街道档案信息化管理研究

摘要：随着现代信息技术的发展，街道办事正在从信息化潮流的驱使下由传统的单一工作职能向多元化方向发展。这里的多元化不仅指工作范围的多元化，更是指工作能力的多元化，即除了要掌握传统的档案管理技能之外，还要运用现代化信息手段来武装自己，用先进的科技手段来丰富档案管理方式，以此实现档案管理的有效性。

关键词：街道办事处；档案管理；信息化；现状

街道办事处作为城市行政管理体制中的基础管理层，其与人民群众的关系最为密切，承担着最接地气的工作任务，其档案管理就是其整体工作的基础。但是，越来越多的档案信息如同一座大山一样压在街道办事处档案管理人员的身上，有限的人力资源无法有效进行档案管理，此时就需要借助信息化的优势来弥补当前管理工作的额不足，提高其管理水平[1]。

一、街道办事处档案管理现状

街道办事处作为民间最为基层的管理组织，其不仅承担着多方面的职能，其工作范围也愈加广泛，在这一定程度上使得他们所需要收集、整理的档案资料逐渐增多，而且这些档案资料的类型、内容趋向多样、复杂，涉及到大量的民生、民情问题。在传统的街道办事处档案管理中，有限的人力资源是无法收集到更多的信息的，而且其工作人员在繁多的档案信息中只是将其作为文书档案来处理，所收集的信息不完善、管理工作不到位造成档案结构单一、容易遗失等问题。从根本上来说，造成以上问题的原因主要有两个：一是缺乏集约性的管理体系，街道办事处各个部门各自为政，在平时的工作开展中只坚守在自己的工作岗位，所掌握的信息不会与其他部门共享，造成信息流通停滞甚至多部门保留同一信息等问题，在有需要的时候，有些部门不愿甚至浪费大量的时间才会调动已收集到的信息，信息共享滞后。二是当前街道办事处工作人员的专业素质有待加强，有些工作人员对自身的工作不重视，甚至不熟悉自己的工作内容，在较为棘手的档案管理中，不知从而下手，对所收集的档案没有敏锐的价值判断能力，只是机械地收集、整理信息。而且其在信息收集到整理这一过程中，无论是文件的起草、修改，还是定稿的整理、归档等都是以手写为主，这严重限制了办事处的工作效率和信息共享效率[2]。

二、街道办档案信息化管理的优越性

（一）方便快捷。正如上文所提及的，街道办事处个部门严格遵循自己的职权分工，相互之间缺乏沟通交流，且以手工书写为主来整理档案，这严重限制其办事效率。无论是在街道建设中形成的还是街道服务工作中形成的文件材料，都需要利用现代信息技术建立系统化档案数据库，将所各个部门所搜集到的信息整合到该数据库中，实现信息共享。各部门有权利“自由”访问该数据库，只要登记、登录该数据库便可查阅、调阅有关信息，以此满足办公人员和人民群众的需要。与此同时，街道办事处还可以借助现代信息技术的分类软件，对所搜集到的信息、档案等进行分类，如此可以减少人力、时间的浪费，快捷地搜集自己所需要的信息[3]。（二）安全可靠。传统的纸质版档案随着时间的流逝和数据更新，或多或少会出现遗漏，档案丢失屡见不鲜。利用信息手段来管理档案，可以借助网络强大的云系统来储存信息，并采取相应的访问控制策略、信息加密策略等来保证档案信息的安全。

三、提高街道办事处档案管理信息化的途径

（一）实现管理手段现代化。档案管理现代化的实现可以说是一盘棋，系统、科学的档案管理规划必不可少，要想搞好档案管理现代化，首先要建立规范的管理制度，按照国家相关标准来制定档案管理制度，确保数字档案资源格式、内容等的统一，建立规范化的档案形式。（二）做好档案编研工作。从对当前街道办事处的档案管理开展情况的调查我们可以发现，规范的编研机构还为数不多，甚至有些地区就没有该机构，这在一定程度上限制了档案管理信息化的而发展。由此，街道办事处需要建立规范的编研机构，严格按照档案编研规则要求，将人们群众的需求作为工作的中心，对所搜集到的档案信息进行选材、甄别。考证、加工、处理等，借助网络渠道将不同的分散的内容按照需求有序地编制起来，以此实现档案整理工作的有序发展。（三）加强管理意识。在上文曾提到，有些寄到办事处的档案管理人员不清楚自己的职权所在，工作懈怠成为一种常态。此时，就需要利用现代信息技术对这些人员进行专业化的培训，既要对其网络操作技术进行培养，还要对其档案管理技能、方法等进行培训，使其能借助丰富的网络资源来，涉猎更多的专业知识，丰富自身的专业素养，以此提高其工作技能。总之，在街道办事处档案管理工作开展中，要充分利用现代信息技术技术的优势，建立档案管理系统、分类系统等，实现信息共享，方便信息的调阅。同时还要借助信息技术来对从业人员进行培训，在提高其计算机操作水平的基础上，提高其档案管理水平，以此弥补传统档案管理工作开展的不足。

参考文献

[1]黄文琼.基层街道办事处档案管理信息化建设[J].“决策论坛——决策理论与方法研究学术研讨会”论文集(下),2016,(11):149.

[2]林俊.转变工作思路提高管理效率——浅谈街道办事处的档案管理工作[J].办公室业务,2016,(22):130-130.

作者:董海燕 单位:吉林省长春市双阳区云山街道办事处