事业单位档案信息化思考

一、事业单位档案信息化建设的重要性

现阶段，随着社会主义市场经济的不断发展，信息技术一方面给档案管理工作带来了挑战，另一方面也给档案管理工作带来了机遇。所以，事业单位需要全面关注信息化建设对档案管理工作产生的作用。事业单位需要增强档案管理的信息化建设，这样的话，有利于事业单位档案资料的永久性保存、有利于事业单位有效地管理档案信息、有利于提升档案的职能。（一）有利于事业单位档案资料的永久性保存。在传统的纸质档案管理工作过程中，因为纸质档案非常容易受到季节以及天气的影响，如果存放档案的环境稍微潮湿的话，就会使纸质档案出现发霉的现象，这样无法对纸质档案进行长久性的保存与管理，甚至可能会导致丢失重要的信息，并且查询信息时既费时又费力。事业单位对档案管理进行信息化建设，能够将档案进行备份，并且储存于电子磁盘中，这在极大的程度上节省了档案储存的空间，并且不会因为季节或者是天气的原因发生档案信息丢失的情况，能够保证档案资料信息的完整性，从而达到事业单位档案资料的永久性保存。（二）有利于事业单位有效地管理档案信息。在传统的纸质档案管理工作过程中，纸质档案信息资料众多，档案管理的工作非常繁杂，并且进行纸质档案管理工作的程序较为繁杂。事业单位在建设档案信息化管理之后，可以通过在数据库中输入关键的字或者是词语，便能够快速查出所需要的档案资料信息，程序简单明了，还不会对其他的档案资料产生影响，在极大的程度上有利于事业单位进行档案信息资料的有效管理。（三）有利于提升档案的职能。事业单位对档案进行信息化建设之后，将纸质的以及传统的人工录入形式转变为信息化平台的电子录入形式，使得档案的职能发生了一定的转变，由之前的传统档案保存以及使用转变为了现在档案信息资料收集、管理以及储存等，从而在极大的程度上促进了事业单位档案管理工作的可持续发展。

二、事业单位档案信息化建设中出现的问题

事业单位档案信息化建设主要包括档案管理平台的建设与规划、对档案的内容进行信息化处理等。但目前大多数事业单位没有对档案信息化建设进行充分的认识，从而导致了事业单位档案信息化建设缺乏高匹配性、事业单位档案信息化建设平台的更新速度比较慢、事业单位档案信息化建设缺乏安全性、事业单位档案管理人员的档案意识需要提升。（一）事业单位档案信息化建设缺乏高匹配性。现阶段，随着信息化时代的到来，我国大部分事业单位已经开始实行办公无纸化、信息化平台的建设，使得事业单位档案管理的相关工作都已经通过信息化平台进行操作，这样的操作，能够有效地利用相关的资源，并且在一定的程度上提升了资料查看、调取以及使用的效率。事业单位档案信息化建设能够提升资源的共享率，打破时间以及空间的限制。但是，现阶段的信息化平台以及相关的软件不能够兼容所有的文件，所以不能够保障工作的效率性以及简单方便性。事业单位在使用局域网管理的过程中，每个人都有阅读文件的权限，电子文件能够存储于相应的资料库中，方便查取，但是也会出现因管理失误造成电子文件丢失的现象，或者是无法实现电子文件的共享状态。（二）事业单位档案信息化建设平台的更新速度比较慢。现阶段，很多事业单位其实已经开始实行档案信息化管理系统，但是，在实际的工作过程中，由于对档案信息化建设的关注匮乏，导致了档案信息化建设平台的更新速度比较慢，使得部分档案信息资料不能够及时得到更新，从而对事业单位档案信息资料管理产生着直接的影响。（三）事业单位档案信息化建设缺乏安全性。现阶段，在对事业单位档案信息进行管理的过程中，一旦使用档案管理信息化，就无法对档案信息资料的安全性进行相应的保障，事业单位中的一些资料信息关系到国家机密，但是，进行鉴别以及区分管理意识匮乏，虽然档案信息化建设在很大的程度上为使用单位带来了一定的便利性，但是，也存在着一定的安全隐患，例如泄露档案等。这样的档案信息化平台关于机密档案资料的安全管理匮乏，在对档案资料进行审查以及共享方面的保密性管理匮乏，甚至有一些机密资料的使用是在外网的网络环境中或者是普通的计算机中，这就容易造成黑客入侵，导致资料泄露与损坏。（四）事业单位档案管理人员的档案意识需要提升。档案信息管理在事业单位管理工作中占据着重要的位置，是事业单位进行管理的重要组成部分，在事业单位发展建设工作中，档案信息管理具备不可替代的作用。档案信息管理人员的档案管理意识，在极大的程度上对事业单位档案管理工作的质量情况产生着重要的影响。因此，事业单位档案管理工作人员应该提升自身对档案管理工作的认知与态度。但是，现阶段的事业单位中，往往重视办公室的业务工作，常常忽略档案信息管理工作。所以，有效地增强事业单位档案管理人员的档案意识至关重要。

