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二级学院行政管理工作建议

本文以民办高职院校行政秘书岗位工作为例,从民办高职院校二级学院行政管理工作对学院发展的重要性出发,分析工作的现状问题,阐述了强化行政管理的必要性,提出了强化行政管理工作的建议,希望能够为高职院校利用二级学院开展行政管理工作提供更好的参考。

一、行政管理工作在二级学院发展中的重要性

(一)桥梁、纽带的作用

行政秘书既执行学院的决策,又是领导的参谋、助手,起着重要的桥梁、纽带作用。桥梁、纽带实现着人与人、组织与组织之间的沟通和交流。行政秘书在学院的建设发展中扮演多种角色,工作内容涉及教学、班级、人事、总务、财务、外联、工会等,各项工作的开展实现着学院与上级部门、兄弟部门、合作企业、领导、师生的有效沟通、协调。这个岗位是各种信息的聚集地和中转站,是学院工作稳定运行的保障,对上、对下、对内、对外都是不可或缺的一分子。

(二)凝心聚力的作用

行政工作关系到学院运作的质量与效率,通过统筹协调、监督检查、后勤服务、转播宣传全面履行其职能,一方面促进了校园的安全、和谐,营造了学生健康成长的环境,另一方面加强了师资队伍建设,弘扬了师德师风,各项工作倾注了关怀服务,将全院教职工紧紧团结在一起。有了这股力量,大家才有撸起袖子加油干的精神,打造素质高、业务精、讲奉献的优秀团队才有了核心力。

(三)可持续协调发展的作用

行政管理工作举足轻重,它是多种类、多层次、多职能的,主要体现在如何处理好领导与教师、个体与集体、民主与集中以及继承与创新之间的关系。它是调节和控制各项工作和师生员工行为的统一原则,约束、规范、激励和引导着师生行为和发展方向。加强行政管理,是调动教职工积极性、提高整体素质的必由之路,也是适应新形势、新发展的必然要求。充分发挥二级学院良好的行政管理作用,可有效推进学校的可持续发展。

二、二级学院行政管理工作的主要问题

(一)工作强度大

民办高职院校二级学院普遍行政单岗单人,学院的相关文字起草、检查反馈、收集整理、跟踪督促、汇报提醒、沟通协调、处理解决,这一系列的具体工作要求行政秘书来完成,工作任务覆盖面广、任务重、千头万绪、纷繁复杂。要将各项工作做到位,事无巨细,除需要有良好的业务能力和较强的心理抗压力外,还常常除了要在工作时间内争分夺秒外,且需在工作时间之余加班加点。

(二)岗位不受重视

高校的工作始终都是以教学和科研为中心,因此教师是高校的主体和“重点”群体。毋庸置疑,行政人员在提高办学水平、增强学校实力的进程中扮演着不可替代的重要角色,但与教师相比,行政人员是不受重视的群体。高校设立各种类型的课题、竞赛、学习交流多是为教师搭建的平台,而管理工作的事务性、具体性、琐碎性难以形成专业优势和个人优势,其成果往往是隐性的,也就得不到重视。

(三)收入相对低

相对于教师而言,行政人员的收入相对低。学校往往要依靠教学科研成果提高学校的知名度,因此待遇上是向教师倾斜的。如,各项技能竞赛都设奖项,参与技能竞赛指导的教师有课时补贴。另外,教师在学生的实验实训课中获得的课时也不可小觑。教师有渠道获得薪酬之外的各种补贴奖励,而行政人员虽在应用文写作、计划组织、协调沟通、执行控制能力方面并不弱于教师,但收入与教师的差距却越来越大。这样,削弱了行政管理的工作动力、挫伤了积极性。

(四)被边缘化

行政人员不像教师有各自归属的教研室,一个教研室就是一个小团体,行政人员单岗单人,易被边缘化。如,在学校的学年度评优评先方面,学院往往从各教研室推选一名优秀教师,而行政人员没有一个团体,常不在被考虑之内。被边缘化让行政人员深感付出与回报不对等,从而表现出对所从事职业的消极态度和行为,这种心理压抑和职业倦怠也将导致工作积极性下降,服务意识淡薄。

