科研行政管理水平的提升

摘要:科研机构行政管理工作具有专业性强、回旋余地小、繁琐庞杂及政务性、原则性、严谨性要求极高等特点。如今，科技发展进入一个全新的阶段，管理创新能力对科技创新的支撑作用尤显重要。新形势对科研发展提出了更新更高的要求，也对行政管理工作提出了新的挑战。对此，科研机构的行政管理部门需树立服务意识，做好全方位全能型助手;树立专业意识，加强理论与实践学习;树立创新意识，推动办公模式与管理模式的转化;树立规范意识，实现服务与管理的科学化。

关键词:科研机构;行政管理;基本职能;挑战;提升建议

1引言

当下，科技在全球经济发展中发挥着越来越重要的作用，党的十八大明确提出创新驱动发展战略，中国科学院作为科技国家队的“火车头”则在2014年正式启动“率先行动”计划，致力于在2030年全面实现“率先实现科学技术跨越发展，率先建成国家创新人才高地，率先建成国家高水平科技智库，率先建设国际一流科研机构”的目标。另一方面，随着内部科研体制改革的深入发展和外部社会环境的瞬息万变，科研机构可谓机遇与挑战并存。新时期，作为科技发展的重要支撑力量，科研行政管理部门如何适应这些变革，推进管理创新，提高创新能力，是现代科研机构必须面对的重要课题。多年来，中国科学院在管理体制和运行机制方面进行了一系列卓有成效的探索与改革，积累了丰富的管理改革和创新的经验，但总体上看，科研行政管理工作仍有待优化提升［1］。笔者将结合多年工作实践经验对科研机构行政管理工作的主要职能、新时期呈现的新特点及面临的挑战以及如何化解难题提升工作能力与水平进行简要探析。

2理论与研究假设

2．1科研机构行政管理的主要职能

科研机构行政管理是一项系统工程，不仅涉及到其全局性工作，还关系到日常科研工作能否顺利进行，总体而言，其职能主要包括以下几个方面。(1)组织协调，保证机构日常运转。科研机构行政管理部门以科技活动为中心、科研人员为主体，是上级部门与科研人员之间沟通的桥梁和纽带，关乎科研机构的日常运转，其事务性工作主要包括接待来访、办公环境管理、日常事务管理、信息管理、办公资源的采购与调配等几个方面［2］。接待来访通过热情周到、耐心细致、规范有序的工作有助于树立机构良好形象;办公环境管理通过创造优美、整洁、舒适的办公环境提高科研人员的工作效率;日常事务管理有助于保证科研工作分工明确、程序合理、有章可循;信息管理通过信息的开发、利用、反馈，为科研决策提供依据;办公资源的采购与调配则从合理调配与利用办公资源为入口提高办公资源的使用效率。(2)项目管理，服务学科发展。科研项目是科技创新的载体，科研项目管理则是科技创新的前提和保障，是科研机构行政管理部门的一项重要职责。如今越来越多的科研专家走上领导岗位，他们本身承担着较为繁重的科研任务，无力顾及科研项目的全程管理。行政管理部门可在项目申请、立项论证、组织实施、检查评估、验收鉴定、成果申报、科技推广、档案入卷的全程管理中积极发挥辅助作用，将科研人员从一般事务性工作中解放出来，既能提高科研人员的工作效率，又能实现科研项目的制度化和科学化管理，促进科研项目目标的实现，服务科研机构的学科发展。(3)沟通联络，加强内外合作交流。如今，科研机构逐渐从规模小、人员少、形式单一向规模扩大、人员增多、形式多样化发展。高水平的行政管理工作有助于实现机构内部的良好沟通，使各部门相互理解、达成共识、配合密切，朝着共同的目标不断努力，以强大的团队凝聚力确保各项科研任务的高效完成。此外，随着科技创新的不断深入，学术交流合作的作用日益凸显。科研机构行政管理部门可通过组织国际间合作交流，使科研人员及时了解相关领域的全球科研最新动态;组织不同领域间的交流合作，推动不同思想的碰撞，形成多领域、跨学科的研究成果;组织重大科技项目间的合作交流，整合不同学科方向的优势力量，实现资源共享;组织与企业间的合作交流，推动产业联盟发展，促进科研成果产业化。(4)监督反馈，促进科研工作不断优化。近年来，党中央、国务院对科技改革发展采取了一系列重大举措，我国科技事业发展进入到最好的历史时期。有些机构抓住这一良好条件改善科研条件、提高科研活动自主权，使得科技管理更加符合科研规律，有力推进了科技进步与创新，激发了广大科技人员的创新活力。与此同时，一系列科研贪腐和学术不端行为的曝光也使科研经费的安全和效率问题越来越受到公众关注［3］。科研机构行政管理部门可发挥控制监督职能，严格对照部门规章制度，纠正本部门人事、财务等方面的各种偏差，防犯于未然;监控过程中，还可向部门及时反馈各方动态、意见和建议，助力工作经验教训的阶段性总结，使科研工作保持正确的发展方向。