三、事业单位档案信息化建设问题的解决措施

现阶段，事业单位的档案信息化建设依然存在很多问题，针对这些问题，事业单位应该提高档案信息化建设的相关标准，不断地加强档案信息化管理的保密性，注重信息化建设设施与技术的投入以及配备信息化建设的专业人才，协调档案管理人员和平台技术人员的关系，建立完善的档案信息化管理制度。（一）事业单位应该提高档案信息化建设的相关标准。事业单位建设档案信息化的标准是档案信息化建设的重要内容，主要包含了档案的收集、整理、统计以及服务等标准，只有在固定标准的要求下，才能够有效地使档案管理工作的效率和质量得以提升，从而保证事业单位档案信息化建设的档案是准确的以及真实的。如果这些标准不存在的话，就没有办法建立档案数据库中的档案信息。事业单位应该把档案管理信息化与传统的档案信息相关管理办法进行结合。当前，我国大多数事业单位依然使用传统的档案信息管理办法，不可能在短时间内将所有事业单位的档案进行信息化管理，因此，只有先把事业单位的档案管理信息化与传统的档案管理办法相互结合，才能够使事业单位档案信息管理工作实现信息化。事业单位需要加强对现有档案管理人员的培训工作，提升事业单位档案管理工作人员关于信息化档案管理的专业能力以及综合素养，事业单位可以在内部展开提高职工专业能力以及综合素养的活动，让职工形成互帮互助的小组，让档案管理人员可以全面掌握档案管理信息化的方法，并且把档案管理信息化和传统的档案管理办法进行结合，从而不断地向事业单位档案管理信息化转变。（二）事业单位应该加强档案信息化管理的保密性。事业单位不断地推进档案信息化平台建设工作，是为了通过对档案信息化的建设为人们提供更加优质的服务。所以在档案信息实际管理工作中，事业单位需要不断加强自身档案管理平台信息化的建设，增强其保密的性能，事业单位档案管理的保密性是至关重要的，因此，事业单位档案信息化管理平台应该重视档案信息的保密性，一方面，要增强档案信息化管理平台的保密性能建设，只能够在事业单位的内网中可以进行登录，并且在档案信息查询方面设置档案信息管理负责人员的指纹，只有档案信息管理人员才能够进行档案的查询。另一方面，也要加强事业单位档案管理工作人员的专业素养以及道德素养，加强事业单位档案管理工作人员的专业培训，从而使其在提升自身专业素养的同时，提升自身的道德素养，最终从这两个方面有效地增强档案信息管理工作的保密性。只有这样，才能有效地加强档案信息管理的工作，才可以在根本上防止档案信息的泄露。（三）事业单位需要注重信息化建设设施与技术的投入以及安排信息化建设的专业人才。事业单位档案信息化建设应该有专业设备和专业技术的支持，不管是硬件还是软件都应该根据事业单位的实际情况进行信息化建设，在开发功能以及设置权限方面充分依据事业单位的实际情况进行展开，有效地提升相关软件的兼容性能，增强档案管理信息化平台的安全管理。档案信息化管理平台设置权限是为了保证机密的资料在外网中是不能操作的，必须在内网的保护中才能够查看。事业单位在开展档案信息化建设工作时，应该依托专业的信息化企业，对档案信息化管理平台进行搭建以及完善，保证档案信息化管理平台的安全以及方便有效性。在建设平台时，应该做好测试工作，根据事业单位工作中的需求加以修改，最终保证事业单位档案信息化管理平台管理工作能够顺利地实施。（四）事业单位应该协调档案管理人员和平台技术人员的关系。事业单位应该加强档案管理人员和平台技术人员关系的协调，只有这样，才可以全面地利用档案管理信息化的办法有效的提升档案管理工作的水平。档案管理信息化主要是依托网络技术，所以网络技术人员是不可忽视的存在。与此同时，网络技术人员还要维护档案管理信息化系统的安全，进而为档案管理信息化平台的使用人员提供更加优质的服务。因此，网络技术人员的工作是非常重要的，也是必不可少的。档案管理工作人员主要是对档案信息资料进行统一的安排以及管理，并且网络技术人员和档案管理工作人员之间的关系应该被协调，只有这样，才能在一定的程度上使档案信息资料的录入与更新得以保障，从而提升事业单位档案信息管理工作的质量与效率。（五）事业单位应该建立完善的档案信息化管理制度。事业单位应该建立完善的、科学合理的档案信息化管理制度，只有这样，才能促进档案信息化管理工作的顺利实施。事业单位需要依据本单位的实际情况制定相符合的档案信息化管理制度。事业单位可以将档案信息化管理当作考核的指标，从而在一定的限度上激发档案管理人员的工作主动性与积极性，更好地建设档案信息化管理平台。事业单位在建立健全档案信息化管理机制后，可以有效地调动档案管理人员的工作热情，从而在极大的程度上促进事业单位档案信息化管理平台建设工作的顺利进行。

四、结束语

总而言之，事业单位的发展对我们国家的整体发展产生着至关重要的影响，因此，事业单位应该充分利用信息技术加强自身的档案管理工作，紧跟社会不断发展的脚步。但是，在事业单位档案管理方面的信息化建设依然存在着一些问题，事业单位应该寻求合理的解决办法，并且进行处理，只有在不断的实践过程中吸取先进的科学技术，才能够使得事业单位的档案管理工作得以顺利进行，从而促进事业单位的健康发展。

【参考文献】

[1]覃宁.BS事业单位人事档案信息管理平台(人力资源信息管理平台)设计分析[J].人力资源管理,2017(07):354-355.

[2]王丽英.互联网时代事业单位档案信息资源的开发与利用[J].城建档案,2016(07):41-42.

作者:崔晓玲 单位:吉林省地质环境监测总站