用。现阶段，机关单位信息化档案的安全问题一直备受关注。为了提高信息管理的安全有效性，档案管理人员需要加强技术方面的科学优化，持续推进档案信息工作与机关部门工作之间的结合。同时，机关单位还要努力实现档案信息的安全同步，即在同一时间将档案信息共享给不同的部门，并且具备较高的安全性，不容易出现丢失损坏的问题。

三、加强机关档案信息化建设的策略

（一）加强档案管理的电子化发展

机关档案信息化建设，首先需要加强电子系统的综合应用，创建相应的档案管理系统，然后在系统中建设电子平台，规划档案管理信息化体系。档案管理人员对电子档案系统有必要进行周期性的检查，并结合当前机关单位的工作需求对档案管理系统进行优化，提高档案管理的信息化建设水平。为了迎合相应的电子化应用需求，还需要持续对档案管理人员的操作能力进行培训，以确保能够在日常的档案信息化管理中熟练地开展各项工作。此外，档案管理模式需要创新，不可以一味坚持传统纸质化管理模式，而应当更多地应用电子化信息管理模式，这不仅能够提高档案信息的安全性，还能够实现及时的共享操作，实际的应用效果也能够得到改善。

（二）优化档案信息化管理工作的开展方式

新时期的机关档案信息化建设，需要对电子档案、不同的图像文件、电子扫描件进行管理整合，将这些内容形成相应的档案目录展示在系统中。在建设区域网的基础上，还需要将档案信息管理与互联网、办公系统等连接起来，便于办公时可以迅速地应用。同时，机关单位有必要建立电子文件接收系统，努力推动电子文件的归档、接收以及利用工作的科学发展。档案管理人员还应注意，所有的档案信息管理和应用都需要遵循相关法律，坚持整合应用原则，跟随数字档案建设努力落实电子档案接收工作，最终形成明确的档案信息化管理系统。

（三）注重培育专业的档案管理人才

新时期的机关档案管理人员，需要在档案管理信息化的建设中具备更多的专业知识和技能，但是大多数机关单位并未注意到这一点，而继续采用原来的档案管理人员，导致机关档案信息化建设速度较为缓慢。面对这样的状况，需要采取多种方式对员工进行培训，不断提高档案管理人员的计算机应用知识和专业技能，努力改善其岗位适应性。考虑到档案信息化建设的特殊性，档案管理人员需要具备基础的信息化档案管理知识、网络技术应用知识、现代档案管理技术等。在培训的方法上要尽可能采取全新的方式，如优先考察员工的计算机水准，然后针对岗位内容进行针对性训练。通过合理有效的培训，可以持续提高档案管理人员的信息化管理水平，综合培育高素质的复合型人才，推动机关档案信息化建设的科学发展。

（四）增加档案信息化建设方面的资金投入

机关档案信息化建设离不开资金支持，因此要在新时期的档案信息化建设工作中对信息化建设经费进行预算，然后根据后期的建设状况，分别给予相应的资金支持。如果这些建设工作仅仅依靠政府拨款是远远不够的，机关单位需要自身努力拓宽资金的运营渠道，并针对科研成果、设备优化等方面筹措更多的资金，不断提高档案信息化建设的技术水平和设备基础。

总而言之，信息化时代的到来给机关单位档案管理工作提出了多方面的挑战，但同时也带来了一定的发展机遇。机关单位档案管理应当在这一时期努力朝着信息化建设的方向迈进，解决档案管理过程中存在的各种问题，并加强对各种技术的综合应用，确保档案信息化建设变得更加合理有效。不同机关单位的档案管理人员，都要以自身的档案管理工作为核心，不断提高档案管理的质量，进而为机关事业单位的工作开展奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]杨巍巍.浅谈机关单位档案网络化管理[J].科技资讯，2015(11).

[2]苏红.机关单位档案工作开展中的老困难与新对策[J].理论观察，2014(6).

[3]陈晓琼.关于机关单位档案网络化管理[J].东方企业文化，2015(15).

[4]姚少元.机关单位档案的网络化管理[J].城建档案，2017(4).

[5]何良翠.事业单位档案归档文件整理方法的探讨[J].办公室业务，2017(5).

作者:刘永祥 单位:白城市通榆县芦苇管理总站