高校行政管理专业论文

一、规范化是提升高校管理效率的重要途径

影响高校行政管理效率的因素很多，既有制度因素，也有人的因素。有人认为高校管理人员素质不高、待遇差、流动性强，影响了高校的行政管理。［1］有人认为高校内部条块分割、机构设置不科学，职能交叉导致运转不畅，影响了管理部门效率的提高。［2］［3］也有人提到，学校行政化、衙门化，校领导“官员化”是制约高校发展、影响管理效率的主要原因。［4］这些研究仅仅关注到高校行政管理效率不高的某些技术性层面的问题，而没有分析研究更为深层的原因。我们认为，高校去行政化是高校发展的趋势，因各种原因在短期内恐难以完全实现，解决当前高校行政管理效率不高的问题，实现规范化管理是一条有效的途径。管理规范化水平的高低直接影响高校行政运行的效率。同时，管理规范化水平也是大学办学水平、社会形象的重要体现。高校行政规范化管理就是要建立规范化的行政管理体系，以规范的行政管理机制为运行手段，合理配置学校各种资源，充分调动教职员工的积极性和能动性，使学校有限的资源发挥出最大效益，优质、高效地实现学校的办学目标。规范化行政管理是确保高校教育、科研和创新活动正常开展的不可或缺的组织活动，推进高校行政管理规范化是一项基础性、长期性和经常性的重要工作，对于提升高校行政管理效率，促进高校科学发展具有重要的意义。

二、我国高校行政管理规范化进程中存在的主要问题

一是没有把“规范化管理”内化为日常管理理念。许多高校也意识到了规范化管理的必要性与重要性，但由于种种原因，并没有深入探究其内涵，管理者缺乏对规范化管理的深入理解，未能真正领悟规范化管理的意义和精髓，从而无法将规范化的要求真正贯彻落实到管理行为中，无法切实做到知行合一，将规范化的理念内化为管理者的规范化行为。二是“规范化管理”要求缺少操作性。规范化管理，就是要让各项管理都做到有法可依、有章可循，在具体的管理过程中则要求各项工作都有具体明确的流程、标准和目标，做到流程简明高效、标准清晰规范、目标明确具体，管理者如果缺乏对自身所辖工作的规范化研究，就无法制定明确的工作标准和管理手段，只能以经验式、粗放式的管理手段进行管理。而经验式、粗放式管理往往又是以规范化不够、管理效率不高为主要特征的。［5］三是把规范化管理简单地等同于教条僵化地执行管理制度。管理制度具有一般性的规范要求和约束，而规范化管理则是在管理制度的框架内因地制宜、实事求是地创设解决实际问题的途径，是管理制度与学校文化的有机结合的产物。［6］在中国的现实语境中，大学管理既要讲制度，又要有变通。不讲制度，管理容易张弛失度;不讲变通，被管理者难以接受，也无法激发他们的工作热情，使得规范化管理流于口号。四是不能持之以恒地坚持规范化管理。当前，学校的各类资源均由行政部门掌握和分配，但行政权力却缺乏有效的监督和管控，使高校这块崇尚学术的自由净土也滋生出权力崇拜和官僚主义。这也是不少专家、学者提出高校“去行政化”管理的原因之一。改革开放以来国家之所以一直强调法治，就是因为我们在管理中还有不少有章不循、随意决策的现象。具体到规范化管理亦是如此，一套很好的行政规范化管理有时会在领导面前低头，会在人情面前妥协，不能被有效坚持。

三、提升高校行政管理规范化水平的途径

对于如何提升规范化管理，不同的研究者会提出自己的处方，我们认为，提高高校行政管理规范化水平有五个主要途径，而“练好内功”是首要要求，其中包括多方面的具体规范。这五个途径相互促进、相辅相成。

(一)练好内功，掌握规范化管理的主要方法

1．决策程序化

提到规范化管理，人们一般都会想到如何让员工按规矩办事，而没有意识到管理者的行政决策更应该规范化。行政决策失误比员工行为不规范所带来的后果更严重。推进高校行政决策程序化，首先是要坚持党委领导下的校长负责制。党委领导下的校长负责制是我国基本国情和高等教育办学宗旨所决定的，体现了党的领导和遵循教育规律的协调统一。要实现高校行政决策规范化，必须协调好党委领导和校长负责的关系，处理好集体领导和分工负责的关系，唯有理顺这个关系，才能在此基础上健全党政议事规则和决策程序。其次，对于重大决策，应经过调查研究、提出方案、征集意见、充分酝酿、作出决策等环节，使整个决策活动约束在既定的科学程序中，避免因决策者的个人情绪、认识和偏好等因素影响决策，使所有决策都是集思广益后的最优选择。程序化决策过程就是发扬民主的过程，既要重视专家的意见，也要以人为本，充分考虑各级员工的意见，让各级员工都有发表意见的机会，从而增加他们的参与意识，提高决策的拥护度和执行力。

