档案信息化建设途径与实践10篇

第一篇:档案信息化建设实践

医院要实现自身可持续发展，就需要对档案资源进行合理利用，并全面推进医院档案管理的信息化。文章以江苏省吴中区长桥人民医院作为研究重点，阐述了加强档案信息化建设的具体途径，希望为档案信息化建设提供有价值的参考。

一、档案信息化建设在医院中的重要作用

在科技快速发展的背景下，医院档案信息化建设是势在必行的，医院档案信息化，能够实现医院管理质量的全面提升。医院档案信息化对于医疗事业的现代化发展也十分关键。医学档案管理的现代化水平是对医院自身发展规模及医学水平进行衡量的重要指标。医院档案信息化建设也是医院在自身宣传方面的关键性营销策略。由此可见，档案信息化建设在医院经营与发展的过程中具有重要的现实意义。

二、医院档案信息化建设的实际需求解构

在信息时代背景下，医院管理工作一定程度上提高了自动化办公的水平。OA办公系统与HIS系统被广泛应用在医院管理工作中，全面增强医院的办公效果，节省了支出的成本。然而，医院档案信息化水平不高，对医院档案开发和利用产生了不利影响。由此可见，积极推进医院档案信息化建设十分重要，同样也是适应档案工作发展的重要途径。医院档案信息化建设正逐渐成为医院档案管理工作开展的必然要求，医院要予以高度重视。

三、医院档案信息化建设的具体途径

1.强化网络建设，构建理想的网络环境。在医院档案信息化建设过程中，网络环境十分重要，同时也是构建诸多体系的重要条件。现代化信息与网络技术的合理运用，能够建立健全局域服务网与公众服务网，在此基础上，创建档案网站，对于发挥档案信息资源服务窗口的重要作用。与此同时，在信息化建设的基础上，应当确保硬件设施的完整性配置，包括安全防护设备，以免受到电磁干扰致使信息内容的泄漏。在软件方面，不仅要采购经常使用的信息软件，而且要对软件进行自主性地研发，构建医院特色数据库与多媒体数据库。需要通过网络平台，对信息技术进行合理运用，构建档案管理信息系统，确保电子档案口径的统一性，实现对电子档案集中统一性管理。2.提高数据处理速度，以全面增强医院档案工作效率。现阶段，医院档案种类，主要可以划分成纸质与电子两种形式。在档案资源数量不断增加的背景下，一定要提高数据处理的速度，实现纸质档案数字化的有效转化，以保证档案信息资源存储的质量，确保档案在收集、鉴定与整理等方面提高工作效率。但是，因为纸质档案数字化的处理工作难度较大，所以必须要设置专业岗位，为其提供资金与技术等方面支持，进一步推动档案工作的有效性开展。3.重视电子归档，提高档案信息的存储力度。在档案信息化管理资源方面，电子文件发挥着关键性作用。所以，必须要对电子文件的存储、管理与分类进行严格规范，以保证电子文件的归档实现标准化与程序化。在医院各科室形成电子文件以后，需要对其进行整理，并且以标准化的文档格式转交至档案室。通过技术处理措施形成只读性文件，对文件原始结构进行全面保护，提高电子文件自身的可靠性，进而被当作医院的档案信息。另外，在标示出归档以后，档案管理工作人员需要将其转化成统一格式，确保档案信息内容具有明显的通用性，最终将其输入到档案数据库中。4.加强档案工作队伍的建设。在实现档案信息化建设的过程中，档案管理工作人员自身业务能力的作用十分关键。所以，医院需要针对档案管理工作人员开展教育培训工作，并且组织其参与到交流研讨及进修班活动当中，为其提供更多的机会接触现代化档案知识和档案信息软件。建立并健全激励机制，采用薪资激励等多种方式来鼓励档案管理工作人员实现自我完善，全面提高档案管理工作人员的专业知识与信息素养，进而更好地满足医院档案信息化建设的实际需求。档案信息化建设在我国正处于起步阶段，医院档案信息化建设也正处于摸索阶段，要保证医疗界的档案信息化建设更加完善，就展开深入地研究。

作者:武玉莹 单位:江苏省苏州市吴中区长桥人民医院

第二篇:档案信息化建设策略分析

【摘要】当前，档案信息化建设过程中依旧还有很多不足之处需要我们正视，怎样更好地推动档案信息化建设，成为了摆在广大档案工作者面前的一个热点课题。本文首先分析了档案信息化建设的重要意义，并就如何加强档案信息化建设提出了几点建议。

【关键词】档案管理；信息化建设；策略

近年来，档案管理工作得到了进一步发展，过去的档案管理方式因为信息单一、查询利用不便等原因已经无法满足新时期档案管理的实际需求。信息化技术的普及应用给传统的档案工作注入了新的血液，它是一种现代化的档案信息存贮、检索、管理的有效手段。

一、档案信息化建设的重要意义

首先，档案信息化建设与社会经济建设的客观要求相符合。面对我国对社会经济建设持续发展的硬性需求，现代信息技术因其具备的快速、便捷等优势得到了众多单位和企业的认可，档案管理信息化建设也在各单位中受到重视。档案管理目前已经成为各单位开展相关工作不可缺少的重要组成部分，当前信息技术的发展和普及，也给档案管理工作带来了机遇与挑战。总的来讲，促进档案信息化建设与社会发展需求相符合，是需要我们认真对待的一个问题。其次，信息化建设促进档案事业的持续健康发展。档案管理工作不管在何种性质、何种发展规模的单位或企业中都占据了非常关键的位置，发挥着重要作用。特别是进入二十一世纪之后我们迎来了信息大爆炸的时代，对于大量的数据信息，若不能借助于信息技术更加高效地开展档案管理工作，那么档案管理部门必然会面对非常大的难题。只有不断推进档案管理信息化建设，才能够有效地保证各单位与企业的健康发展，才能够确保各项管理与决策的科学性。最后，档案信息化建设是对现代科学技术的高效应用。档案管理信息化建设主要是在现代科技发展的前提下开展的，换句话说，我国的信息化建设水平在很大程度上能够体现出国内各单位与企业实际发展水平的高低，体现出我国社会经济发展水平。因此不断推进档案管理信息化建设，也能够有效促进我国社会经济的发展，进一步完善档案信息化建设管理机制，持续创新档案信息化建设管理工作模式，能够为现代科技的应用与发展指明方向，反过来为科学技术的发展提供动力。

二、档案信息化建设的策略分析

（一）转变思想观念。对新事物的理解和接受往往需要一定的时间，同时也会面对一定的难题，但档案管理工作人员必须要坚定信息化建设的决心，主动树立信息化观念，促进档案工作从传统管理模式更加平顺地朝信息化管理过渡。档案工作者应当真正意识到信息化建设的重要性，意识到信息技术的应用对整合档案资源、促进档案信息共享的重要作用，要主动把档案信息化建设作为重要发展战略并提上工作日程。对于档案管理人员来说，必须主动接受信息化的工作方式，了解当前档案事业的发展趋势，主动树立使命感和责任感，通过自己的不懈努力为档案信息化建设作出一定的贡献。（二）坚持科学规划。档案信息化建设必须要有科学的发展规划来指引方向，进而保证信息化建设朝着更加健康积极的方向发展。档案信息化建设其中的一个难题便是资金的获取，这对于很多单位和企业的档案管理工作可以说是一个巨大的挑战。所以，经费不足的问题是阻碍档案信息化建设的关键性因素，对于资金不足的问题，档案管理部门除了要积极寻求上级的资金支持，同时自身还应当结合实际情况进行人力精简，把部门内有限的人力财力资源发挥到极限，同时制定出全面的发展规划，保证档案管理信息化建设工作的持续有效开展。（三）加大各项投入。要真正将信息化建设贯彻落实，不断提高对档案管理各项工作的投入力度，充分结合单位自身或企业的实际需求，科学地对有限的人力财力资源予以分配，为自身单位或企业的发展带来充分保障。比如说应当加大对专门的档案管理室的建设投入，确保档案管理室满足安全规范要求；合理地调整档案管理工作人员的薪酬福利，不断激发其工作积极性，为档案工作者创造更好的工作环境，让他们能够安心地投身于信息化建设工作中来。另外还应当加大对档案信息化建设的宣传工作力度，让更多的人了解和重视档案工作，从而理解档案管理信息化建设的重要意义。（四）建立信息网络。推进档案管理信息化建设，必须要把政府管理下的档案部门联合起来，在过去的组织机构、人才资源和设施的基础上，逐渐形成以各级档案馆为点、以各级档案室为面、以各级档案管理机构为中心的信息网络，将档案管理真正融入到信息发展规划中来，进而更加主动地为社会带来相关的信息服务。档案管理部门必须要充分应用好自身的信息优势，有针对性地对信息资源予以整理分类，充分发挥出信息技术优势以及人才优势，做好档案开发利用工作，促进档案信息化建设朝着更加规范化的方向发展。

