企业行政机关文档一体化管理研究

时间:2022-09-30 10:51:10

企业行政机关文档一体化管理研究

电子文件和电子档案作为数字化信息系统的重要组成部分,从生产管理、处理和信息传递等方面入手,提出新的实施要求。此外,电子档案的管理涉及的影响因素多,在一体化管理的过程中,需要进行认知度指导。如果系统化管理存在其他问题,则势必造成不良影响,因此,在实施阶段要凸显出优势和关键,发挥现有系统的最大化作用,以符合指标要求。

1企业行政机关文档一体化管理概述

文件和档案的管理一直是一体化管理的重点,如果不提前进行文档有序管理,则易造成异常影响。此外,档案文书管理也比较复杂,档案来源于文书,文书工作的质量决定档案工作质量,根据文件管理和档案的物质需求和要求等,结合行政机关文件以及管理系统的要求等,实现一体化操作。为了满足实施文件的需求,以系统化理论作为基础,从系统化的角度入手,借助计算机和网络技术进行操作,以符合理论指导要求。此外,机关文书的种类比较多,统筹规划和指导很重要。统筹规划、科学管理等符合要求,在系统化分析的阶段进行处理,一般情况下,采用计算机技术和网络技术等能凸显出优势[1]。企业行政机关在文书管理阶段如何最大限度开发文件是关键,在一体化的管理和实施后,符合自动化系统要求。根据现状和实施要求,需要了解现有的文件信息类型,结合档案信息的相关指标和共享程度等,最大限度进行文件和档案信息的管理。企业行政机关的一体化文档管理在现有基础上实施,必须提升工作效率,文档一体化管理体现了行政机关网络信息程度,整体优势明显[2]。

2企业行政机关文档一体化管理现状

根据当前行政机关文案管理的具体要求,在整个工程中必须凸显出管理的优势。企业行政管理有重要的意义,在实际文件落实的过程中,影响文档一体化管理的因素较多,具体如下。2.1电子文件内容变动大。电子文件是可以修改的,内容变动大。文件修改后识别难度大,因此,把握原有的状态难度比较大,根据文件类型和电子文件传递信息的类型等可知,需要做好元件的界定工作。电子文件在众多的电子计算机上显示后,便于进行保存。在操作过程中需要提前进行系统识别,此外,元件和复印件的种类多,在文件保存的过程中需要适应新的环境。文件的长期保存需要掌握固定类型,结构和格式等可能出现变动,电子文件不再是固定的形式,结合存储载体和文件类型模式等,提前进行分辨。2.2电子档案管理人才匮乏。对电子文件、电子文档以及归档后的文案进行管理,需要工作人员掌握系统的实际类型。电子档案管理需要人才支持,在信息收集、积累和整理的过程中,对企事业机关的具体管理有严格的要求,但是部分工作人员相关知识缺乏,导致整体管理现状不容乐观。2.3管理软件有局限性。当前在系统软件管理的过程中,可能存在手工文件,增加了难度。结合一体化管理系统和其他要求等,可能存在重复性或者档案不统一的现象。在智能性分析的基础上,如何进行安全评估很重要,软件本身有局限性,导致检索质量差。2.4缺少统一的标准。长期以来,文件工作和档案工作等采用的是分开管理模式,文件的类型比较多,在一体化实施中,需要掌握实际类型,如果存在管理难度大的情况,则发挥现有标准模式的标准作用,提升档案服务能力。但是在实施过程中存在缺少统一标准的现象,管理难度大。

3做好企业行政机关文档一体化管理系统工作的措施

针对当前企业机关文档管理过程中存在的各种问题,在后续实施过程中需要明确一体化管理的内容和要求,只有按照系统要求进行落实,才能提升稳定性。以下对做好企业行政机关文档一体化管理系统工作的措施进行分析。3.1进行分项目组织管理。结合组织形式和现有的管理案例要求,原有的项目管理存在很多问题,如果不提前进行管理,则易出现异常现象。分立管理符合要求,行政部门在实施过程中需要做好所属关系对比工作,结合对应的部门管理概况和文件以及档案形式要求等,一体化管理后整体吻合率高。档案的落实很重要,结合支持力度和配合情况等,文件和档案工作可能存在失去平衡的现象,在一体化管理的阶段,要掌握办公自动化系统,政府网上管理的过程中,对涉及的办公人员、机构和制度以及办公环境等需要进行改革处理,机关档案工作相对来说是适应的,如果不及时进行管理,整体上显得比较滞后。3.2创新组织体系。结合现有的文件和档案类型,在现有基础上确定行政关系和业务指导的隶属关系。计算机系统的优势明显,网络通信作为当前重要的手段,在现有管理基础上需要适应自动化新技术条件要求,以文件类型和生成等作为基础,在知识经济时代,确定合适的事业管理制度。在各项管理体系创新管理的基础上,了解范围和趋势,执行现有的文档管理流程是关键,以自动化系统为基础,提前确定工作标准,约束各项行为,保证文档管理的稳定性[3]。3.3完善现有的业务规范。文档一体化管理发展到一定阶段后,需要进行理论建设,政策指导建设符合要求,需要积极发挥理论形式的优势,导向作用明显,在实施阶段必须了解政策指导的具体作用,在标准化实施的阶段,科学化、规范化和标准化的方式等符合业务形式要求,在各项业务指导的阶段,明确文档类型、协同作用评估很重要,根据文件生命周期和职责要求等进行协调分析,保证业务内容形式符合要求。尤其是工作人员,对企业行政机关的文案类型进行归纳和整理、周期建设也是关键,在协调统一处理过程中确定自动化措施,满足要求[4]。3.4树立整体管理理念。根据办公自动化的系统应用要求,在当前管理过程中,先进的数字、网络技术和传输工具等作为基础,在机关行政管理的过程中,以计算机作为基础,系统化的处理后能发挥信息共享的优势。文件、档案一体化管理不只是在传统的文书档案管理领域,而是覆盖各种职能部门产生的各种不同门类、不同载体的文件、档案,通过综合管理,充分发挥各个部门文件、档案的整体效果。单位的文件和划分等很重要,结合现有的标准形式和规范要求等,形成一个有机整体,各类文件系统管理能实现紧密衔接,数据共享也是关键,在当前系统化管理的过程中明确文件类型,只有按照系统要求落实,才能符合要求。

4结语

文档一体化管理以自动化系统为基础,在实施过程中,如何凸显出系统化的优势是关键。结合用户需要和软件系统的升级要求等,在软件开发和应用中,提前进行维护和处理。结合成本评估和文案管理的内容要求,对档案进行编辑处理。当前文档一体化管理的应用范围逐渐扩大,在运行和实施中需要了解一体化管理的具体作用,只有做好一体化管理工作,才能符合要求,促进整体进步。

参考文献

[1]安娜.企业行政机关文档一体化管理系统[J].电子技术与软件工程,2015(10):59.

[2]黄晓薇.政府机关文档一体与电子文件管理分析[J].科技创新导报,2011(29):221.

[3]王彩荣.行政机关的文档一体化管理[J].黑龙江史志,2011(12):44,48.

[4]王亚轩,郑侠.浅谈机关文档一体化管理[J].黑龙江档案,2017(4):42-43.

作者:王晓丹 赵强 胡卫震 单位:海洋石油工程股份有限公司