2．2科研机构行政管理呈现的新特点及面临挑战

新时期科研机构的行政管理工作出现了新的特点，也面临更多挑战，如果不能适应这一变革，将成为科技创新及科研体制改革的一大瓶颈。(1)专业性强———如何服务到位?绝大多数科研机构是以脑力劳动为主体的知识密集型组织，行业专业性强，专业技术人员居多，大多数科研机构领导都是专业出身，而且还兼顾专业技术工作，甚至是某方面的专家，这也给相关行政管理人员的工作水平提出相当高的要求［4］。如何精准领会科研人员的意图?如何快速高效地提供到位的服务?这要求行政管理人员具备过硬的专业素质，能集多种能力于一身，既能熟练处理各种日常事务，还能掌握科研相关的专业背景知识，不断拓宽知识领域，更新知识结构。(2)回旋余地小———如何又快又好处理事务?科研机构行政管理部门多数直接面对本部门一线职工，直接办理事务、处理问题，难度较大，没有回旋的余地。而新时期，外部环境瞬息万变，各种事件突发;机构内各部门利益多元化，科研人员需求日益多层次、多样化，不仅仅满足于科研工作得以正常运转，还希望能够运转得高效、运转出成效，工作得顺手、生活得舒心。如果行政管理部门不能掌握政策、把握原则、了解事情、服务周到，及时地反馈与解决各种利益诉求，科研人员的工作积极性难免受到影响，科研工作也难以持续有序地展开。(3)繁琐庞杂———如何协调好多方关系?在科研机构，行政管理部门起着承上启下、联系左右和协调各方的作用，行政管理水平的好坏直接关系到机构的全局性工作的好坏。如果把每个科研部门比作一个小家庭，那么行政管理部门就是这个家庭的大管家，工作琐碎繁杂，独立的事情很多，牵头的事情不少，每天都有新任务，每天都有新征程，且许多工作不显山不露水，忙忙碌碌，默默无闻。如何在分类管理的基础上协同分工、明确职责，分重点、分主次地将重点工作、主要工作圆满完成，是行政管理部门面临的一大考验。(4)政务性、原则性、严谨性要求极高———如何平衡计划性与灵活性?随着我国科研体制的改革和深入发展，科研机构在自身发展目标、运行机制、人才培养和管理方式等方面都发生了较为深刻的变化。行政管理部门对上对下对内对外涉及面广，说话、处事、行文代表单位，代表领导，政策性、原则性、严谨性要求极高［5］。如有些科研机构从事的许多重大课题属于国家机密，行政管理人员应提高保密意识，采取适当措施防止科研信息的外泄。行政管理人员必须具有很高的政治素养和专业技能，并对本单位实际情况了熟于心，做到计划性与灵活性相结合，才能“随心所欲而不逾矩”。

3实证分析

对现代科研机构而言，行政管理创新的能力和水平对其科技创新能力的持续发展起着重要的保证和促进作用。新时期，相关职能部门需要树立服务、专业、创新、规范四大意识，不断提高工作效率，保证科研机构的高效运行。