三、结语

总而言之，我们必须要充分认识到，档案信息化建设是一项长期性、系统性的任务，在信息化建设的过程中，我们必须要不断增强档案管理创新能力，持续提升档案人才的培养力度，真正建立一支具备较高专业技术水平和综合素质能力的复合型档案管理人才队伍，始终坚持将依靠科技发展档案事业摆在首要位置，进一步促进档案管理信息化水平的提高，真正确保档案工作的可持续发展。

作者:刘晓波 单位:山东省威海市荣成市机关事业单位社会保险事业处

【参考文献】

[1]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016(05)：58.

[2]葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯,2011(01):92-94.

第三篇:档案信息化建设思考

档案信息具有原生态、系统性和无可替代等特征，能够客观反映事物演进、发展变化的过程，具有重要的参考和借鉴价值。加快档案信息化建设是社会发展的客观需求，是档案管理的发展方向。

一、传统档案管理方式存在的弊端

传统档案管理多以纸质卷宗管理为主，储存于库房之中，利用时手工查阅，费时费力，无论是管理还是利用都十分不便，严重限制了档案作用的有效发挥。第一，重视不够。一些单位对档案管理投入不足，档案事业发展的保障条件有待进一步改善，档案收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新，干部队伍建设需要进一步提高。第二，管理难度大。传统纸质档案的保管对保存条件要求较高，库房的温湿度、日照强度、查阅频率等都会影响档案寿命，还有诸如火灾、水灾、地震等一些自然因素也会严重威胁档案的安全。第三，利用不便。查档时，管理人员必须先翻阅众多档案目录，然后根据目录标示到库房中查找档案原件，费时费力，增加了利用者等待时间，直接影响了档案查询利用效率。

二、实现档案信息化管理的主要途径

档案作为各级党委、政府和社会各方面情况的真实记录，是促进各项社会事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各级党委、政府的重要职责。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅出台了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出：在新的形势下，加快推进传统载体档案数字化，要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化，大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用。要实现档案管理信息化，需要全社会共同努力，各级党委和政府要以实现档案信息资源社会共享为目标，统筹协调，充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进档案信息资源共享，支持档案馆（室）把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用，真正建立起方便人民群众的档案利用体系，使档案公共服务惠及广大人民群众。档案信息化建设本质是档案管理模式从档案实体管理转变为档案内容数字化管理，就是利用现代信息技术、数字技术存储管理档案，实现纸质档案向电子档案、数字档案转化。当前，亟需对现存的纸质档案进行扫描并输入电子档案信息库，将档案收集、存储、分类、查阅等变得方便快捷。第一，要加强制度建设。各级党委和政府必须高度重视档案信息化管理工作，给予必要的支持和保障，建立健全档案管理机构和制度，明确档案管理人员的职责任务。要定期学习有关档案管理的法规、制度，及时制定、修改适合本地本部门的档案管理规章制度，创建规范的管理机制，促进档案资源建设标准化、规范化和共享化。加大档案人才培训力度，充实稳定档案队伍，有计划、有目的地对档案管理人员进行业务培训，更新知识，提高技能，牢固树立档案科学管理观念，提高档案管理人员的安全保密意识，逐步建立和完善档案管理机制。第二，要加强设施建设。统筹安排档案经费和设备，建立设备齐全、功能完善的计算机房，配置承载档案信息系统的高性能服务器和数据存储器，建立良好的数据处理和存储环境。不断提高档案检索功能，使其能够按照项目分类、功能、年度、档号、密级等进行灵活检索。还要配备复印机、扫描仪等先进设备，实现档案目录电脑检索，内容电子化扫描，为档案数字化提供保证。加强对各种系统和软件的学习和开发，逐步实现档案信息有序整理，档案信息数据库建立、档案信息网络建设及信息资源开发利用的目标。第三，要加强安全管理。实现以数字化管理为主要内容的档案信息化管理模式，做好档案复制、备份工作，确保档案不丢失、不遗漏；加强计算机系统及操作系统安全管理，及时对电子档案使用的软件进行升级，加强档案信息安全管理，杜绝各类危害档案安全事故发生。第四，要建立惩治机制。逐步建立健全对违反档案法律、法规行为的惩治机制，对档案违法违规行为依法依规予以惩处，以此强化管理人员及其他违反档案法规人员依法管档、依规用档的意识。

总之，实现档案信息化是档案事业的发展趋势，推动档案信息化建设是当前及今后一个时期历史赋予我们的神圣使命，我们要矢志不渝完成这一光荣使命。当然，档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，不会一蹴而就，需要档案工作者不断更新理念、与时俱进、创新方法，积极推动档案信息化建设，跟上时代步伐，使档案工作更好地为经济社会发展服务。

作者:张会秋 单位:松原市宁江区水利局

第四篇:档案信息化建设策略探析

【摘要】档案管理工作的信息化建设是近年来社会经济发展逐渐形成的一种新的管理模式，要促进档案事业的发展，档案信息化建设势在必行，只有实现档案资源的数字化信息化管理，才能够有效地促进档案材料收集、归档、开发、服务工作的效率，更好地满足现代人对档案信息的需求。本文结合笔者实际工作研究，提出了档案信息化建设的几点对策。

【关键词】档案；信息化建设；策略

所谓档案信息化建设即是依靠信息网络技术，在档案管理过程中借助于现代科技对档案材料予以搜集、归档、整理的现代化档案管理手段。档案管理信息化建设从过去的实体管理方式逐渐转化为依靠现代信息技术的管理模式，其操作基础依旧以实体档案材料为依据。档案信息化管理方式的应用，集中表现为档案材料的数字化、网络化以及信息化。

一、档案信息化建设存在的问题

首先，现代信息媒体技术的应用程度有待提升。目前，计算机在档案管理工作中的利用效率还不是很好，计算机在档案管理部门往往用于对纸质档案材料的收录和索引，或者把纸质档案材料转变为电子文档等。档案信息化建设过程中依旧没有充分利用数据库技术以及网络技术，档案部门之间无法实现有效的网络访问交流。其次，信息化建设水平有待进一步提升。档案管理信息化建设和现代管理的要求还存在一定的差距，这通常是因为目前很多档案管理工作人员的信息化意识薄弱，档案管理部门各自为政，互不干涉，加之相对分散的档案管理模式所导致的，这些问题都阻碍了档案信息化建设的发展步伐。同时因为档案资源利用运行机制不完善，造成档案信息的共享程度不高。最后，档案信息化管理专业人才较少。在推进档案信息化建设中，人才是最重要的资源。目前很多档案管理人员还没有熟练地掌握计算机技术、软件应用技术和数据信息技术，不了解如何应用和维护计算机服务器等，专业水平较低，影响了档案信息化建设的推进。