三、强化行政管理工作的必要性

行政管理工作绩效的高低、服务意识的强弱等直接影响了贯彻力和执行力的高低。二级学院行政管理人员的工作状态,让我们感到了他们发展的困境,没有安全感,迫切需要增加强化的投入,提高他们的职业认同感,实现高校管理高效、长远的发展。通过强化,可以使行政人员有更多的工作表现机会,体会工作上的成就感,看到未来发展的期望值还是高的,感受到公平,达到职务上的责任感,达到自我满足的状态,这样才能避免消极应付或另谋出路的选择,出现积极、奋进的状态,从而以饱满的热情投入工作中。

四、强化行政管理工作的几点建议

(一)强化责任意识,激发担当精神

行政秘书职业将不断被赋予新的意义和价值,学校层面要充分认识到行政工作的重要性。行政管理工作能否使二级学院充满活力,将直接影响一所高校的变革进程。学校应该从各方面强化行政工作的责任意识,热情、谦虚、平等的服务意识;与时俱进、工作有前瞻性的创新意识;认真履行工作职责,不过多计较个人得失的大局意识,激发行政人员的担当精神。

(二)创建学习发展平台,展望未来前景

仅有强的责任意识并不代表管理工作的高效率、高质量,还需要掌握现代管理技能、先进的管理技巧,积累管理知识和管理经验。事实上,给予行政人员充分发展的机会,创建培训进修、学习交流平台,这既是组织的外在激励,也是人的一种内在的较高层次的需要。只有这样,学校的发展目标才能得到积极响应和认同,行政管理工作才会真正具有活力。

(三)增设岗位津贴,认可劳动成果

企业管理发展以“人”为本,人的价值观是可以被引导的。行政岗位工作的繁杂性,使得行政人员上班时间分秒必争,下班时间加班加点,工作有一定的特殊性。毫无疑问,增设行政岗位津贴,是对劳动成果的一种认可,被认可就会获得快乐,就会产生更多的效益。同时,增设岗位津贴也能引导行政人员对自身价值的认同,满足自我实现的需要,挖掘内在潜力,促使人的行为向组织目标而努力。

(四)组织公平,评先激励

公平性是企业管理的重要原则之一,不公的待遇,会使员工产生消极的情绪,影响工作效率,危害公司的利益。在高校同样如此,业绩优秀的岗位应该得到奖励与表彰,先进不止来源于教学第一线,岗位不分优劣先后,职务不分高低贵贱,只要工作成绩突出,都应有其价值体现,尊重是个人发展的基础。通过评先激励,激发人的内在欲望和需求,以实现组织的目标和行为。只有这样才不会打击优秀分子的工作积极性,否则会产生不良气氛,导致行政人员士气低落。

(五)强化行政管理的科学性和规范性,提升效率

行政管理水平的高低能衡量出一个学校的实际竞争力。行政管理工作也应按照职业道德的要求而有它的标准化、规范化、制度化。为避免由于行政工作失误而带来的各种损失,为加强行政工作的监督,在挑战和机遇的形势下,高校需要考虑的是如何从存在的问题中找出路,如何从创新中谋发展,目的是构建一个工作效率高、管理水平强的行政管理平台,使之朝着科学、规范、制度的方向发展。海尔总裁曾经说过这样的话,企业要靠无形资产来盘活有形资产,只有先盘活人,才能盘活资产。对这句话,准确的理解是人是企业发展的决定性因素。同样的道理,高校核心竞争力的加强,不仅和高校的师资及生源质量有关,与行政人员也有着密切的关系。因此,高校也需盘活行政人员这支重要的力量,使他们始终保持旺盛的积极性和努力程度。

作者:徐凤兰 单位:厦门南洋职业学院

参考文献:

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