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决策气象服务材料格式探讨

摘要:利用2013年—2015中国气象局、贵州省气象局的决策气象服务材料,结合《全国气象服务规范技术手册》《党政机关公文格式》规范,对决策气象服务材料的格式进行归纳探讨,发现相关规范对材料格式的要求既有不一致和不全面的地方,导致决策决策气象服务材料字体字号不统一、格式混乱等,影响了服务效果。按照气象工作法治化及标准化要求,需对材料的基本框架、字体字号、行间距等格式进行规范,并制定相应的标准,进一步提高决策气象服务效益。

关键词:林场;营林生产;质量管理

1引言

决策气象服务是指为决策部门制定经济发展规划、指挥生产、组织防灾减灾、应对气候变化、合理开发利用资源、保护环境、军事与国防建设以及重大社会活动保障、重大工程建设等方面科学决策所提供的气象信息服务[1]。随着社会经济的发展,气象灾害造成的影响越来越大,决策气象服务产生的防灾减灾效益也越来越显著。但决策气象服务材料经常存在格式混乱、字体字号不统一等问题,影响了决策气象服务的服务效果。王秀荣[2]指出,决策气象服务产品要使被服务对象阅读起来感觉美观、舒适,并对其格式做了规定。张秀红[3]指出,构成版面设计的形式美,要坚持字体字号应与信息内容、信息接受对象、版式设计总体风格相统一。陈海燕[4]认为,决策气象服务的载体主要是文字加图像,决策气象服务材料撰写是服务技巧的综合体现。王文英[5]认为,公文语体的字体规范可以参照《党政机关公文格式》。中国气象局[6]对决策气象服务产品名称、服务对象及《重大气象信息专报》格式作了明确规定。贵州省气象局[7-8]将决策气象服务材料统一规范为《重要气象信息专报》《气象信息报告》《气象信息快报》《专题气象服务》四种形式,着力打造“防灾减灾、气象先行”服务品牌。本文将参照《全国气象服务规范技术手册》《党政机关公文格式》要求,结合对悦读性与传播效应的需求,反观各级气象部门决策气象服务材料的格式现状,分析决策气象服务材料的格式规范,以期进一步提高决策气象服务材料质量和决策服务效益。

2决策气象服务材料格式现状及分析

2.1有关规范对格式的要求不一致

《全国气象服务规范技术手册》规定,材料名称用小初号方正小标宋简体字;材料标题用小二号字;摘要用小三号楷体字;正文标题小三号,正文一级标题用黑体;正文用小三号仿宋体字;图示用小四号仿宋体字。《党政机关公文格式》规定,公文首页必须显示正文,一般用三号仿宋体字。标题一般用二号小标宋体字;“签发人”三字用三号仿宋体字,签发人姓名用三号楷体字;抄送机关、印发机关、印发日期等一般用四号仿宋体字;文中结构层次序数,一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。《党政机关公文格式》将字体规定为小标宋体、楷体、黑体、仿宋等,各部分的字号也形成对比,字号适中,给决策者带来舒适的视觉效果,满足了公文对悦读性与传播效应的追求。《全国气象服务规范技术手册》将字体规定为方正小标宋简体、楷体、黑体、仿宋等,但字体普遍较小,不符合决策者习惯的公文审美特征,增加了决策者加工的负担可能会增加辨认目标字词的难度,甚至导致“知觉混乱”,错误的辨认了字符。

2.2有关规范对格式的要求不全面

《全国气象服务规范技术手册》没有对材料标题字体、正文标题字体、材料的名称和署名等作出明确规定,也未对决策气象服务材料的基本框架做出界定。《党政机关公文格式》明确了版头、主体、版记等公文格式各要素的编排规则。但对行间距仅规定:一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心;特定情况可以作适当调整。

2.3决策气象服务材料格式现状

分别选取中国气象局的《重大气象信息专报》、贵州省气象局的《重要气象信息专报》等决策气象服务材料进行对比分析。从实际调查情况看,中国气象局的《重大气象信息专报》的格式基本固定,但没有参照《党政机关公文格式》,也未完全按照《全国气象服务规范技术手册》格式来制作;贵州省气象局的决策气象服务材料的格式则显得混乱,字号不协调,部分为追求形式新颖,影响决策气象服务材料的严肃性和可用性。从长远角度看,这些现象将不利于决策气象服务材料的日常应用与传播,对“防灾减灾、气象先行”的气象服务品牌效益和社会效益,都将产生不利影响。