二、档案信息化建设的策略分析

（一）加强电子文件的管理。随着现代计算机技术的日益普及，很多珍贵的重要文件资料都逐渐被上传到网络中。上网之前需要根据信息管理部门的规定对文件格式予以统一转换，从而确保档案数据信息的准确性与通用性，针对并未上传到计算机中且具有较大价值的文件，需要进行统一的编目整理，尽快向档案部门传输，可选择依靠信息管理网络在相关业务管理部门和档案部门之间设置电子文件归档专用传输网络，构建依附在信息管理网中的归档专用子网络，把上网和未上网的具有较大价值的电子文件从这一系统传输到档案管理部门。不管采取何种方式进行归档，都应当由电子文件形成单位根据统一的格式进行编目整理，避免由档案部门自行从互联网中下载，从而确保电子文件形成部门能够对档案数据信息的准确性负责。（二）提高信息化技术水平。在档案信息化建设逐渐推进的过程中，档案管理部门必须要将相关的硬件设施准备充分，同时采取现代化的信息技术方式，按照单位的实际情况寻找符合自身需求的信息管理软件，或者借助于科研手段自行研究开发出一套管理软件，真正构建全面健全的档案管理系统，如此才能够进一步推动档案信息化建设，更好地开发和利用档案资源。档案材料的归纳整合必须要坚持统一录入，严格筛选，如若不然，很容易造成工作效率的降低，让本就繁琐的工作变得更加复杂。档案信息化建设所提出的资源共享并非是档案信息完全公开透明，在推进资源共享的过程中还需要设置一些珍贵机密档案材料的查阅权限，针对机密档案材料必须要对阅读者的身份予以审核，唯有如此才能够真正确保档案管理系统的完善。（三）搭建网络信息数字平台。构建全面系统的信息数字化平台是确保档案信息化建设的基本前提，另外也能够为档案信息化建设创造出更好的网络氛围。为营造更加系统化的档案信息化系统，要坚持从实际情况出发，有规划有目标地推进数字平台以及网络管理软件的开发建设。建立全面系统的信息化档案管理平台还要求我们必须要建立各种档案信息数据库，对于档案信息化管理需要凭借一个综合化的信息管理系统，进而确保档案材料信息的归档、分类、查询以及检索功能更好实现。与此同时，在档案信息化系统中可以建立档案信息查询链接，确保档案信息管理系统和其他部门的资源系统可以实现无缝连接。（四）做好电子文件保存工作。要开展好各种新型文件材料归档工作，就需要档案管理人员真正深入文件工作领域，对形成的大量电子文件的接收、处理以至于存储工作予以指导，保护好电子文件材料的原始信息，充分掌握文件信息的来龙去脉。要对电子文件管理保存工作引起足够重视，逐步建立健全电子文件档案保存管理的相关政策法规机制，为电子文件的管理工作提供一定的规章制度指导；进一步确定电子文件的管理原则，使电子档案文件的价值得到充分发挥；积极学习借鉴国外的成功经验，有效组织和推进电子文件管理的基础性研究工作，将电子文件管理评估纳入到政府信息化建设评估系统中。

三、结语

总而言之，档案信息化建设符合我国信息化战略的要求，也是档案事业未来发展的重要目标。我们必须要充分意识到必须强化档案技术发展、推进信息化建设、努力培养现代化档案管理人才，才能够以更加积极的态度推进档案信息化建设，确保我国档案事业的持续健康发展。

作者:常瑞华 单位:新疆博尔塔拉蒙古自治州精河县发展和改革委员会

【参考文献】

[1]王晓帆,刘惠,田新赞.新形势下档案管理信息化建设的创新思路探析[J].办公室业务，2016(24):79.

[2]高艳琴.档案信息化建设的特征及发展措施[J].办公室业务,2016(24):78.

第五篇:单位档案信息化建设与利用

摘要：许多单位档案室中的原始资料，还有很大一部分是以纸质档案保存的形式存在，而这部分资料绝大多数没有进行更新，包括许多实质性的荣誉与各种奖励物品，保存不方便，查阅也不方便，只能用于一般性的采用，无法做到全面的资源共享。在单位电子设备逐步到位的情况下，对原有的纸质等形式的档案资料进行电子信息化处理，由传统档案的形式逐步过渡到信息化形式，发挥单位档案的利用价值，实现最大化的社会化利用，变得越来越重要。

关键词：档案室；原始资料；信息化处理；共享资源

社会化利用每个单位的档案室都会储藏有大量的记录单位发展的档案资料，尤其是一些原始的纸质档案资料特别多，比如各种原始资料、名人资料等等，这些档案资料保存为单位的发展与名声的传播发挥很大的贡献。随着时代的发展，原始资料的传递越来越受到约束，原因是很多单位只是传统式的基础式的硬件安装，没有及时对档案的原始的资料进行现代化的信息处理与归档，致使原有保存的档案资料不能进行快速检索，快速传递，快速的资源共享，蕴藏在档案中的宝贵财富没真正的发挥出来，实现最优化的社会利用。

1单位档案进行信息化建设面临的问题

1.1单位对档案进行信息化处理的重视程度不够。许多单位的领导与档案工作者，在实际的档案管理工作过程中，对档案信息化重视程度不够，没有充分宣传，对以前和现存的档案资料只作简单的处理与归档，对档案的电子化处理没有认识到它的重要性，所以对档案的电子化处理没有一套完整的档案管理制度，对档案的电子档归档范围、要求也没有硬性的要求，致使很多宝贵的档案资料不能发挥出应有的作用，大范围、深层次的社会利用，更是无法实现。1.2单位对档案进行项级数字化设备安装资金不到位。部分单位能根据新形势下，档案信息化要求的标准，进行现代化设备的安装，投入了大量的资金，档案信息的管理也逐步到位，档案资源共享收到良好的效果。但也有许多单位对档案设备的安装不重视，没有投入相应的资金，一些基本的计算机设备，扫描设备、影像设备、大容量存储设备、网络设备、数据库设备及各种终端接收与输出设备没有安装到位，像大型数据库服务器、有线与无线路由器、图文影像扫描设备、海量存储设备及各种终端等设备没有安装完毕，致使现有的档案管理设备不能进行有效的档案信息数字化转化，广泛性的档案信息社会化利用也就无从谈起。1.3档案信息管理人员专业程度不高。部分单位的档案管理人员，不是真正的档案专业出身，有些甚至是兼职，在从事数量庞大的档案管理过程中，仍然沿用传统档案管理模式，进行低级的档案信息归档，缺少有专业职称的高层次管理人员，尤其是有深厚的档案管理基础又有先进计算机与网络管理知识的专业人才。其结果是造成档案信息利用的效率不高。

2单位档案信息网络化建设势在必行

2.1每一个单位留存的档案资料，不仅仅是一种简单的记录，而是在记录的每个单元中，都蕴藏着单位发展的重要内涵，都对单位后期的发展有着重要的作用。以前传统的档案管理模式，只能提供一些表面的单一的资料利用，比如查阅、拍照、复印等，既单一，又效率慢，不能很好的发挥档案的真正作用。而当前形势下的单位发展，日新月异，相互之间传递的档案资料也今非昔比，数量越来越多，成倍增加，而且大部分都是电子信息的传递。也就是说电子信息传递的比重占的越来越大。在这种形势下，单位档案信息化电子化建设，显得特别的重要。有了档案信息化建设，档案的检索、传递、利用更加简易方便，才能实现单位档案的充分利用，才会真正形成档案信息化的全部社会化利用。2.2单位档案信息资源的利用关键在于单位档案信息资料的扩展功能。单位的档案室资料记载着大量的单位发展信息，保存有各时段荣誉证明，是单位进行教育与对外宣传的很好的平台。假若单位的档案资料信息化处理不到位，影响单位档案信息的传播与交流，档案信息资源也不可能快速确认，单位通过档案信息对外传播的正能量也不可能得到很好的发挥，对单位后期的发展必然会产生很大的障碍。2.3单位档案信息化的建设，是每一个档案资料进行扩展的要求，包含着单位发展的全部过程与聪明智慧，对单位员工教育，单位对外的交流，单位对外发展的口碑，都发挥着重要的作用。2.4单位档案信息化的建设，对单位档案信息的快速利用，彰显单位丰富的内涵，让员工对单位快速形成一种归属感，能让员工最大限度的产生一种与单位同发展共命运的共鸣感。整齐规范、使用便捷的单位档案信息化资料，将成为单位员工创新发展的归宿地。

