企业档案信息化建设下的对策研究

摘要：企业档案信息化建设，也是企业建设工作中的重要工作；有利于企业的档案管理。如今的社会是个网络的时代，科学技术的发展使得企业档案信息化建设也走向了科技的前沿。本文主要通过当前企业档案信息化建设的现状来分析，进一步提出在网络环境下企业档案信息化建设对策。

关键词：网络环境；企业档案；信息化建设

越来越多的企业在档案信息管理中运用互联网技术，尤其是在企业办公自动化的普及的今天。企业档案管理也有着它特有的系统，它是组成企业管理系统的一部分，让企业档案进入了一个新的平台，也使得企业档案信息化建设能够更好的融入网络环境中。

1、企业档案信息化建设的现状

由于企业档案信息化建设中运用了互联网，这就使得企业档案管理制度也会发生相应的改变，我国相关政府已经颁布了《电子文件归档及电子档案管理规范》。这就让我国在对企业档案进行管理的时候有据可循[1]。但是企业的档案管理人员还是没有认识到其实企业档案管理对于企业提高经济利润是有很大的帮助的，企业档案管理可以提高企业的工作效率，尤其是在网络的时代。同时大部分的企业档案管理的相关配套设施还不够齐全，手工操作还是会运用在企业档案的日常管理中。但是如今人们都意识到了信息化的时代，陈旧的手工操作已经不能够满足企业档案信息化的建设。

2、完善企业档案的信息化建设在网络环境的具体设施

对于企业档案信息化建设人们已经知道它的问题所在，对于企业档案信息化的建设就更加的有方向，本文主要从以下方面来对企业档案的信息化建设在网络环境下完善。

2.1加强档案管理，使企业档案管理系统达到信息化的要求

强化企业档案管理的力度，使得企业档案管理系统在网络的环境中实现信息化。这就要求企业在档案管理活动中需要运用先进的多媒体技术，对企业档案管理系统不断升级，使数据库的信息能够有效的更新，这样企业档案管理的有效就可以得到最基本的保障。进一步建立健全对企业档案管理工作的统一规划和集中处理。使得企业的档案资源不会过分聚集某个点上，让档案管理活动更加具有实际的作用力。具有技术含量的电子档案管理系统可以让企业的运行更加畅通无阻，电子档案管理系统可以使得档案管理实现全面自动化，这也就可以减少人员在档案管理活动中[2]。以及能够对档案信息起到有效的保护；传统档案信息都是借助纸张来进行记载，但是书面材料的保管工作是很麻烦，而且对档案信息的存放都要耗费大量的空间，在一定会增加企业的支出。电子档案系统在查阅时是非常简单方便的，而且不会占用企业很大的空间，这就节约了企业的资源。

2.2建立健全档案信息化建设的管理制度

规范合理的管理制度可以让档案信息化的建设能够整齐有序的进行。对于档案管理的日常活动都应该有着明确的规定。尽量不要疏忽任何工序，例如在移交，必须双方都在场，同时还应有证人，同时在移交时必须把所有移交的事项全都记载下来，双方各执一份，证人和双方都应该在移交证明书上签字。管理制度的制定可以增强企业档案的管理人员的责任意识，让企业档案管理人员意识到企业档案对企业运作的重要性，这样管理人员在日常的管理中也不会那么怠慢。在工作中能够一丝不苟，因为档案的管理制度已经完善，对档案管理人员的制度也会相应的提出，无论是在档案管理制度还是档案管理人员的制度上都有着明文规定，使得档案管理活动可以有条不紊的展开。在档案信息化建设的全工作的进程中都是有法可依的。

2.3培养专门的企业档案信息化建设管理人才

实现档案信息化管理不仅需要完善的制度作保障，同时还需要培养一定的高素质人才来实施，需要具有信息化意识以及了解信息化知识掌握信息化技能的人员参与到其中，让企业的档案管理尽早实现全面信息化[3]。传统的手工惭怍不能够满足网络环境下企业档案管理的信息化建设。这就要求应该开发研究出新的先进技术在企业档案管理活动中。企业档案管理活动中可以运用计算机等多媒体技术来对档案进行更好的管理。现代化的科学技术下使得企业档案管理实现真正的无纸化和信息化。当管理人员在对企业档案进行管理时应该尽可能考虑当用户在查阅企业档案操作简单。这样可以提高人们的工作效率，当今社会还没有培养出高素质的档案管理人员。档案管理人员还是都传统的档案管理影响较大。在传统档案管理活动中，人们主张的是上门服务，这就没有发挥现在科技的新技术，互联网的普及是的上门服务可以被远程服务取代。这样不但使得服务水平和服务质量和时代共同发展，同时节约了彼此的时间。

2.4企业领导也应该重视企业档案信息化建设的工作

现阶段我国档案管理工作还出于比较落后的阶段，有一部原因是因为企业的领导人忽视的结果。在大多数企业中，都注重的是企业的盈利能力，而忽略企业档案管理建设工作，企业所有的工作都是围绕实现利润最大化而展开的。但是众多专家学者已经研究表明了企业的档案管理对企业的运作也有很大的作用[4]。企业的档案可以记录企业历年的经营发展状况，让企业在未来的经营可以从中获取经验。所以企业领导应该大力支持企业档案信息化的建设工作，并对企业档案信息化建设工作可以提出相应的规划和意见。这可以使得企业档案信息化建设顺利展开。

为了与国家政策相适应，企业档案信息化建设也是企业档案发展的必然趋势，在这个网络的时代中，企业应该不断创新和改善企业档案信息化建设的方法，使得企业档案能在网络这个大环境中给企业的经营创造出更多的价值。使得企业档案信息化建设工作顺利展开。

作者:黄波 单位:深圳市燃气集团股份有限公司

参考文献:

[1]李明明.基于网络环境下企业档案信息化建设的对策[J].今日科苑,2011,14:179.

[2]李明明.基于网络环境下企业档案信息化建设的对策[J].商业经济,2011,12:72-73.

[3]曲梅,索晓锐.浅谈网络环境下企业档案的信息化建设[J].黑龙江史志,2010,13:64.

[4]薛松.网络环境视野下的企业档案信息化建设新思考[J].办公室业务,2014,01:165.