2．权责明晰化

当前我国高校的行政体系设置是一种金字塔式的层级组织结构。机构设置和人员配置层次分明，隶属关系明确。行政管理包括组织、人事、教研、生管、后勤、保卫、财务等诸多方面的事务，另外，还包括对外联络、合作办学等工作。高校行政管理的职能错综复杂，各部门之间既有业务上的对接，也有职能上的交叉。因此，推进行政管理规范化，就要明确界定各行政职能部门的权限和行使范围，从制度上杜绝敷衍塞责、争功诿过的现象。［7］通过逐级授权，明确各级管理的责权利，使管理部门和管理者在自己行使的权力和职责内开展工作，既不越界管理，也不逃避责任，而是作为高校行政管理的有机整体，各司其职、相互协作又相互制约，有序推动高校这个庞大组织的高效运转。权责明晰化还要求管理者在管理过程中要遵守层级管理秩序，既要避免下级越级报告请示，也要避免上级越级行使权力。作为领导者，遇到越级反映情况问题时，可以作为了解搜集信息的渠道，但在处理具体问题时则应慎重对待，若非遇到突发事件或紧急情况，不能允许和放纵越级行为发生。应该按照原先设定的管理权限和办事程序规范办理，体现规范办事和法治的精神。越级行为的危害弊病是明显的，它架空了应有的管理层级，破坏了管理秩序，使中层管理者处于信息情况不了解、无法正常行使职责的被动地位。越级行为看似高效，其实是以损害管理秩序和管理的严肃性为代价的。

3．目标计划化

规范化目标管理，一方面要把长远目标分解成中期、短期目标，每个目标的达成有具体的时间限制;另一方面，还要把大目标分解成小目标，并明确具体的责任主体。领导层提出学校总体发展目标，各部门应从自身职能出发，将学校的总体目标分解成本部门应该完成的具体目标和应对措施。有了阶段性的具体目标，相应的责任人就能有的放矢，采取有效的计划措施达成目标。同时，作为更高一级的管理者，也能依据具体目标计划的实施完成情况来考核、评价下属部门、员工的工作情况，推进目标的实现。

4．业务流程化

业务流程化要求在高校行政管理过程中，对日常工作制定出相应的业务流程，对每一个部门、每一个环节、每一个岗位的具体职责和操作标准进行明确界定。在流程中，每个人都应该按照既定的流程要求进行工作，每个人的行为都要服从这个流程的要求。值得注意的是，业务流程化是对行政工作的规范化，而不是呆板僵化的教条。在流程的设计和实施过程中，要针对实际情况实事求是地对流程进行不断的改进，以期取得更好的效果。业务流程化一方面使工作流程不断优化、化繁为简，使员工工作效率不断提高;另一方面使各项工作有章可循、循序渐进，确保高校行政管理工作不走味、不变样。业务流程化对服务对象而言，是公开透明、结果能够预期的各种办事服务指南。能否为广大师生员工提供优质高效的行政管理服务，关键一点就在于能否推出相关工作的办事流程，提高教师员工的办事效率。为了实现这一目标，对目前臃肿的机构与人员进行必要的简化、压缩，以便建立扁平化的行政管理体制、实行分权管理。

5．流程精细化

精细化是一种管理理念，更是一种精益求精的文化。流程精细化建立在业务流程化的基础上，要求对流程中的每个环节进行细化、精化。强调对流程目标的分解、细化、落实，注重数量化和精确化。精是精湛、精益求精，细是细节、最小的工作单元。世界一流企业都注重精细化管理，他们不仅对工作提出原则性要求，制定出每个企业活动的具体流程，而且对流程细节都作出明确的规范。高校行政管理涉及人事管理、财务管理、安全管理、后勤管理等方方面面，流程复杂，细节繁琐，细节把握得越好、控制得越严，行政运行效率就越高;反之，如果不注重细节的规范处理，而是留给员工随意处置，工作标准、服务质量就会因人而异，造成了巨大落差。比如对高校安全管理而言，安全无小事，细节定成败。我们经常看到一些严重的事件，其起因往往是一个微乎其微的工作疏忽所造成的。