3做好单位档案室信息化建设

3.1强化领导，加强宣传，建立单位档案信息化管理、运行机制。每个单位指定一位分管档案信息化建设的领导具体负责，建立有效的档案信息工作机制，逐步形成完善的档案信息建设规范化制度。同时加强宣传，让单位员工深刻认识单位档案信息化建设的重要意义，并积极参入到单位档案信息化建设中来。优化培训，逐步提升档案管理人员的整体素质，最关键的是引进档案专业的专职人才，既有专业知识，又精通数字化设备的复合性人才，建立素质高，知识结构合理的专业化档案信息化建设专职队伍。把档案信息化的内容与单位员工的各种教育结合起来，发挥档案信息化的传递优势，既能让员工受到良好专业知识教育又能与各位员工互动起来，充分发挥档案信息化带来的巨大的影响。另外，档案信息化所需要的硬件投入还要加大，不仅仅是在硬件上达到标准化，还要提升软件，加大档案信息的分类，调整收集的方向，对各类用户加大分析的力度，开发更加适合的应用软件，建设一流的档案信息数据库。3.2做好档案信息化功能建设的扩展单位档案信息化建设是个系统工程，有其突出的特性。一是能够做到信息储存量大，保密性好，传递稳定。传统的档案信息，在进行数字化处理后，与原先的档案储存方式大为不同，不需要大面积的柜橱储藏，大量直观的空间要求，只是对转化后的数子信息的存贮单元有特定的要求。在生成电子档案的过程中，几乎对整个的原始档案进行了处理，生成可利用的大数据库，由硬盘存贮，甚至网络硬盘进行存贮。做到真正意义上的档案信息的上传下达，与过去老式的档案采集、归档、传输与利用相比有了根本性的变化，且传递速率比原先非电子化档案快无数倍，并让电子档案信息连续传播，连续使用，持续发挥档案的资源共享作用。在这种情况下，单位员工对档案信息的全面了解有了更直观的感受，更能做到让单位员工了解过去，了解历史，发挥出更好的教育作用。二是电子化信息档案快速传播性无与伦比。单位档案信息化电子化，在满足单位内部的交流与单位与社会的交流方面，变得更加方便，互惠互利，档案信息达到最优化的使用，这对单位与单位之间，人与单位之间，人与人之间，都变的更为顺畅。真正做到宣传教育互为一体，信息共享，最大化的体现出档案信息资源共享，使档案信息社会化使用成为实实在的服务。三是为了档案信息电子化资料的长期保存，备份完整，安装的数字化设备必须确保质量，这样才能做到储存的信息有安全性，又便于检索查阅，采用传播。也能从根本上为单位的发展，科研创新，重大科研课题的研发提供快捷全面的依据支撑。3.3细节决定成败，在档案信息化建设项目的过程中，单位档案资料往往面大量广，在信息化处理的每一个环节中，必须细化处理，从基本单元做起，不放过任何档案信息的搜集，确保档案信息的完整性。同时要做好档案信息的分层分类管理，主次结合，要实施精品工程，特别是档案生成过程中的重要事件的资料，还有其它资料的重要转化，也视为重点资料。对单位发展过程中，生成的有型图像、音像效果等电子资料，有检查性的录入，必要时请专家进行指导，有利于摘录的真实性与可操作性，让单位档案资料成为可真正实际上能操作数据库。在这个数据库中，充分利用科研人员设计的档案管理软件，规范化管理，确保数据库中单位档案信息资料的社会化使用。3.4加强档案信息网络化平台建设。档案信息网络化平台建设是档案信息化建设的关键。当前单位快速发展的同时，任何信息的传播，离开网络平台的快速传递，都是不可想象的事情，因此，每个单位都要抓住现代化发展的潮流，及时更换网络使用设备，开发新的适合本单位的档案信息利用软件，硬件与软件在网络平台和谐运行，实现档案信息传递的快捷化、有效化，最终实现单位档案信息资源共享。

总之，实现单位档案室信息化的建设，改变了过去原始的档案信息传播方式，让单位档案信息一下子变得更为透明，更好操作，宜于单位的文化全面传承，宜于单位更好理念的交流，让单位更多的人方便利用，发挥出单位精神的优势与每个人的主观能动性，让单位的精神面貌有了一个华丽的转身。在单位建成的档案信息网络平台上，正能量事情传播的会更快，更广，并为单位后期发展打下坚实科技基础、文化基础，对单位档案的自身发展与规范化建设起着重要的作用，这就是建设档案信息化平台的最根本的原因。

作者:郭娜娜 单位:潍坊市公共资源交易中心

参考文献

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001：18．

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第六篇:企业档案信息化建设思考

企业档案的建设是保证企业工作有序进行、高效运转的基础，而传统的企业档案管理方式，由于档案数据信息的多样性、复杂性、庞大性而使档案的录入、储存等都面临很大挑战，很难适应时代的高速发展和迅速变化。因此，为完善企业档案信息化建设，本文对企业档案信息化建设的研究与探讨做了一个简单的分析。

一、档案信息化发展的必要性

档案材料如果不经过严密的管理，可能会导致档案信息持有者趁虚而入，随意篡改他人信息，威胁员工，很有可能导致内部管理混乱。如果档案由各个部门保管或者掌握在个人的手中，缺乏有效的管理机制，一旦员工跳槽，就会把单位重要的信息资源带走，轻则会使管理层断裂，重则导致机关重要的机密和知识产权流失。档案是对过去发生的行为、信息进行记录和保存的一项活动，具有一定的保存和参考价值。企业的档案更为重要，记录着机密和未公开的专利技术。一旦流失，后果不堪设想。所以对单位档案进行统一的管理，尤其是加强信息化的建设，设立防火墙，这样档案的信息就不会轻易地泄露出去，可以有效的避免因信息流失而影响企业的生存与发展。

二、企业档案信息化建设存在的问题

（一）企业档案信息化认识不足。目前人们受传统因素的影响，已经习惯了人工处理档案。这种现象出现的原因是对企业档案信息化的认识不足。随着互联网的发展，各个行业和部门积极利用这一便利基础，顺应时展要求，对于效率等各方面都有很大提高，企业档案的信息化也是如此，不仅可以提高企业档案的个人工作效率、提高企业部门的整体职能效率，还有利于对企业档案信息化模式的不断探索和完善，为我国企业档案信息化的整体发展奠定基础。随着信息化这个大环境的形成，一味坚持传统思想观念是不可取的，企业部门要加强对企业档案工作者信息化知识的宣传，并传递相关积极信息，鼓励下属各企业积极开展档案信息化工作，提高对企业档案信息化建设的认识。（二）企业档案工作信息化人才较少。企业档案的信息化建设离不开信息人才的支撑，唯有人才的相互配合才能完成部门的应尽职责。同时，随着我国各项改革措施的提出和实施，企业档案工作也将面临更大挑战，只有拥有大量有实力的人才，才能保证各项工作的有序进行。企业档案信息化建设不仅需要档案专业人才还需要既懂档案工作又有计算机专业知识的信息化人才。虽然我国信息技术一直在不断飞速发展，各种高端人才数量连年增长，但这些人才基本上分布在电信、研究开发等领域，企业档案工作受其工作特点和其他因素的影响，信息化人才相对较少，不利于企业档案信息化建设的持续发展。（三）信息化设备利用率低。企业档案信息化建设已经经历了一段时间的发展，部分企业档案部门也积极引入计算机等信息化设备，以便提高档案管理工作的效率，响应国家信息化战略。但实际上，目前我国企业档案信息化设备大部分处于闲置状态、利用率偏低，只有简单的编辑、传输文件等功能被利用。各档案部门根据自己实际情况将已有设备利用起来或引入新的信息化设备是下一步促进企业档案信息化的重要工作点。

三、企业档案信息化建设对策

（一）转变传统观念，提高信息化意识。企业领导者和员工要坚定企业档案信息化的决心，实现企业档案信息化的逐渐过渡。充分认识企业档案信息化的重要性，认识到信息化对于整合资源、促进共享的重要性，各部门要将企业档案信息化作为发展战略，并提到实际日程上。这符合企业档案事业改革创新的发展方向。企业档案工作者也要积极接受信息化工作方式、认清企业档案发展的大方向，提高工作责任感、树立现代化管理理念。（二）加大人才培训和招聘力度。企业档案部门要加大对现有员工的信息化培训，聘请信息化专业人员不定期对档案工作者进行基础知识传授和实践演练，促进理论与实践的结合运用。同时利用校园招聘、社会招聘、人才引进等方式，加大专业人才的招收，吸收实施企业档案工作的新鲜血液，在完成本职工作的同时，带动其他工作者的进步，形成良好的企业档案信息化工作环境。（三）建立档案信息化建设工作组。企业档案信息化的建设是一件比较浩大的工程，要做好这项工作、保证每个环节的正确对接和顺利实施，需要建立档案信息化工作组。档案信息化工作组主要对企业档案工作进行总体布局，并制定详细发展和工作计划，同时推进和监督信息化工作的进展，直至完成。档案信息化工作是一项基础性、服务性很强的工作，但也是我国企业事业发展的重要一环，所以只有组织者和实施者共同努力，才能更好地完成。

