档案信息化建设困境及对策

山东黄河档案信息化建设面临的困境及对策浅析近年来，水利档案规范化管理综合评估工作的开展，为山东黄河档案事业发展提供了难得的发展机遇。档案信息化是水利档案工作规范化管理的重要指标，是推动档案管理可持续发展的关键环节，是提高档案服务水平的必由之路，山东黄河档案信息化建设势在必行。对照《水利档案工作规范化管理综合评估标准》，山东黄河档案信息化建设仍然处在一个较低的水平，各种现实问题限制着档案信息化的发展，亟待分析解决。

一、山东黄河档案信息化建设面临的困境

（一）各种管理软件系统之间不兼容。目前，山东黄河河务局局机关使用的飞扬档案软件管理系统与电子政务系统是两套独立的系统，在电子政务系统里有档案查询窗口与飞扬档案软件系统挂接。电子政务系统上公文办结完成后，生成不可修改的CEBX格式文件，不可修改的电子文件每年按部门、发文字号分类拷贝成一个光盘存到档案室，网上流转的电子文件打印三份纸质文件进行传统归档。纸质文件整理为档案后，保管期限划分为永久、30年的档案全文扫描、挂接上网，供全局职工查阅。此种做法的弊端在于电子政务系统生成的电子文件无法根据档案管理系统提供的接口和数据库表，生成相关打包代码自动进入到档案管理系统，电子文件无法做到随生成、随归档，归档文件需重新全文扫描，增大了工作量，档案管理系统的预归档管理功能不能有效利用。（二）档案信息化建设发展不平衡。全局所属8个市局的档案信息化建设逐步向档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化迈进，已经取得了显著成绩。但是，由于诸多原因，30个县区局的档案信息化发展不平衡，部分县局的档案信息化建设基本未能启动，有的县局计算机等现代办公设备缺乏；有的虽然有档案管理软件，但也只录入了极少部分档案卷内目录，档案全文扫描尚未进行，查阅档案一直靠传统的手工操作，服务效率和服务水平相对较为低下。（三）档案管理软件各自为政。长期以来，基层单位电子公文归档与管理处于混乱状态，局属各单位有的是购买现成的档案管理软件，有的是自行开发的档案管理软件，还有一些单位仍是单机版，在著录标准、数据格式上各自为政、不统一，不但为今后全局电子文档资源迁移、共享与综合利用、安全保护带来不便，而且重复、低水平的建设，导致设备硬件的利用率低。（四）档案管理创新意识不强。各单位档案管理人员呈现老龄化趋势，一方面，老档案员在接受信息化理念和模式方面还存在很多疑虑，难以积极参与进来，甚至出现极力排斥现象；另一方面，年轻一点的档案管理人员对信息时代与档案管理之间的关系理解不够深刻，对档案信息化抱着无所谓的态度，不能积极创新，严重影响了档案管理现代化。（五）投入不足，信息化基础设备陈旧。档案信息化建设需要专业设备与软件，这些设备与软件是信息化建设的前提和基础。由于对档案信息化建设缺乏正确的认识，基层单位对档案信息设备和管理软件工作也就不够重视，致使部分单位档案管理硬件设备和配套软件比较缺乏、更新滞后，档案管理人员的办公设备相较于其他部门人员来说相对陈旧和落后，这从一个侧面验证了档案工作不被重视的程度。

二、推进山东黄河档案信息化建设的有效途径

（一）统一规划，分期实施，避免重复建设。针对山东黄河河务局局属各单位档案管理软件出现的各种问题，按照国家标准，积极开展档案系列软件的研发和推广应用。以省局牵头，在全局范围内开发、推广应用相对统一、符合规范的系列档案管理软件，为确保档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。在软件开发方式上，积极创新管理机制，组织全局档案系统的技术力量，采取外包、合作等多种形式与软件公司、大学以及科研等单位开展研发工作。同时，在开发和推广应用中培养一批年轻的档案管理人员，成为既懂档案管理又熟悉信息技术、网络技术的行家里手。（二）充分利用山东黄河电子政务系统，为档案信息化的应用和发展提供技术支撑。山东黄河河务局自行研制开发的基于公文流转的省市县局三级电子政务系统初步实现了山东河务局办公业务流程网上办理，部分重要视频、图片资料整理入库，满足了公文处理、日常办公、数据交换、信息获取、检索查询等服务要求，成为山东黄河职工重要的工作平台。档案信息化建设是电子政务建设的重要组成部分，数字文档的归档工作是电子公文运行管理的一个重要环节，同时也是传统意义上文件与档案相互衔接的关键。依托电子政务系统建设，加快档案信息化基础设施建设、档案资源建设，把档案信息化建设纳入当地电子政务中予以落实。升级电子政务系统时要充分考虑档案管理系统的需求，电子文件办理完毕后自动发送到档案管理人员的计算机中，档案管理人员按档案管理有关规定进行登记、划分期限、录入，上传文件，充分利用档案管理软件的预归档模块，不再需要二次档案全文扫描、录入，加快归档速度，提高归档质量。（三）转变传统管理模式，提升档案服务水平档案真正的价值在利用，档案管理部门应当转变管理观念，注重档案价值的开发和利用，加强现代信息技术的应用，以实现档案信息资源的共享。从以往的“你求我供”的被动服务转变为网上主。动提供服务，让职工认识到档案的重要性和查询的便捷性，扩大档案的影响力，争取更多的政策支持和投入。信息化建设过程中，要对档案进行深加工，积极主动地对档案管理的信息进行组织、开发、管理、利用，强化档案信息的传播应用，引导用户正确使用档案，确保档案信息的安全性、完整性和可用性，构建新型的档案信息服务模式。（四）加大经费投入，完善档案信息化基础设施。档案信息化离不开现代化设备的支持，要针对目前档案管理的客观实际，争取领导支持，不断投入更多的建设经费，有计划地逐步完善档案信息化的各项基础设施，配备网络设备、服务器、存储设备、安全设备、数字化加工设备，建设标准化的机房，及时对档案管理软件更新升级，加大对档案管理人员培训经费的投入，为信息化建设创造良好的条件。（五）加强档案宣传，努力提升全体职工档案意识。档案宣传是增进社会了解档案、支持档案事业发展的重要措施。一个单位职工档案意识的高低，直接影响到档案事业的发展水平。档案意识提高了，领导及广大干部职工对档案的重视程度才会提高，才能切实提高档案工作的质量，推动档案管理现代化。但是档案意识的培养和形成不是一朝一夕可以完成的，档案工作者要做档案宣传的使者，充分利用业务指导、借阅利用、档案信息资源开发等机会，不失时机地宣传档案的重要性。比如查阅信访、土地确权划界、河道整治、涵闸设计、堤防管理等方面档案信息，都是黄河河务局工作中随时需要的参考资料。要在利用档案时，从舆论上引导职工重视档案，扩大档案影响力，提高职工档案意识。

总之，随着机关办公自动化、电子公文网上传递办理的日渐普及，档案工作面临由传统纸质文档管理向电子文档管理和多种载体管理的转变，加快档案信息化建设成为一项重要而紧迫的任务，山东黄河档案工作者的理念和行动都要随着社会的发展而发展、创新，才能确保山东黄河档案信息化建设的快速健康发展。

作者:钟兰桂 单位:山东黄河河务局