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档案管理教育行政论文

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一、加大投入力度

为了给行政许可档案的规范化管理提供良好的管理环境,我局设有条件好的档案专用库房、阅览室、档案工作人员办公室,符合“三分开”的管理要求。购置了符合规范的档案装备和设施,以及能够适应现代化管理工作需要的计算机、复印机、扫描仪、摄像机、刻录机等专用设备,为该类档案的管理、利用提供了坚实的物质基础。在行政许可档案的日常管理工作中,局档案人员能自觉从思想上、行动上确保把档案安全放在首位,定期进行安全检查,把安全工作重点从事后处理转到事前防范上来。

二、加强业务建设

局行政许可科建立健全了档案人员岗位责任制、档案管理移交等制度,该科档案员注重从教育行政许可档案的收集、整理、归档、移交等基础工作抓起,严格按照有关文件精神和规范操作,以“零失误”为目标,坚持不懈地加强业务建设。首先,根据市行政审批中心和市法制办有关规定,局行政许可科档案员在平时就积极做好收集工作,确保教育行政许可档案的齐全完整、登记序号连续。具体的归档范围为:

(1)教育局在履行行政许可职责过程中产生形成并处理完毕的,具有保存查考价值的各类文件材料和申请者递交的申请材料、图表、照片等材料原件。

(2)教育局出具的受理(或不予受理)行政许可申请的书面凭证、窗口承诺件通知书、准予行政许可决定书、行政许可文书送达回证、行政处罚决定书、撤销行政许可决定书等办理文书原件。

(3)教育局颁发的许可证复印件和存根原件。

(4)其他具有利用和保存价值的文件资料。

其次,根据《浙江省教育厅关于印发浙江省教育行政部门实施行政许可工作规则(试行)及相关文书的通知》规定:“实行行政许可档案管理制度。经办人员应当在作出许可决定后五日内将行政许可的全部材料按一事一档原则装订归档。”局行政许可科档案员在综合档案室档案员的指导下,在平时就及时将办理完毕的教育行政许可档案按一事一档的原则进行整理并装订归档。一个审查决定(包括申请审批的全套文件材料)组成一个档案卷盒,文件多的可组成多个档案卷盒。行政许可档案卷内文件以“件”为单位编制卷内文件目录并编件号和页号(已装订成册的可不编号)。一份完整的审查决定(审核意见)视为一件,一个检查评估报告为一件,一份考试或考核材料为一件,一份许可证为一件,一项设计为一件,一张图纸、照片各为一件。行政许可档案卷内文件排列顺序为:行政许可决定(批复与结论性文件)在前,各种许可证在前,申请材料在后;文字性申请材料在前,申请人所填的表格、图纸、照片(含文字说明)在后。行政许可档案整理完毕,应以每个具体行政许可事项为立档单位装入档案盒保存,档案盒规格采用国家档案局标准卷盒,统一由局综合档案室发放。再次,根据有关规定,局行政许可科档案员于每年年底前将全部已整理完毕的行政许可档案移交局综合档案室,并造具移交清册一式两份,一份存档,一份自留备查。局综合档案室在接收档案时严格把关,认真审查,对不完善的待完善后再移交。综合档案室在接收行政许可档案后再进行分类、保管、统计和提供利用,同时,将所有的教育行政许可档案扫描后保存为电子档案,再刻录成光盘备份保存。局行政许可科以外人员需查阅教育行政许可档案的,应经局领导同意后,办理查阅登记手续。由于行政许可电子档案查阅快速、方便,能极大地提高利用效率。

三、结语

通过规范教育行政许可档案管理,确保了该项档案的完整、准确、系统、安全和有效利用,并为制定政策、行政执法等提供了真实可靠的依据和数据。

作者:陈春亚 单位:桐乡市教育局

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