四、总结

综上所述，企业要想促进档案信息化的发展，就必须要积极地转变传统的观念，提高自身信息化意识，认识到信息化的重要性，引进信息化人才，建立档案信息化建设小组。只有这样，才能为企业和谐发展提供更好的服务。

作者:孙丽 单位:河北省唐山市自来水公司

【参考文献】

［1］范丽君．加强企业档案信息化建设［J］．上海档案，2010(10)．

［2］陈广群，林慰平．档案管理信息化建设的思考［J］．科技广场，2010(04)．

第七篇:档案信息化建设制约因素和策略

当前，随着社会信息化的持续发展，档案管理工作已经从传统的手工方式向信息化的管理方式过渡，不但具有较高的查询效率，而且能够保护档案实体。因此，信息化的档案管理方式不断地适应现代网络社会的需求。在网络社会，对档案信息资源的需求在不断增加，而且利用方式也日益多样化，为了满足当前档案应用需求，必须做好信息网络环境下的档案管理工作。但是，当前档案信息化建设还存在一定的制约因素，为了提高档案管理工作的整体水平，需要采取相应的应对策略，以提高档案管理信息化水平。

一、档案信息化建设的主体内容

档案信息化包括档案条目（目录）的计算机管理以及档案的原文管理两方面。当前，主要是利用电子档案管理系统，对档案条目和纸质档案的扫描件（电子版）进行管理。从档案信息化建设的角度来讲，档案信息化建设的主体内容包括：档案信息化基础设施建设、档案管理的标准规范、档案信息资源的建设、档案管理应用系统建设以及管理人才队伍建设等几个方面。总的来讲，档案的信息化建设还涉及相关的体制、机制和档案信息化建设等工作，涉及这些因素的相互配合、协调等。因此，档案信息化建设是一个相对复杂而系统的工作。因此，在档案信息化建设之初，应该做好对应的分析工作，探讨其中存在的不足，分析限制档案信息化建设的制约因素，提出对应的处理策略，提高档案信息化建设的有效性与针对性，保证档案信息和建设的有效成果。

二、档案信息化建设制约因素

（一）对档案信息化建设的重要性认识不足。档案信息化建设的最终目的在于在现代网络环境下实现档案的远程服务以及资源共享，最大程度的提高档案资源的利用效率。但是，当前部分档案管理部门对档案信息化建设的重要性认识不足。而对档案信息化建设的重要性认识不足的直接结果会导致信息化建设的热情不足。使得档案管理的思维意识、知识结构相对陈旧，在日常管理过程中没有针对信息化建设开展相关的培训。而部分国企因为实施组织扁平化管理，在削减管理人员的过程中，由于没有认识到档案管理工作的重要作用，将档案机构与档案人员作为裁员的首要对象，部分单位甚至直接取消管理岗位。同时，档案管理信息化建设的成本相对较高，这主要是因为随着硬件及系统升级需要对信息系统进行较为频繁的更新换代，而相关部门不能够主动的更新知识并独立解决实际的问题，导致档案管理的信息化系统硬件不能跟上，限制了档案信息化建设的整体水平。（二）档案信息化建设标准亟待规范。不管是传统的档案管理工作还是档案的信息化建设，管理流程和管理方法的标准化都是档案管理的主要内容。尤其是在进行档案信息化建设的过程中，该工作涉及对应的信息化技术、计算机技术等的使用，使得规范化管理以及标准化的操作成为了提高信息化档案管理建设的重要途径。当前，在档案的信息化建设工作中，对档案的信息化管理建设标准还没有形成一个统一的标准与规范，甚至部分档案管理水平依然还处于电脑文字输入等水平，使得档案信息查询、共享都难以实现。尤其是在互联网技术快速发展及广泛应用的基础上，个人对于档案信息的需求在精准度、实时性等方面都提出了更高的要求。档案信息化建设过程中就必须通过合理的调整档案管理机制、方式，构建完善的网络信息服务平台与建设标准，在保证档案信息安全的基础上为用户提供更好的档案信息检索体验。（三）档案信息化建设缺乏保密性与安全性。档案信息化建设的最终目的在于实现档案资源的共享。档案资源密级的差别使得信息共享存在一定的局限性，部分档案需要一定程度上的保密。因为利用网络等技术实施档案的信息化管理，网络黑客、病毒等就有机会侵入到计算机中。加之工作人员会可能存在无意泄露的情况，而且在信息化环境下可能还会出现电磁泄漏、剩磁泄露等情况，这些因素都增加了档案信息泄露的风险。同时，由于实施了信息化管理，部分档案的泄露将变得更加容易，加之部分工作人员的工作习惯还没有因信息化建设而进行对应的调整，使得档案信息在保存过程中容易出现损坏、泄露、被篡改等情况，给档案信息的安全、保密带来了较大的挑战。

三、档案信息化建设制约情况的应对策略

（一）加强档案信息化建设的基础工作。当前存在的一个普遍问题就是档案信息化基础设施建设的物质基础较差，而这是档案信息资源开发及利用的基础，所以首先要加强档案信息化建设的基础工作，将该项工作落实到位。首先，应该做好硬件设备的配置。构建一个稳定、安全和可靠的局域网，通过优化计算机设备、扫描仪和打印机等，实现档案信息化和网络化，提高档案的利用效率，便于高效、快捷的实现文件查询、共享；其次，应该注重软件配置，必须根据单位的实际情况，选择整套完善的档案管理系统，使得档案的浏览、查询、统计、归档以及借阅等流程便于操作；再次，基层管理人员要重视档案信息化建设工作，档案管理部门领导应该从多个方面争取资金，加大硬件的投入力度，确保档案管理信息系统能够满足当前对档案信息资源的需要。（二）增强档案管理的标准化建设。档案信息化管理不是简单的电子档案集中管理，而是一项规范化、制度化、科学化、现代化的系统管理。档案信息化不但是要做好先进管理设备的配置，还包括标准化的管理方式。档案管理的标准化工作即指档案信息化管理必须符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个流程都必须严格的标准化处理，完全符合相关规范。从整个档案的收集、整理到最终的归档及存入系统中，都需要做到条理清晰、目的明确，以免档案遗漏、出错。另外，还应该结合当前以互联网应用技术为支撑的档案管理服务制度体系，形成对应的工作流程和标准，形成一个能够适应现代社会需求的档案管理标准体系。（三）做好档案信息安全管理。积极的开发并利用档案信息，并使得其能够安全的应用，应该是基于计算机网络而开展的。因此，必须建立一个完善合理的信息利用机制，通过设定对应的信息利用与共享权限，保证网络信息的安全性。同时，在档案信息化建设管理工作中，还必须做好针对档案管理人员信息安全知识的培训工作，不但要保证其具有信息化档案操作技术、管理理论，还应该确保其在管理过程中形成良好的安全习惯，为档案信息安全管理提供良好的支撑。在实施档案信息安全管理的具体工作中，应该积极的应用新型网络技术，例如基于云技术的档案信息安全管理方式，完善档案信息管理的技术体系，在确保档案信息能够为更广泛的群体提供服务的同时，保证档案信息的整体安全。另外，还应该构建好档案数据的保存、迁移、校验机制，积极应用信息处理工具，保证安全保管档案信息，使得档案信息资源能够安全、有效地得到开发、共享。

四、总结语

档案信息化建设是一项系统性的工作，在信息化改造过程中，要根据当前档案管理的实际情况，结合不同档案信息化系统的特点，详细的分析档案信息化建设存在的主要制约因素，并提出相应的对策，这对提高档案信息化建设水平具有重要作用。

作者:李秋香 单位:神东煤炭集团有限责任公司档案室

【参考文献】

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[2]韩弢.学校档案信息化建设的制约因素与应对策略[J].黑龙江档案,2016(1).