6．控制过程化

粗放管理的一个特点就是只重视结果，不注重过程把控。这种管理方式容易出现的问题就是当结果产生时损失也已无法挽回。因此，要加强高校行政规范化管理，提高行政管理效率，不仅要重视结果，还要注重过程化管理，使一切工作都在可控范围内。控制过程化一方面要求管理者要掌握员工工作动向，避免因上下级沟通障碍或员工理解误差等使工作偏离预定目标，在不良结果产生之前及时进行修正;另一方面要监督工作进度，避免员工因缺乏积极性、创造性等问题而拖延既定的工作进度，确保各项工作按时完成。实施过程监管，既是达成工作目标的保障，也是对员工的爱护。管理的目的不是要惩罚人，而是要让被管理者按规范要求做好工作。作为管理者应有这样的认识，在管理过程中不得不对员工实施处罚时，其管理就已经失败了。控制过程化就是要高校行政管理者改变管理方式，把管理的焦点放在结果上，把工作的重心调整到过程上来。强调控制过程化，不是要管理者一竿子插到底，事无巨细什么都管，而是要重在把控工作方向，把控好关键的工作节点，这样才能即产生管理效益，又给员工的创造性、积极性留有空间。

(二)依法治校，为规范管理构筑一个良好的制度环境

所谓良好的制度环境应该包括三个要素，即有章可循、按章办事和制约监督。首先，建立完善的制度体系是高校行政规范化管理的基础。高校要建立并完善行政管理规章制度，使各项行政工作有法可依、有章可循。否则，规范化管理就成为无源之水、无本之木。其次，要实现高校行政规范化管理，作为掌握行政权力的管理者必须依法治校、按章办事，不能搞特殊化，不能将个人意志凌驾于学校的规章制度之上。再次，要对行政权力进行约束。高校必须建立一整套约束监督机制，确保在公开透明的阳光下，公平公正地行使权力。一方面要切实发挥纪检监察、效能督查等部门作用，自上而下对各职能部门的行政工作进行检查和评估;另一方面，要营造民主氛围，重视工会、教代会等组织在民主办学中的重要作用，自下而上对学校领导、各有关部门的行政工作进行监督和评价。

(三)注重能力培养，为规范化管理提供人力支持

要实现高校行政规范化管理，不仅要有良好的制度环境，还要有一支具备规范意识和管理能力的行政队伍。规范化管理既是一种理念也是一门管理科学，规范化的意识和能力只有内化为每一位管理者的职业素养，高校行政管理工作才能真正实现规范化。对高校行政管理而言，推动规范化管理的决策在领导，领导行为导向足以影响一所学校的行政风格，而落实规范化管理的关键在中层管理队伍，他们是高校行政规范化管理的设计师和贯彻者，负责制定各项规范化管理的规章、制度、流程和办法等。因此，推进高校行政规范化建设，不能只是喊口号、提要求，等待员工自我觉悟，而是要切实加强对行政人员尤其是中层管理干部的规范化管理培训，并将培训纳入学校发展规划，有计划地组织实施，使其真正掌握规范化管理的理论知识和方法、技巧，不断提升职业素养和管理能力。否则，无论是规范化的制度建设，还是具体的业务执行，都难以实现规范化。

(四)恰当运用激励约束机制，为规范化管理添加动力源泉

管理的艺术不在于作指示、下命令，而在于如何激励、唤醒、鼓舞下属为工作目标去奋斗。好的激励约束机制能为高校实现行政规范化管理增添巨大的推动力量。惩罚只能在少数情况下使用，对大部分行政管理人员应该采用激励方式。对行政管理团队而言，可建立校内督查制度和校、院二级管理机制，将权力下放给院系和职能部门等二级管理单位，明确他们的责、权、利，按照设定的工作目标实施效能督查，从而激发出二级管理单位的积极性、创造性和团队协作意识。另一方面，对行政管理人员而言，可试点建立竞聘上岗机制，能者上、有志者上，给年轻干部机会，给资深干部以压力，有效激发广大干部的工作积极性和创造性。最后，要实施客观、公平的绩效考核与奖惩，形成纪律严明、赏罚有据的行政管理工作作风。

(五)借力用力，通过各类检查评估提升规范化水平

针对高校的专项检查评估有文明学校、平安校园、党风廉政建设、防腐倡廉及惩防体系建设等项目。这些检查评估目标明确、导向清晰，对高校行政管理工作诸多方面提出了标准化、规范化的具体要求，既有指导性也有很强的可操作性，对高校的行政规范化管理具有很好的指导作用和推动作用。高校应正确对待这些检查评估，将迎检过程当成加强规范化建设的过程，不断提高管理能力和管理水平。要杜绝投机取巧的心态或一阵风似的做表面文章应付检查的做法，把检查评估当做鞭策、提高规范化管理水平的机会，认真学习评估要求，对照评估标准查找自身差距，以评促建、以评促改，不断修正管理工作中的不足和薄弱环节，推进行政管理规范化水平的提高。

作者:官明辉单位:福建教育学院