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企业提高行政管理效率的途径

摘要:企业行政管理在企业经营管理中占据着的重要地位,构建起高效的行政管理运行体制,对实现企业经济效益目标,促进企业可持续发展起着不可忽视的作用。本文对企业行政管理的职能定位与重要性进行分析,并提出企业提高行政管理效率的有效途径,期望对构建起完善的行政管理体系有所帮助。

关键词:企业;行政管理;效率;职能

一、企业行政管理的职能定位

行政管理体系是企业的中枢神经系统。在企业行政管理中,以总经理为核心领导,由行政负责人和行政部门开展各项行政管理工作,该工作渗透于企业各个部门和分支机构的业务层面,能够促使企业内部形成相互协调运行的有机共同体。现代企业的行政管理职能定位如下:1.计划职能。企业行政管理要从企业实际情况出发确定工作目标,根据目标采用有效的管理方法,有计划地推进行政管理工作在企业内部管理中的实施。在现代企业行政管理中,计划职能是最为基本的职能,要求企业管理层对各项行政工作进行预测、规划、指导,确保企业取得行政管理成效。2.组织职能。企业行政管理要建立起自上而下的责权制度,以保证行政管理工作有序开展。企业各级行政管理部门要负责传达最高管理层制定的目标、计划、任务、政策等内容,依靠畅通的行政渠道和完善的管理框架,组织各部门执行行政命令。3.指挥职能。企业行政管理要对各个部门和岗位进行合理分工,明确各个岗位职、责、权之间的关系,指挥各级行政管理人员做好各部门的协调工作,对企业人、财、物、产、供、销等生产经营活动进行管理,以稳定企业日常性的经营管理环境消除员工之间、岗位之间以及部门之间的冲突隐患。4.控制职能。企业行政管理要负责考核员工的工作情况,根据考核结果实施奖惩制度,并对员工岗位进行适当调整,以保证员工能力与岗位配置相适应。在企业行政管理中,管理者要充分发挥控制职能,建立起公平公开的激励机制,对各项行政工作进行约束控制,确保企业各项经营管理活动的持续开展。

二、企业行政管理的重要性分析

1.行政管理是提高企业经济效益的有力保障。企业行政管理负责日常事务管理,在完善的规章制度约束下,能够合理配置企业人、财、物各项资源,确保各项资源配置既符合企业战略目标的实现需求,又满足企业日常经营管理活动的需要,提高各项资源的使用效率,为企业创建更多的经济效益。同时,企业行政管理还能够助推优秀企业文化的塑造,增强全体员工对企业的归属感和认同感,促使员工积极投入到企业经济建设中来,实现企业经济效益最大化。2.行政管理是构建企业管理体系的重要纽带。在企业内部管理结构中,行政管理层处于管理决策层与执行层之间,起到纽带连接的作用。企业管理决策层负责制定战略目标、经营计划和政策方针,执行层负责执行管理决策层的各项决定。在这一过程中,行政管理作为管理决策层与执行层之间的沟通桥梁,可将管理决策层的决定快速传到各执行层,并监督控制执行层落实决定的全过程,而后将具体的执行情况上报到管理决策层,让管理决策层掌握各项决策的执行效果,以便作出调整。通过开展行政管理工作,进一步完善了企业管理组织架构体系,有助于推动企业规范化、高效化运营。

三、企业提高行政管理效率的途径

1.优化调整行政管理体制。现代企业要将行政管理作为落实科学管理的重要环节,根据企业内外部经营环境的变化以及企业经营发展的需求,对行政管理体制进行优化调整。具体如下:一是发挥服务职能。企业要根据自身经营管理特点构建起完善的行政管理模式,充分发挥行政管理的服务职能,为企业经济建设和内部管理提供服务。行政管理要以企业经济利益为中心,破除形式主义作风和机关习气,理顺管理层、各部门和各岗位之间的关系,为提高企业内部管理效率提供服务。二是拓展行政管理内容。企业行政管理内容要从原本的行政事务管理拓展到行政文化管理、行政环境管理、行政组织管理、行政协调管理、人事行政管理、后勤服务管理、财产物资管理、安全保障管理等方面,使行政管理更加符合现代企业经营管理需求。三是创新行政管理目标。企业行政管理要为生产经营服务,为了实现战略目标,企业应重新定位行政管理目标。具体包括:培育企业行政文化,激发企业活力,为塑造企业良好形象提供文化支撑;理顺企业内外部关系,提高企业管理效率;落实各项政策措施,协调各部门运作,为企业各项经营活动的开展提供资源保障;监控企业行政组织体系运行,为企业经营管理创造更大的价值。2.合理设置行政管理部门。为提高企业行政管理效率,降低行政管理运行成本,企业要合理设置行政管理部门,有效分配部门工作,尽可能实现扁平化的组织管理体系,保证行政管理的执行力。首先,精简部门岗位。企业要对冗余臃肿的行政管理部门岗位进行精简,合理设置职位比例,确保在行政事务管理上的重要环节配备相应的管理人员,包括组织、协调、控制、监督、咨询等环节,而其他环节可削减人员配置。其次,明确管理任务。企业对行政管理岗位的设置要以保证各项工作都能分配到人为前提,根据岗位分配管理任务,准确划分主要任务、次要任务、不必要任务,将主要任务作为重点,剔除不必要的任务,提高行政管理工作效率。再次,引入信息化管理手段。企业要运用现代化管理工具辅助行政管理工作,在行政管理工作中,企业可利用ERP系统、专家系统等信息化管理系统,实现管理信息的快速传递和高度共享,提高行政管理的实效性。3.建设高素质行政管理队伍。对于企业行政管理工作而言,其效率的高低和质量的优劣主要取决于行政管理人员自身的素质和专业水平。为了进一步提升行政管理效率,企业应当建设一支综合素质高、业务能力强、技术过硬、经验丰富的行政管理队伍,具体措施如下:一是领导提高重视。要想从根本上提高行政管理效率和行政管理人员的素质,企业领导就必须对此项工作予以重点关注,充分认识到行政管理对促进企业发展的重要性,从而投入更多的资源,建设行政管理队伍,为行政管理工作的有序进行及其效率的提升提供人才保障。二是加大人才培养力度。企业应当不断加大对行政管理人员的培训力度,采用多种方式相结合的做法,提高培训效果,在增强行政管理人员素质和专业水平的同时,推进行政管理效率的逐步提升。企业可以定期聘请专业人士进行专题讲座,并组织行政管理人员进行学习,同时,可与其他企业的行政管理人员对工作经验进行交流,互相学习,相互促进,不断提高自身的素养。此外,作为一名优秀的行政管理人员,要重视自我学习,平时多积累的一些与本职工作有关的经验,丰富自身的知识结构体系,以便更加高效地开展行政管理工作。

四、结论

总而言之,企业行政管理要结合企业当前发展面临的形势,进一步明确自身职能定位,充分发挥行政管理在保障企业经济效益、完善企业管理体系以及提高企业可持续发展能力中的作用。企业要根据战略目标和经营管理需要,对行政管理体制进行优化调整,建设高素质行政管理队伍,不断提高企业行政管理效率。

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作者:邢宝昌 单位:唐山齿轮集团有限公司

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