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[4]王小兰."十二五"期间国家档案资源体系发展战略之我见[J].中国档案,2011(2)．

第八篇:档案信息化建设实践浅析

随着社会信息化的不断发展，信息化这个概念不断向社会各个领域和阶层延伸，档案信息化就是信息化发展在档案领域的具体体现，也是现阶段档案事业发展的战略目标。什么是档案信息化？如何建设信息化档案资源，如何解决在建设过程中出现的问题。本文将以笔者单位的档案信息化建设实践来谈谈对档案信息化的看法。

一、档案信息化初探

(一)档案信息化的概念

档案信息化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等信息技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和在其他存储介质中保存的电子档案系统地组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息化建设的目的是建立一个依托于高端科技手段、具有有序结构的信息大集合。在传统的档案管理中，我们整理、归档、管理以及利用的对象是以某种介质存在的实体文件或档案案卷；而在档案信息化建设后，档案管理人员管理的对象将由过去的实体文件或者档案案卷转变为非实体的信息。特别是随着大数据时代的到来，档案数据和信息的不断重组、融合，将成为未来档案利用的核心任务。

(二)档案信息化建设的必要性

1.档案信息化建设满足社会发展的需要21世纪是信息化的时代，档案信息化是社会发展的大方向，只有加强档案信息化，实现档案信息的资源共享，才能更好地为社会服务。近年来，档案载体出现了翻天覆地的变化，磁带、磁盘、光盘等载体以惊人的速度在发展。以纸质档案管理为主要内容、封闭的传统档案管理模式已经不能适应时展的现实需要，迫切需要实现档案从信息采集到保管、利用的职能转变，打破信息壁垒，实现档案信息资源的合理配置和科学管理。2.档案信息化建设是加强档案管理的需要传统的档案管理中，对于档案的调阅、利用常常需要翻阅档案原件，久而久之会对档案原件造成磨损，甚至丢失，而实行档案信息化后，在查阅、利用档案时就可以大大减少对原始档案的破坏。同时，随着计算机信息技术的飞速发展，对于污损、缺失的照片档案还可以进行科学的修复。档案数字化有利于保护档案原件，保存有效的档案信息资源，对于档案管理具有积极意义。3.档案信息化建设是档案管理提升服务水平的需要实行档案信息化，档案利用者就可以通过计算机、网络等渠道，轻松获取自己需要的档案信息。彻底摆脱了以往档案查询受到的时间、地域的限制，满足了利用者对档案多元化及高效率的需求，为利用者提供了更为广阔的档案利用空间，可实现档案资源利用效益的最大化。

(三)档案信息化建设的内容

档案信息化建设是一项内容丰富的系统性工程，它包含基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设等内容。而这几个方面的发展速度和质量，同样影响和制约着档案信息化建设的成效。1.基础设施建设基础设施是档案信息化建设的物质条件，主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。核心是档案信息网络系统，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。档案数字化设备是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是资源开发利用和信息技术应用的基础。2.信息资源建设档案信息资源开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。没有内容丰富、结构合理和数量充足的档案信息资源，就很难达到理想的档案信息化建设。在日常工作中根据档案的性质和重要性，按轻重缓急的顺序对现有档案进行数字化加工，统一标准，保证档案信息基础数据的准确性，以及档案数据在传输和使用、开发过程中的准确性，才能把各项基础工作做到严、细、实。3.应用系统建设应用系统建设是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。主要包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量。准确应用档案资源，关系着档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息化建设的效益。4.标准规范建设标准化、规范化建设，是档案信息化建设的重要基础之一。标准规范建设，是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输、管理和使用等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程，逐步形成我国档案信息化的标准规范体系。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通具有十分重大的意义。因此要真抓实干，有计划、分步骤、扎扎实实地抓落实，做好档案的标准化和规划化工作，为档案信息化建设打下坚实的基础。5.人才队伍建设人才队伍是档案信息化的成功之本，对其他各个要素的发展速度和质量起着决定性的作用。随着信息化建设的逐步深入发展，档案信息化管理水平高低、服务质量如何，绝不是取决于档案管理人员数量上的多少，而是取决于档案管理人员的整体素质，这就对档案工作人员的素质和能力提出了更高的要求，即必须具备良好的政治素质和档案专业素质，还要具备信息化、现代化的相关知识技能，掌握先进的工作方法，只有这样才能适应本职工作的需要。因此，加强档案人才队伍建设，不断提高工作人员的综合素质，对档案信息化建设至关重要。

二、档案信息化建设实践中的问题

(一)档案信息化建设中的问题综述

1.缺乏对信息化建设真正的认识和重视在许多单位，档案部门一直处于较边缘化的位置。单位领导没有意识到档案对于单位发展的重要性，对于档案信息化发展抱着可有可无的态度，档案信息化建设的投资往往无法落到实处。同时，一些档案工作人员故步自封，没有看到高速发展的信息化社会的迫切需要，不愿意接触和学习新的档案管理和信息化技术，也导致部分单位档案信息化工作无法又好又快地发展。2.信息化建设中软硬件设施的投资和选择问题主要问题是软硬件设施的投入不足。正如之前所说，档案信息化建设是一项大工程，它必然要耗费一定的人力物力财力，许多单位由于对档案信息化建设缺乏重视，往往选择少投入或不投入资金进行硬件设备的更新或软件的购买，甚至有单位将档案信息化理解为简单的数字化或电子化，仅依托一般的办公软件进行档案数据的收集和整理工作；又或者轻率地将档案信息化建设交托于外包单位，选择了不适应本单位实际的档案管理和利用软硬件或应用平台。3.信息化资源的开发和利用问题档案信息化资源的开发与利用问题是档案信息化建设的重点和难点。人们关注较多的问题有以下几点：开发阶段或者数字化阶段数据的异构导致数据信息收集模式的多样性以及数据分散给信息收集工作增加难度；由于技术或其他原因，电子签名未得到认证和应用，很多单位信息收集还实行纸质与电子“双套制”，加大了数据信息收集和信息利用工作的难度；在信息化利用阶段，收集的数据信息资源可能由于保障信息安全而无法实现全网络化，这就需要资源协调机构能协调各机构和部门的利用请求，减少或打破机构与部门间的信息壁垒。此外，数据信息资源平台的后期维护、更新的时效性同样也是目前档案信息化建设关注的重点。4.新型档案管理队伍的培养档案信息化建设要求具有良好职业道德、较高政治觉悟、较强的思维创新能力以及档案信息安全保障意识，精通计算机网络技术及安全的综合性的档案工作人员与之相匹配。但从目前状况看，我国信息产业的发展与人才需求是不平衡的。不平衡的因素主要有：(1)档案从业者的信息化素养总体偏低，技术型人才严重缺乏，创新能力和接受新技术能力不高；(2)“中间型”人才(既懂管理又懂技术的人才)缺失；(3)人才引入和激励政策有待完善。单纯的IT人才不等于信息化人才，在信息化建设中战略性预测人才最重要，具体的落实与推进中“通才”必不可少，同时缺少真正懂行的决策者。5.标准化、规范化制度建设问题正如上文所述，档案信息化建设中“标准化、规范化”的建设是对规则的制定，由于整个档案管理模式发生了巨大变化，规则必然也会发生变革。如：纸质与电子双套制如何确保收集文件与信息一致；电子文件单轨制电子签名的认证与查阅等问题都需要制度和标准进行严格规范。如果标准化、规范化制度建设滞后，同样将对档案信息化建设产生重大影响和制约。6.信息安全保障问题影响档案信息安全的原因不仅包括主观原因，还包括客观原因。其中，主观原因主要是有些档案管理部门缺乏安全意识，没有建立一套完善的档案信息安全管理体系，进而对档案信息的管理与检查存在疏漏；客观原因主要是技术层面，木马病毒以及电脑黑客的存在都对档案信息安全产生巨大威胁。因此在档案信息化建设过程中一定要提高安全防范意识。

