浅谈档案信息化软环境的发展状况

摘要：文章对信息化软环境作了解释、阐述了信息化软环境发展现状。笔者主要以“广东省东莞市档案馆”为例，描述了信息化软环境发展状况和存在的问题，对此提出了相应的对策。

关键词：档案信息化；信息化；软环境；东莞市；档案馆

一、档案信息化软环境的定义及现状

就档案信息化环境而言，通常分为两种形式：其一为档案信息化硬环境，即包括一些基础设施和应用系统；其二为档案信息化软环境，主要指信息资源、标准规范、人才队伍等。具体地，档案信息化的软环境建设,是指包括档案信息化中的观念更新、管理规范、数据标准、技术规范、相关法律法规体系建设、人才队伍建设等[1]30。档案信息化建设中，信息化犹如交通在高速公路建设中的位置一样对整个档案事业的发展起着举足轻重的作用。首先为档案信息化提供一个良好的环境，要从信息化硬环境和软环境两方面着手。把基础设施、应用系统、信息资源归为档案信息化硬环境，标准规范和人才队伍归为档案信息化软环境。其次要明确这五方面的内容及分别在档案信息化建设中的作用。软硬件基础设施是信息化建设不可缺少的条件，档案信息网络是其核心；如今档案信息化建设主要是针对电子档案而言，那么应用系统维持着档案信息的开发和利用，在档案网络信息建设中将其作为重要的技术保障；档案工作本身就具有一定的政治性，许多档案信息会涉及国家政治经济和发展战略，开发利用好信息资源建设也是档案信息化取得成效的关键；以上硬件设施基本健全，但是缺乏一定的社会影响力。因此，笔者认为要从软环境着手加大宣传力度，提高人们的档案意识。目前，公众及档案工作人员对档案的印象只是停留在纸质档案，认为档案馆的职能仅仅是保存档案，缺乏开发利用的思想。档案室或者档案馆保存着大量冗余的档案。造成这一现象部分原因在于档案管理部门缺乏应有的建设理念与服务意识，因此，改变传统“重管轻用、重建轻用”的建设思路，认真定位档案信息化建设的功能，坚持“档案重在利用”的建设思路，真正发挥档案的社会服务功能。对此，笔者就“广东省东莞市档案馆”作了分析并提出了一些建议。

二、广东省东莞市档案信息化软环境的发展状况

广东省东莞市档案馆为了加大档案宣传力度，提高公众的档案意识，开发了自己专门的门户网站，其中包括政务网，主要针对的是档案业务。以政府部门为服务对象，提供了档案在线移交平台，各单位可以通过此平台直接在网上提交电子档案。用户还可以在网上采集所需要的档案信息，但是在采集之前需要注册自己的账户和密码才可以访问网站。档案工作人员还会向政府专网用户提供档案信息服务和业务指导。广东省东莞市档案馆建立的政府专网是面向全市200余家立档单位，在档案之间、档案馆和机关档案室之间建立一个互联互通的档案信息共享平台。而且在保证网络、数据和用户得到管理和维护的安全环境下提供档案管理和利用服务。该网站的主要特点是人数多、用户访问量较大、数据量也较大，系统稳定性和数据安全性要求较高，必须提供永久性数据存储与管理。因此，在档案信息化建设中，硬件设备的配置必须与其特点相适应。广东省东莞市档案馆针对不同的对象提供不同的信息共享平台。为了方便大众利用档案，还开发了支持大众服务的档案公众网。提供了以社会大众为服务对象通用服务。通过该网络向大众媒体提供多种形式的档案资料查询、浏览服务，如文字资料、语音资料、视频资料等，还可以提供虚拟现实场景等特殊服务。公众可以通过多种方式采集信息，对自己所需的信息进行筛选和处理。另外，现在人们流行修订家谱，档案馆对其还设立了网上家庭档案馆，类似于欧洲的私人档案馆，可以向互联网用户提供档案服务和信息服务。不仅如此，档案馆还会针对一些中小企业开展档案服务，完善各企业档案部门的档案，进一步促进企业的发展，提供企业经济效益。广东省东莞市档案馆开发的广东省东莞市档案网是“基于互联网的广东省东莞市档案信息资源社会共享平台”[2]44,打造了国内档案行业的第一个档案共享平台，以档案资源展示了利用为中心，资源类型丰富：文件级的案卷有868,912件、案卷级的有789,814件、全文级的有27,877件、珍品档案有15件、今日档案有453件、企业档案有21件、采集的信息有8097件、档案百科有300件[3]49。对各种类型的档案通过多种服务手段、多种展示方式对公众进行全方位、立体式的档案展示与传播，从而进一步拓宽了百姓对档案的利用需求，加快了信息共享。综上所述，可见档案馆在硬件基础设施上投入了大量的资金和人力。笔者认为，档案馆并未达到最终的目的。它的最终目的还是为公众提供档案，提高人们的档案意识，固然广东省东莞市档案馆是全国第一个设立信息化共享平台，只是在技术和设备上的信息化，档案意识的信息化还有待进一步改进和完善。