3规范决策气象服务材料格式的建议

3.1规范决策气象服务材料基本框架

《党政机关公文格式》作为国家标准,是建立在广泛调查的基础上并充分结合公文的综合性质的,一定意义上覆盖面较为广泛。决策气象服务材料格式各要素也划分为版头、主体、版记等三部分,使之与公文的文面美吻合,达到版面简洁醒目,阅读舒服方便。具体划分为:首页红色分隔线及以上的部分为版头,包括决策气象服务产品名称、期号、发布单位、签发人、发布时间;首页红色分隔线以下、末页首条分隔线以上的部分为主体,包括标题、摘要、正文、图形、表格;末页首条分隔线及以下的部分为版记,包括报送单位、制作人、审核人。

3.2规范决策气象服务材料字体字号

文字是材料的核心,也是视觉传达最直接的方式。决策气象服务材料与公文存在差异,但总体风格和特点仍受公文规范的制约,加之决策气象服务对象主要是各级党委政府领导及相关部门。从这一角度而言,决策气象服务材料的字体字号应规范、匀称、协调、美观、易读,使其符合公文风格,给决策者带来最舒适的视觉效果。可将字体字号作如下规定:名称用小初号方正小标宋简体字;发布单位、签发人、发布日期用三号仿宋体字;标题用二号方正小标宋简体字;摘要用三号楷体字;正文用三号仿宋体字,正文中第一层用黑体字、第二层用楷体字;版记部分用四号仿宋体字。

3.3规范决策气象服务材料行间距

行距是影响材料的视觉空间的重要因素。书法界有“行距应根据字距而定,字距应根据结字而写”的说法,由此可见,行距影响决策气象服务材料的整本风貌。《全国气象服务规范技术手册》规定行距为22~25磅,这与其规定的字号是协调的,但与公文规定的字号相比,则显得偏小,很可能给决策者一种“拼凑感”,影响阅读效果。《党政机关公文格式》对行间距的规定不便于操作。根据公文印制的经验,采用公文规定的字号并将行间距设定为28磅更适合阅读。

3.4制定决策气象服务材料格式规范标准

《全国气象服务规范技术手册》并未完全对决策气象服务材料各部分的文字字体、字号等作出明确要求,导致各级气象部门的决策气象服务材料字体、字号运用存在随意突破规范,且追求个性化发展。在决策服务产品要求规范化、专业化的前提下,这个问题日益突出。就贵州而言,目前仅是依据几个文件对决策气象服务材料的形式作了规定,并未对格式作明确规定。根据气象工作法治化及标准化的要求,考虑决策气象服务材料的制作现状及可操作性,结合对悦读性与传播效应的需求,编制决策气象服务材料规范标准有十分重要的现实意义。

4结论

决策气象服务材料是“防灾减灾、气象先行”服务品牌的重要载体,担任着信息传递、理念传播、品牌传播的重要功能。格式的规范与否,直接影响到决策气象服务材料的质量,直接影响到决策者对决策气象服务材料的阅读效果,直接影响到气象服务品牌的形象塑造和传播效果。决策气象服务材料为政府部门的防灾减灾工作提供了有用的参考信息,但由于决策气象服务产品中文字、图和表格等的表现形式不统一,影响了决策气象服务的服务效果。加快决策气象服务材料格式规范标准的制订和实施,规范各级气象部门的决策服务产品和表现形式,有利于进一步提高决策气象服务效益。

作者:夏兆林 单位:贵州省赤水市气象局

参考文献:

[1]QXTXXXX—2008.决策气象服务产品规范(草案稿)[S].

[2]王秀荣.全国气象服务规范技术手册[M]北京:气象出版社,2012:78-79.

[3]张秀红.版式设计中字体字号选择组合的原则辽宁师范大学学报1996(4).

[4]陈海燕.决策气象服务特征分析及材料撰写技巧[J].浙江气象,2015,36(1).

[5]王文英.汉字印刷字体字用规范研究[D].合肥:安徽大学,2014.

[6]气减函〔2013〕13号,减灾司关于印发2013年中国气象局决策气象服务方案的通知[Z].

[7]气办发〔2012〕11号,贵州省气象局关于进一步规范决策气象服务材料的通知[Z].

[8]黔气减函〔2015〕11号,贵州省气象局应急与减灾处关于进一步规范决策气象服务材料的通知[Z].

[9]GB/T9704-2012,党政机关公文格式国家标准应用指南[S],北京:中国标准出版社,2012.

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