(二)反思我单位档案信息化建设的具体问题

我单位将档案信息化建设列入“十二五”计划中，经过前期的调研和考察，于2015年进行了信息化管理系统的初步安装和试运行。在推进我单位档案信息化的过程中，同样出现了许多的问题和难点，这些问题有些与上述问题具有一致性，有些具有我单位实践的独特性，这也引发了笔者对档案信息化建设的反思。1.调研工作问题档案信息化建设是一项巨大的工程，这项工程具有从里至外的变革性。要完成好这项工程，做好充分调研工作是必不可少的。我单位在调研工作中对档案信息化建设内容缺乏全盘考虑，对建设前、建设中、建设后的档案管理模式和规范标准制度等问题有所疏忽。2.数字化进程滞后问题纸质档案数字化、电子化是档案信息化发展的基础。由于数据异构性和分散等原因，老旧文件的数字化和电子化进程一直滞后。比如，老旧图纸扫描的效果不佳，或者图幅巨大，无法进行扫描，或者因为扫描操作而造成原图纸的损坏或丢失。由于这些原因导致原纸质文件的数字化进程较慢，也使得档案信息资源在信息收集上存在缺漏。3.标准化、规范化建设滞后问题在档案管理中标准化、规范化建设一直是强调的重点。在档案信息化建设过程中，这一点同样需要被重视，否则就容易造成档案资源开发和利用的混乱。我单位正处于信息化建设的初期阶段，信息收集实行的是纸质与电子版本双套制，由于标准化、规范化进程的滞后，导致前期收集的档案信息文档形式和电子签署上出现问题。4.档案信息资源应用平台推广问题2015年8月我单位开始数字化档案信息管理系统的试运行。从推广伊始至今，有一个问题一直存在，即信息利用者对于新的档案管理系统存在排斥情绪。由于新的档案管理系统的新功能较老系统调整的幅度较大，导致一些操作步骤增多，给利用者的感觉往往是不如老系统方便。在推广前期，收到的投诉和抱怨比较多，这使档案信息化建设推广工作受到一定阻力。

三、解决问题的措施

针对档案信息化建设实践中出现的普遍及特殊问题，笔者认为档案信息化建设要做到以下几点：(一)加强档案信息化宣传，重视档案信息化建设档案部门在大多数单位中属于边缘机构，但随着信息技术的不断发展，信息的重要性尤为凸显。档案部门作为信息的集中地之一，要趁着档案信息化发展之风，加大档案信息化的宣传力度，让单位领导能重视档案信息化建设，认识档案信息化建设的全面内容，让职工了解信息化建设带来的便利，这将有助于档案信息化建设的进一步推进。(二)全面开展档案信息化建设就信息化建设实践中具体产生的这些问题而言，笔者认为最主要的原因是档案信息化建设各方面发展的不均衡导致的。档案信息化建设的内容是由多个方面组成的，基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设这几个方面如果有一个方面发展滞后，都将制约档案信息化建设的发展，所以，档案信息化建设实践过程中必须时刻注意要“不偏不倚，全面发展”。(三)用发展的眼光和创新的意识积极打造创新型档案管理队伍档案信息化建设是档案系统一次巨大的变革。最大的改变是档案的形态将由传承几千年的纸质转变为电子形式，档案也由原来的文件转变为各种信息的集成。特别是随着大数据时代的到来，各种信息的集成和融合将产生新的信息，未来档案信息的增长必将是巨大而快速的。为了适应信息时代的发展，档案工作者必须要有新的姿态，新型档案管理队伍必须要用发展的眼光和创新的意识，积极主动学习必要的档案专业知识，掌握必要的信息技术，才能在未来提供更好的服务。

四、未来档案信息化建设的发展趋势

面对档案信息化建设进程的不断加速，档案馆藏模式会呈现实物档案与信息化数据档案的混合并存。文本传递服务与网络服务和卷宗管理与知识管理有机融合，档案工作人员由档案管理员向信息向导转变。可以预见，未来的数字档案馆时代，全球档案资源会联结成一个巨大的档案信息网络，形成一个巨大的信息空间。档案信息在这个网络上被传输、检索、利用和加工。

作者:高智洁 单位:中国船舶重工集团公司第七〇九研究所

参考文献：

[1]王丹.浅谈档案信息化建设的主要内容[J].兰台内外，2015(5)

[2]宋徉.档案信息化建设的研究综述[J].活力，2015(3)

[3]马娟.加强技术档案信息化建设提高档案的规范化管理水平[J].金川科技，2016(2)

[4]陈慧.档案信息化管理的相关问题和实施原则[A].内蒙古电大学刊，2016年第一期(总第155期)

第九篇:档案信息化建设与管理论述

摘要：档案的信息化建设主要是通过加强档案管理来实现，通过强化档案管理技术来进行的。档案信息化的档案管理方式不仅提高了档案信息本身的价值，还使得这些信息可以为社会人员所使用，为整个社会提供了方便，使得档案信息的整合工作更加具有意义。本文笔者对档案信息化建设与档案管理进行了分析探讨，希望对相关从业人员具有借鉴意义。

关键词：档案信息化建设管理

一、引言

对档案管理事业来说，通过信息化建设不仅能够进一步提升档案管理工作的质量与效率，同时能够与其他工作进行信息化对接，对事业单位的发展具有重要的促进作用。然而，我国事业单位档案管理通过多年的信息化建设，在取得成绩的同时，仍然存在一些不足，如何解决这些不足就成为各个事业单位急需解决的重要课题。

二、档案信息化建设的内容

档案信息化建设主要有以下两个方面的内容。即狭义上的档案信息化与广义上的档案信息化，狭义上的档案信息化就是单纯的档案内容的信息化，广义上的档案信息化指的是档案的内容与政治经济文化等领域的信息相融合。在信息化逐渐成为主流的背景下，档案信息化使得档案中的信息不在是密不可见，这些信息逐渐的随着信息化的加剧而流入到社会的交流中，通过社会进行有效的传播，逐渐的各类的信息在交流的过程中相互融合吸收，最后变为对社会有益的信息。档案信息化建设就是通过最新的信息技术手段完善档案信息，使档案的信息更加完善全面，更好的为社会服务提供信息资源，与此同时更好的促进了信息资源之间的相互融合，使狭义上的信息化不断的再向广义上的信息化转变。信息化建设可以加快信息之间的联系，使他们更好的融合利用，提高信息本身的利用价值，使档案信息化的建设更全面具体，更好的为社会服务。

三、档案信息化建设中存在的问题

1.档案数据的异构性。档案信息中心在日常的档案管理工作中的主要任务就是接受各个部门单位送来的相关电子信息，对这些收到的信息进行处理、根据不同的内容分门别类，最后放入相应的档案中。由于各个单位、部门的人员配置和工作职责各不相同，所以档案的管理部门要正确认识到这些数据之间的特殊性和他们之间的联系以及他们之间的复杂结构，如果对于这些认识不够，那么就会在工作上遇到很大的麻烦，这就要求档案数据中心的工作人员在日常的工作中要认真、细心并且有足够的耐心。2.档案高度分散。在档案数据的归纳整合过程中，存在着很多复杂的细化的甚至是重复的信息。大到巨额的科研经费支出，小到各种日常的财务报销。这还只是财务方面信息，除此之外的人事部门，管理部门，行政部门，各种信息科目更多，而且其中一些部门的信息重复导致档案数据中心的工作人员根本没有办法对这些信息进行完全进行分类归档，更不要说从中筛选出一些对社会有价值、可以加以利用的有效信息了。3.档案管理经验不足。近年来，对于旧的档案管理方法还没有完全消化，就要面对新的档案管理方法，对档案管理经验的不足就明显的体现出来了。很多档案信息因为在旧的档案管理方法下没有得到有效的保存和分类，已经无法具体整合出来，而随着新的档案管理制度的到来，在分公司的档案信息中便存在了一定的断层，如果日后出现了什么问题，那么将会变成无档可查的尴尬局面，所以说档案信息化下档案管理实际上是一个很系统的工作模式，最终的目的还是将有效信息及时分类整理，联系社会上的相关信息，通过彼此的融合产生出的有益信息，就可以为社会的建设和发展提供有用的信息资源。

