档案信息化建设和计算机的应用与实践

摘要:随着计算机技术的普及，在档案信息化建设方面，计算发挥了重要作用，其有效性得到了改善，明显提升了档案管理水平，满足了人们的档案需求，对社会化进程具有重要意义。本文针对档案信息化建设和管理，介绍了应用计算机技术的优势，分析了存在的隐患，对计算机的应用与实践进了探析。

关键词:档案；信息化；建设；管理；计算机

档案信息化要建立在室藏档案的基础上，保持原有的档案信息，调整档案资源存在形式，以此来推动资源共享，促进社会发展。在档案管理方面，通过计算机的应用，可以节约时间，提高工作质量，节约成本，进一步规范档案建设，可见，做好档案信息化建设与管理具有重要意义。

1档案信息化建设和管理中应用计算机技术的优势

1.1确保时效性。对于纸质档案，要经过整理之后，再发送给档案室，在档案信息保存方面，往往具有滞后特点。通过计算机技术的运用，对档案信息进行扫描、输入以及整理之后，利用网络，可以直接传递到档案室，用户可以查询到最新的资源，获取档案信息，提高了时效性。1.2实现资源共享。利用计算机技术，建设信息库，可以实现网络查询，及时调取被加工过的信息资源，能够节省大量的时间与空间，对电子档案资源进行共享。需要对共享能力进行提升，详细划分电子档案的类别，建设良好的系统环境，实现资源共享。

2档案信息建设与管理中存在的隐患

2.1物理隐患。对于档案信息系统，主要的媒介就是计算机，档案信息系统的运行时间往往较长，难免会具有相应的安全隐患。如果出现事故，或者发生自然灾害时，均会影响档案信息系统的安全稳定，甚至会造成严重的损失。在平时工作中，硬件设备经常出现故障、损毁等现象，这都会制约档案信息化建设。2.2传输介质的隐患。档案信息化系统对数据进行传输的过程中，网络是介质，但是，网络具有一定的开放性，很容易被入侵，甚至会植入木马病毒等，进而使信息资源发生泄漏，很多机密信息被窃取。2.3计算机操作系统的隐患。计算机操作系统在设计时，往往会存在一些漏洞，给一些不法人员留下了可乘之机，他们会利用系统漏洞，通过植入病毒等手段攻击系统。若攻击成功，势必会造成严重的后果，损失大量的经济，阻碍档案信息化发展。2.4管理人员的隐患在档案管理的过程中，人员是最大的安全隐患。由于工作人员没得到充分的安全教育，在管理档案室，往往行为不端正，安全意识不强，经常存在纸漏，另外，在规章制度方面也不够不完善，没有落实到位，这就给档案信息系统造成了诸多的安全隐患。

3计算机在档案信息化建设中的应用

3.1增强信息化意识。作为档案管理人员，应该树立较强的档案意识，为档案信息化建设贡献一份力量。档案管理人员具有至关重要的作用，是这项工作的主力军，他们的能动性会决定档案信息化建设水平，因此，要重视档案管理人员，让他们认识到档案信息化的重要性，能够积极主动的参与这项工作，认真旅行自身的岗位职责，进而带动经济发展。3.2强化档案信息化技术水平。(1)配备高质量的硬件设备。对于档案信息管理系统，应该深入开发，不断完善，积极开展培训活动，在此基础上，应用统一标准的软件系统，对档案信息化建设打下良好的基础。(2)档案目录与全文的数字化。在输入数据时，要具有统一的格式，根据使用者的具体要求，一边整理信息资源，一边输入信息资料，对纸质档案也要保存，在此基础上，构建数字化档案，这样能够预防重复劳动，有助于档案信息的数字化建设。(3)界定信息密级，确保其安全性。为了保证软件系统的安全性，应该制定明确的密集标准，并且，对标准进行公开，规范档案信息用户的查询权限，可以设置身份验证，为档案密级提供安全保障。3.3强化档案信息管理水平。(1)加强建设档案信息化的管理制度，开发管理软件。根据档案馆的实际情况，应用适合的管理软件，并且，参照国家相关的法律法规，构建健全的管理制度，促进信息交换，另外，还要加强共享，建设出有利的环境，为用户创造优越条件。(2)作为档案管理人员，应该全面掌握计算技术，学习相关的信息化管理知识，能够熟练运用管理软件，协助软件开发人员开发出新的管理软件，保证系统能够处于稳定的运行状态。(3)要想取得理想的档案信息化管理效果，必须全面监控数据质量，对数据进行严格管理，输入的数据要完整，信息要准确。同时，对数据审核制度进行完善，在输入之前以及输入之后，都要认真审核，对数据进行校对，进而保证数据的准确性。

