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高职档案信息化建设现状与对策

摘要:随着数字化的不断发展,网络技术、信息技术不断融入我们的生活,为我们的生活带来了诸多的便利。同时,随着信息技术的不断发展,档案信息化已经成为必然的趋势,为了现在档案管理的高速发展,档案信息化已经成为高职档案管理必不可少的部分。该文通过对高职档案信息化建设的问题的分析,提出更好的解决方法。

关键词:档案信息化;必要性;现状;解决措施

档案信息化是以计算机网络技术和现代信息技术为指导手段,以原始档案为依托,在现代网络技术、信息技术的指导下,更好地开展档案收集、管理、应运等的工作。在现代信息技术高速发展的时代,高职档案信息化建设已经成为高职档案管理必不可少的部分,高职档案信息化建设在一定程度上也体现了我们国家的信息化在生活中的应用。因此,档案信息化建设收到了高度的重视,也盼望其能够更好地发展,更好地为档案管理提供更多的信息技术,使得档案管理更为方便、快捷。

1高职档案信息化建设的必要性

1)信息化的高速发展是必然的趋势,信息化的发展必然带动社会的发展,社会的发展当然也离不开高校的支持,高校的发展带动社会的发展是人人目睹。,因此,高校的档案建设自然而然就成为人人都关注的重要环节,每个人都希望提高高职档案管理的效率。要提高高职档案管理的效率,高职档案信息化是必不可少的环节,高职档案信息化如能很好的应用到高校档案管理中,提高档案管理的效率,那么其的价值几乎可以惠利到整个社会的人。如此看来,高职档案信息化是必需的了。2)现代的高等教育对信息化提出的更高的要求。新时代的档案与以往的有巨大的差别,以往的不只是数量少的问题,而且信息也有大量的缺失,根本不能适应现代高校的发展需求。现在高校对档案建设的要求是:不仅数量加大,而且内容也要更加全面,还要求形式的新颖,而且要将文档资源共享、文档调用、文档收藏、自动归纳等等的技术都要应用进档案管理。老旧的文档管理模式对这些新颖的功能根本无从下手,为了适应新时代高校教育对文档管理的更高要求,高职档案信息化建设必不可少。3)数字化、信息化的高速发展对档案管理有了更高的需求。传统的档案管理仅仅局限于纸质的形式,众多的档案被放置在一起,查询不方便、管理也不是很方便,尤其是信息技术的高速发展,要求有更大的信息量,纸质的档案虽然有一定的记载,但是对于信息化时代对信息量的需求,这只能是九牛一毛,而且其都是纸质的,查阅时需要翻阅纸质,有许多的不便之处,不仅浪费时间,可能得到的信息也不会很多,毕竟纸质记载是有限的,但是对于计算机来说,他有巨大的储存量,输入方便,保存方便,查阅时更方便,并且省时、省力,还能进行档案分享等的纸质档案无法进行的功能。因此,高职信息化建设必不可少,这也是信息技术发展对档案管理的需求。

2高职档案信息化建设的现状

1)高职院校对档案信息化建设的重视程度不高。高职院校本身就是从中专或者技术学院升级而成的,自身的发展水平本身就不高,技术比较落后,档案信息化建设较为落后,再加上对档案信息化建设的重要程度没有一个清醒的认知,或者可能也有投资方面的缺失,没有足够的资金导致基本设备不齐全,有的高职院校档案信息化建设只是为了应付检查,并没有从本质上接受,也没有完全地适应信息化建设。2)大部分高职院校缺乏基本的档案信息化建设的设备。即使有,也比较落后且安全性也不是很高。有些高职院校的信息设备不齐全,有的基本齐全但是技术相对落后,而且相关技术人员对比也不是完全熟练掌握。因此,可能无法实现资源共享,也无法更好地保存和应用资料,如果高职院校的电脑网络一旦瘫痪,后果将不堪设想。3)高校缺乏专职管理档案建设的新型技术人才。由于高校近年来的迅猛发展,其需要管理的资料、档案也越来越多,但是管理档案的多是一些年龄大的工作人员或者学历较低的毕业者,他们本身没有过高的技术,再加上这又不是太受重视的工作,导致他们的工作热情度不高,效率低下,对于高校来说,真正炙手可热的工作并不是档案的管理,而是从事教学或者研究,所以从事档案管理的人不是年龄大就是学历低,而这些人对数据管理、安全信息等的电脑技术十分陌生,很难满足高校对档案管理的需求。

