人事档案信息化管理对策

一、人事档案管理信息化的必要性

(一)人事档案管理信息化的重要性

人事档案是对个人经历、出生、学历、职称、工资、考试及工作表现等诸多情况进行的记录，是国家、组织、企事业单位必不可少的重要工具。这些历史记录以文字资料、表格及其他各种形式进行保存，与每一职工的切身利益息息相关，不仅可以作为人事管理的重要凭证，同时也是开展各项工作的基础，在人事工作中具有不可或缺的重要意义。通过人事档案可以实现对干部的识别和选拔，有利用加强干部队伍建设。近年来，随着社会和经济的发展，人事档案使用效率不断增加，在这种情况下，传统的人事档案管理模式已越来越无法适应当前人事档案发展的需要，所以加强人事档案管理信息化建设具有十分重要的意义。

(二)有利于工作效率的提高

在传统人事档案管理工作中，其保存介质以纸质材料为主，材料收集、整理和利用都是管理人员通过手工操作来完成，不仅工作强度较大，而且效率较低。人事档案管理信息化实现后，通过计算机来对每个人的信息进行管理，录入电脑的信息进行可以反复的查阅和利用，信息检索方便快捷。而且利用计算机来对人事档案进行管理，可以直接利用计算来实现对信息的分类、提取、分析和加工。同时数字档案更易于保存、查询，不仅有效的提高档案管理工作的效率，而且对档案利用率的提高也具有非常重要的意义。

(三)人事档案管理信息化是必然趋势

在档案行业发展过程中不难看出，信息化是档案管理工作发展的必然趋势和方向。通过对信息化技术的应用，从而确保人事档案的信息更加准确、详尽，可以更方便的实现对各类信息的编辑和管理，给存储和检索带来了较大的便利，加快了资源共享的实现，有利于人事档案管理工作效率及服务质量的提升。

二、人事档案管理的信息化建设的策略

(一)加强对人事档案管理的信息化意识

长期以来人事档案工作都具有较强的封闭性，在信息化技术快速发展下，应加快档案人员思想观念的转变，强化档案管理的信息化意识，从而加快推动人事档案信息化管理的实现。利用计算机来实现对人事档案信息进行收集、整理、存储和利用，确保档案信息共享的实现。在人事档案信息化建设过程中，电子档案作为档案信息化建设的重点内容，通过档案信息化，可以更好的实现档案信息资源的有效利用，可以更好的为人事部门提供更优质的服务。通过建设全面、便捷的人事档案信息化管理模式，能够更好的满足当前人们对档案的服务性需求。提高了档案检索的速度，而且档案所包含的内容也进一步扩展，实现了无纸化阅档。

(二)增强人事档案信息化管理的安全保密工作

信息技术为档案的管理提供了高效快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患，我们要正确运用好计算机的加密功能，对通过数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密。要正确处理好档案资料的保密与利用的关系。认真搞好电子档案的备份与维护工作，及时更新。要确保个人信息的真实、完整，不被窃取、泄露、随意传播和灭失，就要重视信息安全的技术保障。切实加强档案工作的安全性研究，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。

(三)重视人事档案管理信息化人才培养

随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业的学习，注重业务能力的培养，不断拓宽自己的知识面，加强计算机及人事档案管理软件的学习，定期举办各类岗位培训班，邀请专家、学者讲学座谈，及时了解现代科学和档案学领域发展的新成果、新动态，更新档案人员的知识结构，提高档案工作人员的工作技能，促进档案人员服务意识的增强。掌握现代信息管理技术，努力成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的双重型人才。用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效益。

(四)不断健全人事档案信息化的管理制度

首先，以管理者、人事部门负责人和人事档案信息化专家组成档案信息化管理制度制定小组，结合国家相关规定和单位经营特点，制定出符合单位发展的档案管理规章制度;其次，以岗位责任制确定档案信息化管理工作的权责，一旦发现档案信息出现失真，难以发挥其作用的时候，应该积极去实现问责，责任落实到人，保证相关规章制度切实的执行到工作中去;最后，将人事档案管理信息化纳入到人力资源管理体系中去，不断夯实档案管理工作，保证其符合人事变化的实际情况。

三、结束语

在当前信息化时代，计算机技术和网络技术得以不断普及，在这种情况下，加快推动人事档案工作全面信息化的实现，这对于人事档案工作健康发展，信息资源的共享的实现都具有极为重要的推动作用。

作者:张金金 单位:黑龙江省地质调查研究总院