救灾捐赠档案信息化管理探讨

救灾捐赠工作是民政管理中的基础工作，与群众的利益有着非常重要的关系，随着社会的不断发展和进步，救灾捐赠工作档案的来源也变得多种多样，这样就在很大程度上增加了档案管理的难度，而档案信息化管理则可以在很大程度上解决这种问题。

一、救灾捐赠档案信息化管理中存在的问题

（一）区域发展失调

目前，虽然各级救灾捐赠机构都使用了信息技术来对档案进行管理，但是由于这些机构都属于非营利机构，所以在设备配置方面都比较落后，很多地区的计算机配置都过低，而且与档案管理相关软件很多都没有配齐，或者是版本过于落后，这些情况都在很大程度上会影响到档案管理工作的效果与质量。另外，救灾捐赠机构也有大小之分，大的机构因为在社会上有知名度，所以得到的社会支持比较多，这样进行档案信息化管理也就比较顺利，而像居委会层面上的救灾捐赠机构，很多条件都比较差，甚至有的地方还是人工进行档案整理。

（二）工作人员整体素质不高

由于救灾捐赠工作站属于非营利的机构，所以档案管理岗位的薪酬相对比较低，福利补贴也非常少，这就造成很多档案管理人员大部分都是兼职人员，对档案管理知识以及信息技术的掌握能力比较差，导致档案信息化管理工作在很大程度上会受到限制，不仅在工作中经常会出现各种疏忽，而且还不能高效地完成任务；另外，救灾捐赠工作站在人员素质培训方面做得比较欠缺，并未根据救灾捐赠工作的性质和工作需求开展相应的指导和培训工作，使得工作人员不能够及时接触到最新的档案信息化管理技术，从而影响了整项工作的效果。

（三）配套设备不健全

由于我国救灾捐赠机构进行档案信息化建设的时间比较短，在进行档案信息化管理之前，所有的档案都是纸质形式，要想真正实现机构档案信息化管理，就必须将这些纸质档案进行数字化处理转化为电子档案，这项工作不仅工作量大，而且程序复杂，需要进行协调的环节非常多，不仅需要有充足的人力资源，还需要有健全的配套设备，但是从目前的实践工作来看，与档案信息化管理相关的配套设备非常不健全，不仅在速度上比较慢，而且功效很低，远远不能满足将纸质档案在短期内转化为电子档案的需求，这在很大程度上会影响到档案信息化管理的效果。

二、加强救灾捐赠工作档案信息化管理的对策

（一）要在思想上加强档案信息化管理意识

首先，各级领导要重视救灾捐赠工作中的档案信息化管理。各级民政部门的领导要及时了解下级救灾捐赠机构的工作情况，并及时将了解的情况向上级汇报，为各级救灾捐赠机构征得上级的重视和财政上的支持，为各级机构配置先进的技术设备，并给予相应的技术指导，从而改变区域不平衡的现状。其次，各级救灾捐赠机构中的人员在思想上要具有一定的档案信息化管理意识，机构积极组织相关的技术培训来不断提升工作人员的整体素质，而工作人员也需要在档案信息化工作中秉承认真、负责的工作精神，认真进行档案信息化管理的学习和应用。

（二）在技术上要保证档案信息化管理的安全

首先，救灾捐赠机构中的人员要具有一定的道德素养，做到不为个人利益将机构档案资料外泄；其次，机构在内部要铺设能够进行物理隔离的内外局域网，内网的作用主要是将国内的档案信息与国外互联网进行隔离，保证救灾捐赠信息不泄露给外国；而外网则主要实现不同级别机构之间的纵向联系，共享资料。为了保证档案信息的安全，内外局域网不能够交叉使用。（三）工作人员要不断提升业务水平首先，救灾捐赠工作由于物资来源多，业务量巨大而且处理起来非常繁琐，所以各级机构工作人员要在工作中不断提升业务水平，及时将档案进行接收、录入、处理以及存储等，并且还需要加强机构工作人员的业务培训，不断提升在工作实践中的应用能力；其次，工作人员在工作过程中还需要注意及时对重要档案文件进行备份，防止信息丢失，并且进一步创新服务手段，充分发挥档案信息化管理在救灾捐赠工作中的作用；最后，救灾捐赠机构要积极引入具有专业档案信息管理能力的人才来进行就职，这样才能够保证档案信息化管理过程能够顺利开展。

三、结论

为了真正提高救灾捐赠工作档案管理的工作效率和质量，需要树立正确的信息化管理理念，通过档案信息化实现救灾捐赠工作的系统化、一体化。不但需要相关的工作人员提高专业水平和能力，更需要引进先进的信息化管理设备，为救助捐赠工作提供便利条件，推动救灾捐赠工作档案信息化管理的实现。

作者:于茜 单位:齐齐哈尔市救灾捐赠接收工作站

参考文献：

[1]夏维,邹玉娜,闫立金.事业单位档案信息化管理研究[J].中外企业家,2016(21).

[2]邹铁民.现代档案信息化管理中存在的问题及解决措施[J].企业改革与管理,2016(16).