三、广东省东莞市档案信息化软环境存在的问题

广东省东莞市档案馆由于受资金、技术、人力等各方面条件的限制，档案信息化工作不可能一蹴而就，但目前，各档案管理部门的档案信息化建设目的不明确，不重视信息化档案建设的社会效益和经济效益，不能够认真定位信息化档案的功能，没有清晰的建设规划思路，使得信息化档案建设过程中出现了急功近利、全部信息化等现象，导致档案信息化成了空中楼阁，难以满足社会公众需求。目前，各档案管理部门都在积极建设信息化档案，甚至不惜重金建设信息化档案馆，但信息化档案依然缺少社会影响力，部分原因在于我们的档案管理部门缺少应有的服务意识，对档案管理工作“重管轻用、重建轻用”，使档案走不出档案馆这个门槛，在用户与档案管理部门之间存在着信息不畅通的问题。更由于档案管理缺乏服务意识，导致档案管理部门对档案宣传工作做得很少，甚至没有，这就造成了社会信息闭塞问题，公众对各部门信息化档案了解知之甚少，难以激起对信息化档案应用的兴趣与热情。也是由于缺少档案管理服务意识，我们的信息化档案建设工作更加缺少监督，建设的好与坏、健全与否、合理与否；用户利用率是否达标；是否有社会效益与经济效益产生，这些问题由于缺少应有的监督机制，档案管理部门既成了档案管理工作的政策制定者、执行者，也成了管理工作的检验者，使得档案管理工作缺少了制度激励，因此，引入第三方信息监理方加以制衡，有利于信息化档案管理工作的推进。对许多档案馆而言，信息化档案建设仍然是一个新命题，各馆对信息化建设缺乏正确的认识。实际上各馆中都存在许多内容陈旧、利用率低的档案，将这部分档案信息化没有现实意义，一方面，浪费了本就有限的人力物力，分散了开展档案信息资源其他方面工作的精力；另一方面，造成了不必要的存储压力，增加了基础设施建设负担。这导致档案馆在管理档案过程中显得捉襟见肘，应顾不暇。目前，我国档案信息化质量不高，主要原因之一在于缺少统一的建设标准。就广东省东莞市档案网站建设来说，在网站设计、建设、运行、维护过程中，由于缺少统一标准，网站的主页设计结构呆板、单一，缺乏美学理念，图片、文字、色彩等随意组合，并无协调美感。栏目设置也过于简单，栏目名称呆板，缺乏趣味性与亲和力。其次，由于缺乏统一标准，档案管理部门大多各自为政，缺乏沟通。目前有大量馆藏信息资源无法适应跨系统，跨平台的网络化应用需求，使信息资源开发出现各自为政、无法连通的现象。在大数据环境下，档案信息不断地向公众开放。信息化发展的过程中，保护权利人的隐私变得尤为重要。广东省东莞市档案馆为档案事业的发展营造良好的社会氛围，推动档案信息化进程，充分发挥档案信息的社会价值。但在信息化过程中，由于《档案法》对个人信息安全问题及个人隐私权问题缺少明确规定，而在信息收集与保存、传输、利用过程中，都会涉及个人信息隐私安全问题，所以为了安全起见，加强个人信息安全法制法规约束，有利于档案信息化的推进。如浙江省档案局和浙江省保密局联合下发《关于加强涉密档案登记备份和信息化管理的通知》[4]7，就为规范本省档案信息化建设提供了制度保障，这对我们加强个人信息安全法制建设有借鉴意义。由此可鉴，广东省东莞市档案馆在信息化的进程中还存在着很多问题，笔者给出了一些意见可供参考。

四、完善档案信息化软环境建设的建议

给公众提供优质的档案信息资源服务，使档案使用者可以随时随地地查询、利用档案信息资源，能够满足社会的基本需要，这是档案的共享服务功能和交流传播功能所提出的要求。档案信息化建设必须重视社会效益与经济效益的并重，在档案信息化过程中，可以将信息化档案分门别类进行信息化，例如可以偏重民生档案、地名档案等公众感兴趣的档案，而对在实际中无借鉴意义又重要性不高的档案不予信息化，这既可节省成本，又能提升信息化档案的社会价值，推动信息化档案的利用。而这需要我们建立完善的测评指标。在推广信息化档案上，目前档案管理部门缺少主动精神，这将导致“坐以待毙”的后果。所以积极行动，创新机制，将信息化档案成果推向社会，积极吸引社会人员参与档案建设，扩大档案工作的社会影响力，提高社会公众对档案部门的满意度与认可度。因此，档案管理部门要积极探索创新，在加强档案工作业务建设的同时，不断扩展档案工作的社会职能，提升文化含量，强化育人功能,实现档案服务社会的目的。譬如可开发建设档案信息博物馆这一档案文化产品创新平台，这对宣传档案信息化成果，扩大档案工作社会影响力，增强社会档案意识必有重要意义。档案主管部门要编制统一信息化标准，严格各项信息化涉及事项的标准，如档案信息化的范围，档案网站建设的标准，归档文件的格式，元数据建设、全文数据库建设的标准，硬件设施建设的标准等，规范这些标准，也是对档案信息化技术创新提升打造了一个支撑平台。其次，档案信息化的最终目的是实现信息资源的共享，对于跨区域的信息调阅，档案主管部门也要有意识地去建设，不能各自为政，缺乏沟通，应在全国档案协会等大型组织的支持下，统一意见，在相互理解的基础上实现进一步的信息化建设的标准统一，为将来实现全国范围内的跨系统，跨平台的网络化应用做好准备。档案信息化建设是档案事业发展的方向与趋势，是适应大数据环境下的重要举措。努力保持信息化硬环境的技术支撑，合理地改进和完善档案信息化软环境。不断地提高公众的档案意识，逐步实现全国范围内的资源整合和公众全方位地利用档案，为档案大众和档案工作人员营造良好的档案信息化平台。

参考文献

[1]王静.谈档案信息化管理的软环境建设[J].兰台世界，2005（10）.

[2]张艳.档案馆信息化建设的实践与思考[J].兰台世界，2007（2）.

[3]胡桂英.关于馆藏档案数字化的思考[J].城建档案，2012（6）.

[4]巩宝荣.档案信息化建设：理念?困难?选择[J].山东档案，2002（3）.

作者:吴伟宁 单位:鸦片战争博物馆