3．1树立服务意识，做好全方位全能型助手

服务是行政工作的根本，科研机构行政管理部门要做好全能型助手，充分发挥“桥梁”和“纽带”的作用:对上要做好领导班子的参谋助手，对下要做好基层的服务助手，对内要做好管理助手，对外要做好协调助手。具体而言，在管理方面，要对经办的档案及材料认真核对，精益求精;在协调方面，需耐心做好与各方的沟通，不能只做领导的传话筒，以权压人;沟通过程中，应亲切认真，耐心处理问题、化解矛盾;服务过程中，应坚持“大事小事认真办，分内事情立即办，分外事情协调办，一切事情依法办”的办事准则，做到身边无小事、事事都认真、心中有责任、凡事要尽责。

3．2树立专业意识，加强理论与实践学习

树立专业意识既指面对专业技术人员需掌握相关领域专业知识，也指服务方式需具备专业水准。科研机构行政管理部门要重视工作人员的业务培训和学习，通过引导其不断学习专业知识与业务技能来提供全体人员整体素养;加强对现代化管理人才的培训，选拔高素质、高技能的专业人才到行政管理岗位开展良性竞争;推动管理工作信息化，抓住信息化普及和应用的契机，积极依托办公自动化这一平台，利用高新技术弥补传统服务手段中存在的空白，并广泛吸纳各方反馈意见，及时灵活调整工作思路，从而提高服务效率。

3．3树立创新意识，推动办公模式与管理模式的转化

创新精神既是推动科研事业发展的主要动力，也是实现优质化管理与服务的重要来源。在新时期，科研机构行政管理部门要紧跟时代潮流变化，通过办公模式和管理模式的转变来提高工作效率和服务质量。除强调工作的政治性与原则性之外，行政管理人员要走出办公室的封闭环境，深入基层，调研学习，激发思维活力。在管理方式创新上，要积极进行工作流程的优化，改变过去粗放型的管理方式，探索精细化的管理路径。在服务理念创新上，应将过去的被动服务转变为新形势下的主动服务，激发科研人员工作的热情与创造的积极性。

3．4树立规范意识，实现服务与管理的科学化

实现服务与管理的科学化需要科研机构行政管理部门在内部职能、规章制度、自身形象多方面树立规范意识，实现体制机制的规范化、建制化［6］。从规范职能上看，需加强对行政管理部门内部机构的合理配置，通过岗位目标管理的实施明确每个人员的工作目标和岗位职责，做到各负其责，各司其职;从制度规范上看，需加强建设各项规章制度，保证文稿印制、会务组织、电话通知、接待来访等大量繁杂琐碎事务的正常运行;从自身形象上看，应通过建设部门文化和提升工作人员素质入手，建立起良好的内外口碑。

4结论与建议

参与政务、管理事务、搞好服务是行政管理部门的基本职责，具体到新时期，具体到科研机构，行政管理工作则呈现出自身的特点与存在的难题。适应新形势，把握规律特点，推动科研机构行政管理工作跨上新台阶，科研工作也将焕发新活力。

作者:尹丽萍 马丽霞 郭瑞娥 单位:中国科学院自动化研究所

参考文献:

［1］汪克强，汪慧．新公共管理与科研机构的管理创新［J］．中国科学院院刊，2007，22(6):455－463．

［2］傅瑞春．新时期科研机构办公室的作用与能力建设［J］．海峡科学，2011(9):81－82．

［3］万钢．加强科技计划经费监管，用好国家财政科技投入［N］．科技日报，2013年7月18日，第3版．

［4］江建军，陈欢欢．对科研事业单位办公室工作的思考［J］．办公室业务，2014(11):6．

［5］杨谢秋．对科研单位办公室工作的思考［J］．中国集体经济，2009(7):150．

［6］樊云．刍议科研单位办公室服务及管理工作［J］．中国管理信息化，2014(4):64