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高校招标档案信息化管理研究

摘要:本文通过对一些高校以及各种代理机构的招标档案信息化管理工作进行了充分的调查分析得出,目前有些高校中的招标档案信息化管理工作中普遍存在着管理制度不健全、相关的管理人员素质有待提高、管理设备不到位等现象。就目前高校招标档案信息化管理工作中仍然存在着一些问题,通过结合招标档案信息化管理以及招标工作信息化管理对于目前高校招标档案新西湖按惯例的影响程度,充分的论述了高校招标档案信息化管理模式的必要性,然后按照一定的步骤以及字原则构建出一套与高校档案的招标工作相对应的信息化的管理模式。该模式主要通过用户的档案管理模块、计划档案管理模块、报名档案管理模块、评价档案管理模块、招标档案管理模块、合同档案管理模块以及结果档案管理模块等几个模块构建起来,充分的将高校招标档案管理工作与招标工作的流程有效的结合起来,在一定程度上能提高招标的效率以及档案的利用价值和利用率。

关键词:高效招标;档案信息化;构建研究

一、引言

如今随着各大高校教学工作的不断发展以及政府或地区政府对于一些高校的教育工作的资金投入的不断提高,高校中的招标采购活动也因此增多。招标采购工作时高校日常工作的中的一个重要部分,是学校完成日常教学以及科研任务的基础。同时,在高校招标采购的过程当中也会产生越来越多的招标档案,只有对这些招标档案进行信息化式的管理,才能促进高校招标采购工作的发展,从而更好的为高校的教育工作的发展提供服务。本文研究的基础是在招标工作对于高校发展的越来越重要的情况下以及档案招标对于招标工作的重要性,并结合信息化的背景下对于档案管理工作的新的要求,指出了在信息化管理的背景下的高校招标档案管理工作中存在的一些问题并对这些问题进行了深入的探讨与研究,结合有关招标档案的相关法律以及对招标档案工作的新的要求,提出了一些解决方案。截止到目前,有关信息化背景下的高校招标档案信息化管理工作的研究目前还是处于零散状态,还没有形成相关的理论体系。

二、高校招标档案管理的概念以及特点

1.高校招标档案管理的概念。档案的定义是随着国家的发展而不断的变化的,拿现在的档案与过去的档案相比,从内容、来源、材料等各个方面都是不一样的。因为这些变化所以档案的概念也在不断的更改,使得档案的概念更加的科学化。档案的定义可以从狭义以及广义两个方面来定义。档案的狭义定义是指依法形成又依法管理的档案,相关的档案文件材料在使用完了之后,应该依照相关的法律法规将文件向相关的档案管理机构递交,然后再经机构里的管理人员审核递交的档案信息。档案的广义定义是指除档案的狭义定义之外的档案定义,也就是那些未按照相关法律法规递交给相关档案管理机构的档案。这些档案没有经过相关的法律法规,但却完全符合使用完和备查量大档案特征。招标档案就是严格的按照招标档案管理的有关规定进行相应的收集、回档、查看以及利用,如果一个招标项目一旦完成,那么招标部门就会在招标的过程中将所形成的文字、图像、声音等信息资料及时的向档案管理部门机构递交,经过审查无误后可进行回档。由档案管理机构对已经完成招标的档案进行集中的管理。2.高校招标档案的特点。2.1高校招标档案来源广泛且分散。高校招标档案的来源是否广泛是由相关招标部门所决定的。每项招标的工作的进行都需要经过项目部门的审核,需要经过一系列的过程,而在每个过程中的原始资料都将成为档案招标中的一部分,所以说高校招标档案的来源相对广泛且分散。2.2高校招标档案具有格式化、确定性的特点。高校招标工作招标的对象无论是工程、货物或者服务等各种不同的物,还是进行公开性的招标、竞争型谈判等不同的方式,所归纳的档案内容都是根据相同的流程来收集报告、上级的文件以及实验报告等内容。2.3高校招标档案的招标对象不变。高校招标档案的招标对象相比于其他的招标档案是固定的。高校的其他类型的档案的服务流动性较强,尤其是学生的档案,一旦学生毕业走出校门后,档案也被转到别的地方,因此学生档案信息管理部门就需要重新对新入学的学生进行档案登记管理,又接着为新的学生服务。因此,高校招标档案的招标对象相对来说是固定的。

三、高校招标档案信息化管理的理论阐述以及现状

如今随着高校的发展规模的不断增大,高校每年都需要投入大量的资金来进行基础的建设,并且采购大批的科学教研设备、教学仪器、开展教学所需要的各种材料等,根据每个城市的情况不同,需要进行招标的限额也不同。几乎大部分的高校的每一项工程,每一台设备都是通过招标的方式增加的,而招标的过程中势必会生产出大量的资料,因此如果想要管理好大量的招标资料,各大高校必须适应现代信息化发展的潮流,积极的将招标档案往信息化管理模式迈进。目前许多的高校大多数都成立了专门的招标工作机构,也建立了相应的招标有关制度,并开展了配套的档案管理工作,这在一定程度上规范了招标的工作、提高了招标工作的工作效果。但因为各个高校的工作模式和实际工作有所不同,所以相关的管理制度也因学校而异,在招标管理标准上也有很大的差别。1.高校招标档案信息化管理的理论阐述。招标档案信息化管理可以理解为运用先进的信息技术来提高档案的现代化水平,对档案的新的情况、原则以及理论,确定了网络环境中档案信息化管理也档案服务的方法,实现档案信息化的服务。档案信息化的管理主要包含了档案信息的整合、技术运用以及发展的过程这三个方面。由于档案的信息化管理的表达点不同,理解的地方也不同。但总体来说,档案信息化管理的概念可以理解为一方面档案信息化管理是社会快速发展的产物。档案信息化管理对于资源管理来说是一种有效的管理,管理的目的就是为了更好的为社会提供服务,因此,信息化的管理在社会中必然会得到很好的发展空间。另一方面档案信息化管理是靠现代化技术来进行发展的,现代化信息技术在不断地发展和进步,因此,档案信息化管理也处于一个不断发展的过程中。2.高校招标档案信息化管理的意义。如今社会是出于一个信息化的时代,随着计算机和网络的不断普及,招标档案可以以纸质和电子等多种形式进行传递,与此同时,档案招标的信息量在逐渐增长,以前传统的手工记录档案已经无法满足现在信息化管理的发展,手工记录档案的落后必然会促进招标档案信息化管理的发展。信息化的管理方式可以有效的促进档案资源管理的规范性,为高校的档案招标管理提供便利。如果想要更大程度上的促进档案招标资源的利用,那么就需要将档案招标的管理工作和招标工作进行有效的结合。档案信息化管理在一定程度上减轻了大难管理工作人员的任务量,提高了档案资料回档的速度以及质量,使得查找更加的便捷,一定程度上提高了档案管理人员的工作水平,也提高了档案招标的效率、使用价值,对促进高校招标档案管理具有重要的意义。

四、总结

高校招标档案信息化管理模式再设计完成并进入使用后,将充分的调动高校的所有部门参加档案招标管理工作的一个良好的情况。信息化管理系统要充分的利用现有的网络资源,使得招标的工作让所有的部门都参与到招标工作当中,实现了档案招标资源的高度共享,为高校领导以及相关使用部门更好的制定学校的招标工作和任务工作提供了而可靠的基础,是高校未来招标档案发展的重要模式。

参考文献

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作者:杨志光 单位:南京中医药大学翰林学院

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