4计算机技术在档案信息管理中的应用

4.1建立档案数据库。在管理档案信息时，主要是利用计算机技术，构建完整的数据库，对相应的档案数据进行储存。在各个环节中，档案信息管理都应该正规化，满足用户需求，让用户获得良好体验。对档案进建设时，数据库要尽可能丰富，相关的程序也应该加强建设，录入的信息要准确，并且，利用不同的途径检索档案信息，保证档案信息系统能够稳定运行，尽快是实现信息资源的共享。对档案数据库进行实际建设的过程中，要保证建设的规范化，优化档案数据库，一定要防止出现泄密现象，这就需要进一步完善安全机制，避免泄露信息，同事，要对档案信息数据库进发展，引进先进的管理软件，进而满足档案信息建设的实际需求。4.2提高档案信息安全性。在档案信息化建设与管理中，安全是重点内容，如果机密信息被窃取，会造成严重的后果，制约社会进步。因此，要建设安全保障机制，为信息管理安全提供保障，另外，还应该安装有效的杀毒软件，隔离病毒，保护档案信息。对于内外攻击，应该积极应用漏洞扫描技术，设置二级防火墙作，以此来保证档案信息的安全。要想及时发现系统的安全隐患，全面掌握系统的运行情况，应该对防火墙日志进行实时记录，全面监控系统。条件允许时，应该对系统进行划分，分为不同的区域，设置不同的权限，给予不同级别的指令，严格限制端口、服务。在这样的条件下，系统管理员能够限制用户的操作权限。通过设置防火墙，能够对有关接入点进行隔离，对全部的系统信息进行扫描。一旦发现具有欺骗性的攻击操作时，可以及时制止，防止系统发生不必要的侵害。借助计算机构成的档案管理系统结构如图一，明确设置出了系统安全控制功能。4.3研发档案信息的相关软件。对档案信息化进行建设时，要充分利用现存的管理软件，明确档案信息的未来建设方向，充分应用计算机技术、网络技术等，根据实际情况处罚，对软件的结构进行重新设计，构建新的模块，并且，做好调试、测试工作。如今，建立新的数据库，开发新的管理软件是客观需求，研发人员应该顺应时展，了解档案信息用户的实际需求，然后，研究出新的档案管理软件，提升档案管理水平，完善数据库信息，实现档案信息化。4.4提高档案信息利用率。通过信息技术，对档案进行整理集编研时，能够起到优化效果，有效加强了信息密度，也提升了传递速度，用户在利用档案室，也会更加便利，会得到有用的数字化信息资源，在一定程度上，推动了当地经济建设。通过建立档案信息管理系统，用户可以根据权限进行浏览，高效索取网站中的信息资源。另外，在这样系统中，参照用户的具体权限，局域网能够通过数字化形式传输原版的档案信息，进一步推动了档案信息共享，在数据挖掘技术的应用下，档案信息管理系统变得而更加完善，档案信息的利用率也更高。

5结语

如今，计算机技术得到了大力推广，其普及度也有所增强，在信息时代中，通过计算机的应用，在档案的信息化建设、管理方面打下了良好的基础，人们积极建设了档案管理平台，在此平台中，不仅明显改善了档案信息化建设效果与管理质量，还节省了大量的成本，取得了一定的社会效益，也让档案资源实现了充分利用。由于管理水平的不断提升，促进了档案信息化建设、社会信息化的和谐进步，为人们提供了可靠的档案信息，满足社会发展的实际需求。

参考文献

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[3]唐麟娜.谈计算机技术在档案管理中的应用[J].黑龙江档案,2012(3):105.

作者:陈波 单位:德州职业技术学院