高校行政管理建设考究

一、我国高校行政管理办公自动化建设面临的问题

经调查表明，高校行政管理办公自动化建设因各院校自身条件情况的不同存在较大差异，仍有大部分学校仍采用传统管理方式实施行政管理。由此可见，在我国高校推行行政管理办公自动化仍然是一项十分艰巨的任务，主要面临以下几项问题。1行政管理制度落后长久以来，高等学校往往将重点放在教学和科研上，因此忽视了其他方面的改革创新，这样就造成了行政管理制度不能满足当前时展的要求。主要的表现有：规章制度严重落后于当前高校的发展速度；机构臃肿，人员臃肿、岗位职责混乱；缺乏完善的监督机制；工作效率难以保证；部门之间缺乏协调合作……同时作为一个辅助性服务部门，高校行政部门应该是为全校的师生提供服务和帮助，确保教育和科研工作无后顾之忧。但是当下的高校行政管理机构缺乏相应的服务意识，行政管理部门官本位思想严重，服务意识不强。很多行政服务人员，责任心较弱，态度蛮横，部门之间推诿扯皮。这样的行政管理部门非但没有提供优质的服务，反而为师生的工作和学习增添了负担。2领导对于办公自动化建设不够重视一些高校的领导首先在观念意识上存在滞后性，甚至有些抵触情绪。原因在于高校的高层领导自身缺乏足够的计算机应用水平，习惯了传统的手工办公，便将传统的思维方式沿袭下去。这在一定程度上使高校行政管理办公自动化建设难以卖出脚步，经常被扼杀在摇篮当中。此外，有些高校领导考虑到办公自动化的建设工作需要消耗大量的人力、物力以及财力，而高校大量的资金都已投入到教学楼、宿舍楼的修建以及硬件教学设备的添置上，从而使得办公自动化建设缺少资金的支持。3各部门之间资源不能实现共享，缺乏整体规划现阶段我国高校行政管理完全实现网络办公自动化的仅有百分之五，绝大多数部门之间协调性较差，尚不能实现资源的共享，高校对于各部门缺乏整体的规划。而且，由于各个部门之间的办公软件相对独立，信息的交流渠道遭遇堵塞，重复工作出现频繁，最终导致工作效率低下。所以，各部门应积极配合学校的统筹规划，便于早日实现系统的网络办公自动化建设，进而提高办公效率和质量，充分发挥自动化办公的强势功能。4行政管理人员素质不能满足岗位需要造成行政管理人员素质不能满足岗位需要的原因有很多方面。在我国，很大一部分行政管理人员是没有接受过相关的行政管理教育或培训，同时很多专业不对口的人员被安排在了行政管理的岗位上。这样的员工缺乏现代管理知识，无法满足高校和社会发展的需要。随着网络的普及，电脑已成为高校办公的必备工具之一，办公人员的计算机应用水平也应逐步提高，只有把办公人员的管理实践和计算机操作能力结合起来，才能真正发挥办公自动化的作用。但是由于部分行政管理人员年龄较大，计算机应用水平相对较低；或是部分管理人员安于现状，不愿顺应时代学习计算机技术，从而导致办公人员能力水平参差不齐，进而使得办公自动化难以顺利推行。

二、推行高校行政管理办公自动化建设实施的对策

1转变行政管理观念思想是行动的指南针。行政管理部门要转换思想，树立大局观，从权力型部门向服务型部门转变。行政管理部门人员要本着建设“服务型行政”的观念开展工作。员工要重视自己的工作，积极投身于行政管理工作之中，贯彻为广大师生服务的宗旨，将学校和师生的利益放在首位，从而使得高校工作能够不断向新的高度发展。2建立健全规章制度，提高办事效率在严格参照法律办事的同时，高校应该建立健全的、符合自身实际情况的规章制度。规章制度中要明确规定行政管理人员的岗位职责，责任分配应被具体分配到部门和个人，让每个人的行为有章可循，从而达到规范个人行为，提高办事效率的目的，如出现问题，将追究其责任。通过要求行政管理人员严格遵守各项规章、纪律，加强工作规范性，降低随意性。3快速更新观念，提高领导层的重视力度在高校行政管理过程中，领导的决策意义重大。应首先改变高校领导的传统观念，使其认识到高校办公自动化建设带来的规范化、效益化，拿出抓学科建设和抓教学评估的劲头来抓网络办公自动化系统建设，同时做好办公人员的队伍建设。5行政管理理念和技术手段创新行政管理要改变过去陈旧的管理理念和手段，建立科学化，现代化的管理方式。行政管理工作是随着社会和高校的发展不断变化的。这就要求行政管理工作也要对日益变化的环境要求相适应。行政管理应该吸收科学化、现代化的管理理念，将其运用到工作之中。同时行政管理是一项既复杂且又繁复的综合性工作。高校应该注意改善行政管理工作环境，推进工作的信息化程度，用先进的手段来提高行政管理的效率，从而使其更好的为科学和教研工作服务。例如协同办公、虚拟网络等管理方式也应该被运用到行政管理工作中，通过这些手段和设备来提高文件传输、存储，实现自动化办公，最终提升行政管理的效率。6加强防范措施，确保网络信息安全网络办公自动化建设会使高校的各类信息在一定范围内处于开放状态，重要数据的安全性防护由此成为关键，因此，在办公自动化建设的过程中，同时还要至少做好以下两方面的工作，一方面，要加强高校全体行政管理人员的保密意识，另一方面，需通过采用数据加密等技术，或通过设置身份验证、权限审查等方式保证合法用户的使用，从而在确保信息系统安全的前提下，使高校办公自动化系统得以有效运行。

三、结束语

事实证明，高校行政管理办公自动化的建设既可以推进高校工作人员学习和应用新技术，而且将高校管理水平不断推向科技化，促使高校行政管理不断改革、加强完善。

作者：于艳敏单位：大连理工大学物理与光电工程学院