医疗档案信息化建设胀库现象的透视及策略

随着我国档案信息化建设的不断推进，各类档案数据库不断建立、内容日益完善，特别是医疗档案的信息化建设。但是在医疗档案信息化发展过程中，出现了“胀库”的问题，所谓的胀库，是指无法向数据库存储有效信息，即因库房容量有限导致新增加的档案无法正常地存储到库房中。对于这种问题的出现，医疗档案管理相关人员必须及时认真分析“胀库”问题出现的原因，并采取有效的措施做好应对，以促进医疗档案信息化建设的进一步发展。

一、医疗档案数据“胀库”的现象“透视”

（一）影响新增信息数据的添加。数据管理人员无法将新增加数据加入到数据库系统中，这种情况下，医疗档案管理人员不能利用计算机正常开展工作，新增数据无法在微机系统中正常显示，当出现这种情况时，我们称之为“显性的胀库”，与我们日常生活中的仓库物品放置已满现象极为相似。

（二）影响信息数据的检索查询。在“胀库”作用下，当数据管理人员或使用者在利用数据库管理系统检索查询相关信息时，实际查询结果与存储显示信息不一致，当这种错误的数据被采用时，往往会对档案工作的正常开展产生不利影响。但这种现象不易被人察觉和发现，我们称之为“隐性的胀库”，这比“显性胀库”造成的后果更加严重。

（三）影响信息数据的统计分析。当医疗档案管理人员或其他工作人员在利用数据管理系统对数据信息进行统计分析时，客观真实结果与利用数据库保存的数据分析统计得到的结果不一致，但医疗档案管理人员在操作时并不知道这些数据的非真实性，这是一种“隐性的胀库”现象。

二、医疗档案数据库“胀库”的“病原”表现

（一）存储录入系统功能设计不足。医疗档案数据的存储录入主要是以二维数据表格的形式存储的。如果程序开发人员在设计过程中对未来系统中存储容量和数量预计不足，同时，受早期系统配置低、科技不发达等条件限制，开发人员在设计过程中确定存储数据结构表格时，如果将字段设计得较窄，导致信息存储录入到一定量时无法再录入新的数据信息。

（二）查询检索系统功能设计不足。医疗数据查询检索主要通过前台人机交互界面来完成。受早期系统开发人员对存储系统的数据量预计不足的限制，用户界面的设计考虑不周，影响到查询检索结果的效率。同时，数据库管理系统的查询检索一般采用短整数型字节的形式来表示，当工作中实际检索查询的结果与原设计不一致时，就会影响到最中间的效果。

（三）后台数据库系统功能设计不足。在开发研究医疗数据档案系统时，如果选择的后台数据库系统在功能上存在限制或者不足，则会产生阈值问题，进而影响到医疗档案数据信息的管理。如果采用的是早期研制开发的小型档案数据库，在初期使用时因数据量少不会出现问题，但随着时间的推移，当信息数据量达到一定数值时，该数据库软件的性能会出现一个急剧下降点，会造成在检索、统计等一些操作上无法正常工作现象的发生。

（四）管理系统硬盘存储空间有限。随着医疗档案数据规模的不断扩大，每年需要保存的数据量也在不断增多，这就对硬盘的容量提出了一定要求。但在早期硬盘的开发设计中，因设计人员对未来需要存储的信息数量估计不足，同时受一些客观条件的限制，如成本投入高、科技水平低等因素影响，从而使得新增档案数据无法保存到硬盘中。

三、号准“脉搏”“，三策”并举

（一）加强医院信息网络基础设施建设。一是加快新系统的研发工作。对于系统内部配置低、技术低、使用时间长、系统运行速度慢、不能适应当前数据库管理工作的软硬件设施设备立即进行更新换代，开发建立全新的医疗数据关系系统；二是加快原系统的升级更新工作。在使用近年来研制的网络系统，减少“胀库”可能性发生的同时，应特别注意原来研制开发的且已成熟的原程序代码的使用问题，针对原代码存在的问题进行身长修正，尤其是对涉及数值表示部分的内容的升级，更要确保操作使用上的正确性；三是购置添加新硬盘。当“胀库”问题确实是由硬盘存储空间不足引起时，可考虑更换容量更大、配置更强、安全性更高的新硬盘加以解决。

（二）加强医疗档案数据库管理系统的维护工作。1.做好数据备份工作。数据库建立后，为防止因硬件或软件上的原因，造成一些数据丢失而带来的麻烦，必须做好对数据库系统的备份工作，以备在数据丢失后进行恢复。2.做好设备设施维护工作。对硬件基础设施要定期检查更新，对软件系统要及时换代升级，确保数据库管理的现代化、规范化、专业化。3.做好系统代码的更新工作。要及时定期对原系统代码进行升级更新，保证系统的正常运行。

（三）重视医院档案数据库人才的培养。1.加强对数据录入人员的业务培训。在培训的过程中，不但要对他们进行有关计算机操作系统、信息数据库管理应用系统、数据信息采集以及录入标准等专业技能的培训，还要加大对录入人员政治思想的培训，增强他们的工作责任意识和岗位意识。2.指导做好数据信息采集工作。数据信息采集要严格按照数据库管理的有关要求来完成；对采集到的各类不同信息要及时进行归类整理，便于日后工作检索查询；采集信息时要注意格式规范，内容真实准确，认真对待，不可主观臆造。信息采集完毕后，工作人员要做好采集信息的核对工作，确保信息的完整性、正确性，避免因工作失误给医院工作等造成大的损失。

参考文献

1.张健.档案数据库的“胀库”问题及对策思考[J].上海档案，2011.09

2.李鑫.医院档案库中“垃圾数据”甄别与清理[J].东方企业文化，2014.21

作者:王先 单位:遵义医学院第五附属（珠海）医院