3推进高职档案信息化建设的措施

1)加大对档案信息化建设的宣传力度。更新人们的观念,不该认为档案管理是低学历人的工作,应该认识到档案管理是同高校的教育工作和研究是一样重要的,不应该歧视档案管理这样工作。而且要加强对计算机知识的普及,使人们清楚地意识到,在数字化高速发展的时代,档案信息化是必不可少的,档案管理的工作已经发生了巨大的变化,不再局限性纸质的记录、管理,它要求档案管理人员能够熟练操作计算机,掌握计算机检索和传输技术,实现网络资源共享,不断与时俱进,积极学习新的技术,适应时代的需求。2)加强高职档案管理的网络安全保障。高职院校应当加强对档案信息的安全的重视程度,通过通信的加密、防病毒等的方式确保档案信息安全运行,规范档案信息管理的体制。同时要确保网络信息访问网站的安全性,防止病毒的侵入,保证高职档案网站的安全性。对访问的网站进行加密,确保其内容的秘密性、安全性。如果可以的话,做到专利专用,更好的保证内容的安全性。3)高职院校应该培养专职的档案管理人才。加快档案信息化建设的近程,提高档案信息化管理的效率。高职院校应该对档案管理人员进行专门的培训,使其掌握更专业的技术,更好地做好档案管理的工作。举办网络信息交流大会,让专门的档案管理人员与非专业的人员进行交流,在交流中互相提高,专业人员可以更好地提高自己的工作水平,更高效的完成档案管理工作。非专业人员可以得到更多的计算机网络的知识,可以提高大众的计算机水平。是大众更好地在计算机高速发展的时代立足。除此之外,可以不定时的进行考试,迫使档案管理人员去自觉学习新的技术,不落后于时代的发展。对档案管理人员进行优势组合,技术者交流工作经验,共同发展、进步。更好地为档案建设服务,更好地促进档案建设的完美发展。4)高职院校应当创新对档案管理的模式。高职院校应当加大对档案管理方面的资金投入,积极引进专业的、新颖的设备,确保档案信息化建设的高速性、自动性,提高档案建设的效率,并且培养一批专职的技术人才,为档案建设服务,充分利用现代网络技术对档案进行自动分类、自动完善、自动保存的功能,从而提高对现代计算机网络的应用效率,实现资源的充分利用,加强对档案的信息化建设,创新对档案信息的管理模式,使得档案信息化建设由传统的纸质建设向办公室模式、网络模式发展。真正地做到现代化办公,真正做到便民、利民,利于人们使用和管理。

4结束语

当代数字化、信息化的高速发展为我们的生活带来了翻天覆地的变化,我们的生活多了许多的便利,但是在便利的同时,要求我们能够更好地掌握电脑技术,只有我们对电脑技术有一定的了解,电子化才会为我们带来更多的便利。同样面临巨大挑战的是高职的档案信息化建设,只有其结合当今时代发展的趋势,不断改进管理模式,利用高新技术发展自己,才能够不落后于时代,才能够真正促进高职档案信息建设的发展,为大众的生活带来更多的便利,期望高职信息管理在改革的道路上越走越远,真正实现现代化的办公。

参考文献:

[1]巩淑芳.河南省内高校档案信息化建设存在的问题和对策[J].档案管理,2013(1).

[2]黄友兰,罗星海.高职档案信息化建设的现状与对策[J].交通职业教育,2016(6):42-44.

[3]郭强.我国大学提高档案利用率的对策[J].洛阳大学学报,2004(1).288

作者:程瑞红 单位:濮阳职业技术学院

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