四、档案管理的建议

1.提高档案管理人员的服务意识。要想建立一个健全的、完善的的档案管理系统，首先要有一个良好的管理理念作支撑。科学技术发展的很快，档案管理的水平较之过去也有了很大的进步。这就要求档案的管理人员必须从自身出发提高自身的服务意识。档案信息化建设的最终目的就是要将档案信息整理后形成可以为社会服务的信息，所以，从事档案管理的人员必须要充分的认识到自己的服务对象是整个社会。在施行档案信息化建设的过程中，我们必须转变传统的管理模式，改变旧的思想和管理原则，要将信息档案最大程度的公开化，否则档案就失去了它本身应有的意义，变成了没有任何用处的废纸、垃圾。档案的管理人员要时时刻刻牢记为服务于社会的原则，用这个原则作为指导，不断的提高自身的专业知识水平和职业技能水平，对自身的价值做一个重新的定位，即从一个档案信息的保管员变为一个为社会有效信息的员，使整个社会受益。2.提高档案信息化的技术水平与管理水平。在分公司的档案信息化的建设过程中档案管理中心要准备好全套的硬件设施并且吸收引进先进的信息化科学技术手段，根据分公司的自身情况找到一套适合的管理软件，也可以通过科研手段开发出一套适合分公司的管理软件，建立起一套完整的档案管理系统，这样才能使分公司的档案信息化进程加快，更好的响应国家政策的号召，为社会提供服务。在档案的归纳整合过程中一定要采用统一录入，严格筛选，否则就会降低工作效率使本来就繁琐的工作变得更加繁忙。档案信息化建设要求的资源共享并不是要求资源完全化的公开，在资源共享的同时要注意设立信息资源的查阅权限，对于一些机密类的文件要严格控制阅读者的身份和范围，只有这样做，才能使得档案管理系统更加的完善。3.统一制定档案信息化规范标准。标准规范与规章制度不仅是档案信息化建设的重要基础，同时也是档案管理信息化建设的制度保证，只有建立在统一的标准与规范约束条件下，档案管理信息化建设的作用才能够得到最大程度的体现。对事业单位来说，在进行档案信息管理系统设计的进程中，应当充分考虑档案管理系统的高效性、兼容性以及实用性，同时要针对技术标准、技术参数等实施标准化设置，例如制定数据的接口标准、安全标注及非同一类型之间的数据转化标准等各个方面，通过针对整个档案管理系统进行标准化建设，能够进一步提升工作效率，减少管理工作中失误的现象。4.有效整合档案信息化建设与电子政务建设。档案信息资源作为电子政务建设当中不可或缺的公共信息资源，要想进一步保障档案信息化建设的成效，应当有效整合档案信息化建设与电子政务建设。这就需要将档案信息化建设纳入政府电子政务建设的层面去进行规划，使得档案信息化建设、信息资源开发能够与电子政务进行有效的整合。对档案部门来说，应当主动加强与电子政务建设机构的交流，统一协调信息化建设，主动争取把档案信息管理归纳到电子政务建设当中，依托我国电子政务内网建设，构建部门网，建立档案管理主页，积极档案政务相关的信息资料。除此之外，档案管理机构应当加大网站方面的建设，在互联网中主动实施现行文件服务中心查询与馆藏档案目录检索方面的服务，以便于相关资料的共建共享。

五、结语

档案管理信息化建设是一项系统、繁杂的工程，其不仅关系到档案管理工作的质量与效率，并且还关系到事业单位未来的发展。这就需要各个事业单位高度重视档案管理工作，正视当前档案管理信息化建设存在的不足，针对这些不足制定针对性的解决措施，通过加大各项基础设施的建设力度、统一制定档案信息化规范标准以及有效整合档案信息化建设与电子政务建设，全面促进档案管理信息化建设的有序进行。

作者:夏旭 单位:国网重庆市电力公司潼南区供电分公司

参考文献：

[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].网络化•电子化•数字化,2014,(23).

[2]宋英梅.谈档案信息化建设与档案管理[J].科技创新与应用,2012,(30).

第十篇:档案信息化建设管理论文

一、档案信息化建设——档案工作规范化管理的必要条件

在社会的进步与发展中，经济文化建设以及各种科技的发展，促使现阶段的档案管理工作模式发生改变，使其处于一个全新的过程中。各种电子文件、签名以及相关档案的出现对传统的档案工作带来了直接的影响，对此在实践中要不断地促进档案工作的规范化；同时，显而易见的是，档案管理的主要工作内容也逐渐趋于网络化，这也就使得档案工作内容的变化，逐渐呈现信息化的发展趋势。在实践中如果没有对档案信息进行系统的管理，就无法实现档案管理工作的规范性，因此要想在现阶段提升其系统化管理水平，就要通过电子档案模式开展，进行全面的管理。在实践中，根据相关规定对于其具体的内容进行规范，在狭义的角度来说，就是对其进行信息化的管理。

二、信息化建设——推动档案工作规范化管理的有效措施

要想在实践中充分的凸显信息化建设的重要意义与内容，就要对其自身的职能与功能进行深入的挖掘与发挥，明确信息化建设就是现阶段推动档案工作整体规范化的有效模式与手段，对此在实践中，要基于以下几点开展：（一）具有信息管理以及规范化管理理念，促进二者共同发展。档案信息化管理工作较为辅助，是一项系统的工程模式，在实践中其相关档案的具体项目检索、档案的整理与归档，档案的项目编号以及统计台账等相关内容都具有一定的信息化特征，对此要想有效地做好相关项目的管理，就要提升对档案的管理，明确其重点。（二）基于实际的规范化管理需求进行相关档案信息的设备配置。在实践中要想真正地做好相关档案的规范化管理工作，就要保障其硬件设施的配置齐全，对此在实践中，要提升对档案管理中相关软件的利用，提升其检索、浏览以及统计等相关功能；同时还要加强对相关基础设施的基础建设，保障其与实际的环境需求相契合。（三）提高工作人员素质能力以及工作水平，促进其规范化管理有效开展。首先，要对相关档案工作人员的政治素质能力进行系统的考量，要保障档案管理人员具有一定的政治素养，具有一定的保密意识，在工作过程中要讲原则、守纪律，自觉践行相关档案工作制度，进而为提升档案信息化建设与规范化发展奠定基础。其次，档案工作人员在工作过程中要具备一定的专业性，档案工作在要求工作人员自身的素质能力基础之上，对于工作人员的业务技能也较为重视。档案工作在开展中具有一定的技术性，在相关档案的收集与整理、鉴定与保管、统计与检索以及编研等相关环节中都具有一定的科学性，要保障其整体的信息化，继而对其规范化管理，对此要提高相关档案工作人员自身的素质能力。（四）全面促进档案资源信息化发展。首先，要提升对档案信息目录数据建设的重视，在实践中要保障相关卷宗目标信息的精准性与全面性，进而在相关信息档案的文件目录、分类目录、专题目录等进行信息化管理，基于实际的状况进行规范化的管理，通过相关目录数据库的构建，有效地实现档案资源的全面构筑。其次，促进文档一体化发展与建设。在信息时代，各种网络技术的发展以及普及，推动了文书档案管理以及文秘工作的一体化发展趋势，在整个“文档一体化”的发展过程中，要充分的融合计算机信息管理系统，对二者进行深入的融合，要把相关公文资料的形成、处理以及归档等流程统一起来，通过系统的跟踪，形成统一的文书档案资料，进而保障相关文书档案资料的标准化、规范化以及一体化发展，这是今后工作的发展趋势。最后，就是提升相关信息档案的录音、录像、照片等资料的处理能力，全面的提升媒体数据库建设的质量与效果，通过各种多媒体技术手段模式对档案进行归档处理，实现数字化的工作模式，进而形成系统的档案数据库，提升档案资源的整体内容丰富性。

三、结束语

加强现阶段的档案管理工作信息化与规范化发展，可以有效地提高档案管理工作的整体工作效能，彰显司法公正，为维护人们的合法权益有着积极的推动作用。对此在实践中，要通过各种科学的方式与手段，不断地强化现阶段的档案管理工作档案管理的模式与方式，通过提升其整体信息化发展，促进其规范化管理，全面提高对档案管理工作的重视，为我国社会的稳定与发展奠定基础。

作者:张玉强 于清溪 杨鹏 单位:1.国家海洋局北海分局 2.国家海洋局北海信息中心

【参考文献】

[1]宁雪芹.浅谈档案信息化建设对档案工作规范化管理的促进作用[J].商,2016(33):123.

[2]刘鹏程.以信息化建设推动档案工作规范化管理[J].兰台内外,2015(03):47.