浅议行政档案管理信息化技术

一、行政档案管理中的信息化应用步骤

作为行政档案管理中信息化应用的基本目标，我们在对档案信息进行基础录入、整理、分类都是为了能够将所收集到的资料有效的应用到计算机系统当中，以便在需要的时候进行提取与查找，也只有这项工作的开展才能够真正实现空间的节约、避免时间上的浪费。

二、信息化技术在行政档案管理中的应用优势

（一）信息化技术能够有效提升档案质量。信息化技术下的行政档案管理不仅能够保证每一份归档的治疗都能够呈现一种清晰、整洁的卷面，同时也能够确保一切归档资料都能够按照要求进行保管，同时一改传统纸质档案的弊端，在不断流失的时间长河中，依旧保证档案的完整性与内容的清晰性。（二）节约人员投入、提升工作效率的应用。在传统的纸质行政档案管理中，通常都是需要动用较多的人工来进行档案的收集、保管、查阅与整理工作，这不仅浪费了很多的人力资源成本，同时也消耗了大量的时间成本，往往还会由于人员素质低下的因素导致了“磨洋工”、“出工不出力”等现象的存在。而信息化技术下的行政档案管理则是最大程度上提升了档案的存储效率与存储量，在提升工作效率的通知避免了无谓的人员浪费，将档案的信息化变成了一种实际的生产力。（三）具有时间与空间的优势应用。在实际的行政档案管理应用中，信息化技术还能够突破传统的纸质档案管理弊端，摆脱空间与时间上的束缚展开档案管理工作。特别是对于一些时间紧、任务重的行政档案查询工作，信息化能够帮助每一名档案管理员通过互联网的独特优势，在任何时间、任何地点、任何环境下都能实现档案信息的输入与读取、查询，为现代化企业的行政管理发展提供了保障。（四）环境优势的应用。传统的行政档案管理工作通常都是在一个空旷、宽敞的房间内展开，然而随着企业的发展与业务量的扩充很容易导致现有库房仓容不足、自然保管环境无法适应实际需求等问题，同时这种不足也直接导致了工作的不便利。然而信息化行政档案管理的引入，便从本质上解决了这一问题，不仅不需要对环境温度、空气湿度等进行严格要求，同时也节省了仓容问题，只要在实际的工组中拥有一台能够连上网络的电脑与专业化的档案管理系统，那么便可以实现先进的信息化行政档案管理工作，从本质上提升了工作效率与工作质量。（五）可复制与可共享的应用。传统的纸质行政档案应用中，让人感觉到十分复杂的一项工作便是对相关资料的复印工作，特别是对于一些内容复杂、时间跨度较大的档案资料，在进行拷贝的过程中可以称之为是一项巨大工程。所以在实际的应用中我们可以利用信息化技术的优势，通过对档案建立电子化信息录入来轻松实现共享与复制功能。同时在信息化档案技术的应用中，还能够突破传统的信息档案纸张极易损坏的局限性，即便被多人翻阅、查询我们的电子档案也能够保证其完整性与无损性。不过，与其他世界万物一样，信息化的行政档案也在共享与复制的过程中存在一定的负面效率，比较突出的便是信息的泄露与原始资料收到计算机病毒与黑客的攻击，所以为了避免这方面的不足，我们行政档案信息管理者与具体的操作人员必须要做好原始资料的留存工作，一方面对于有条件的企业可以考虑建立两套电子档案系统、定期对系统内的数据安全情况进行检查，最大程度上避免黑客的非法访问；另一方面，在设定访问权限的时候，相关的技术人员与管理者必须要对访问者做好筛选工作设定相关的权限与功能，以此来避免一些行政档案的不必要泄露与访问。

三、结论

综上所述，信息化技术下的行政档案管理工作中，不仅可以实现多人的信息共享目标，同时也能够拥有先进的可复制性、不可替代的保密性等优势，然而这种先进的数字化技术的掌握却并不是一件一劳永逸的事情，所以在实际的工作中我们每一名行政档案管理者与具体的操作人员都必须要有一种与时俱进的理念来进行专业领域的不断学习，通过紧跟时代脚步来不断提升个人的技术应用水平。最终以此来实现现代化的信息应用与整体的行政业务水平提升，为党和国家奉献上一份令人满意的信息化应用答卷而努力。

参考文献：

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作者:吴秀杰 单位:四平市重点工程建设办公室