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简述档案事业年度统计工作

档案统计工作是整个档案工作中一项独立的工作环节,是档案行政管理部门一项重要的基础性工作。通过对各级档案行政管理部门、各级各类档案馆,机关团体、企事业单位档案室人员情况,档案收、管、用等全方位数据的收集整理、汇总分析,以数据和图表的形式客观真实地反映档案和档案工作的发展状况,为档案决策人员更加系统精确的掌握档案管理现状,找到档案工作的发展规律,从而依据基础数据为档案事业未来发展把舵领航。目前,档案统计工作主要是通过实施全国档案事业统计年报制度并定期填报年报报表实现。全国档案事业统计年报制度始于上个世纪90年代初,十几年来不断适应时代的发展,在实践中修改完善,历经1999年、2006年、2011年3次修订,逐步充实了统计项目,增设了统计指标,研发了配套软件,确保档案统计工作进一步向专业化转型。作为部门档案事业年度统计工作人员,笔者认为,筑牢档案工作在党和国家工作中的基础性地位,就必须至上而下高度重视基础的基础———全国档案事业统计年报工作。正视存在的问题,勇于突破瓶颈,不断优化档案事业统计年报工作的数据构成及发布、利用的制度和方法,提升档案统计数据的有用性、完整性和可利用性。

一、当前档案事业统计年报工作存在的问题

(一)年报报表统计指标问题。1.档案室档案利用目的统计指标不完整。在《全国档案事业统计年报制度》中,关于各级各类档案室档案利用目的,列出了经济建设、工作参考、学术研究、宣传教育和其他5种。笔者认为,这种分类方式着重强调档案为党政机关的服务功能,统计指标已不能适应新时期档案工作的发展,原因有二:一是随着社会民众维权意识和档案意识的提高,个人利用档案数量逐渐增多,利用目的也呈多样化发展趋势,如个人利用档案有以连续计算工龄为目的的,有以办理社保为目的的,有以解决历史纠纷为目的的等等,众多目的用“其他”二字囊括,未免草率和笼统,不能真实反映档案利用规律。二是随着国家档案资源体系的扩大,各级档案行政管理部门对民生档案日趋关注,与人民群众切身利益密切相关的各类文件材料收集归档、提供利用成为必然趋势。而根据现行档案室向同级档案馆移交档案时限的规定,这些新近形成的档案在5年内只能保存到各机关团体、企事业单位的档案室,如此档案室顺理成章成为诸如民生档案等的主要利用场所,对应这一发展需求档案统计年报中档案利用目的统计指标就越显单薄了,需要进一步完善修改。2.档案编研成果统计计量单位过于单一。随着当今信息载体日益丰富、传播渠道日益拓宽,多样化的档案编研成果表现形式不断涌现。如编纂展品型编研成果、光盘出版物等符合时代特点和公众需要的档案文化产品,已成为当前档案编研工作的价值取向。如果不对计量方式加以补充,就会与档案编研成果多样化的现实不符,档案统计数据也就失去了真实性,进而有损于完整性和可利用性。(二)配套软件存在问题。1.数据传出前把关不严。全国档案事业年度统计软件在每一份汇总数据传出前都设置了一个数据传出前批量审核的程序,以确保数据的正确性,但是此程序却是可以跨越的,可以不加审核直接传出数据。这就导致了一些不负责任的档案馆、室将问题数据报给了同级或上级档案行政管理部门,加大了档案行政管理部门统计工作人员的工作量。2.关于数字档案中GB的问题。在数字档案基本情况年报中,一是软件对数字档案的大小录入时均四舍五入取整数,这对于馆藏量大的档案馆、室来说比较实用,但是相对于馆藏量小的档案室来说,没有达到1GB均按1GB来录入,有违档案统计数据的真实性。二是馆藏数字录音、数字录像因为格式的不同,统一按GB来换算统计,很难保证最终统计数据的准确性。(三)实务操作中存在的问题1.档案馆尤其是档案室统计人员业务素质不过关。档案统计人员要想全面掌握报表填报流程、掌握审核检查方法则需要经过系统的学习、锻炼和摸索。而在具体的工作实践中,档案统计岗位,在档案馆,尤其是机关团体、企事业单位的档案室,往往都是单位内部的冷板凳,被分派过去的要么是年龄长者,虽可能熟知档案业务,却对计算机使用较为生疏,无法流畅使用档案统计软件;要么是刚参加工作的新人,刚开始熟悉档案业务就被调离档案岗位,频繁的更换不利于统计工作经验的积累。基于上述两种因素,导致众多统计人员无法掌握档案统计工作具体流程和要求,遇到问题不知如何解决,甚至出现畏难情绪,严重影响了档案统计工作的正常开展。2.档案管理失范对档案统计数据的负面影响。在实际操作中,部分档案室机制涣散,造成档案室该归档的文件材料不能及时归档,已归档的材料不齐全、不完整等后果;部分档案馆管理缺位,造成鉴定环节缺失,档案利用登记粗疏、甚至重要文件流失等严重后果。以上管理失范后果不但破环了馆藏档案体系的完整性,使得馆藏量与档案利用比例失调、档案利用情况不真实不完整,更是波及到了档案统计数据,直接导致了档案统计数据的准确度较低,科学性不足,规律性难以把握。3.部分统计人员对档案统计工作重要性认识不到位。统计过程中存在的问题,归根结底,在于部分统计工作人员对于档案统计工作观念淡薄,存在应付了事的工作态度,在统计数字上模棱两可,习惯于统计加估计蒙混过关。

二、新常态下完善档案事业年度统计工作的建议

(一)完善一个制度。建议国家档案局将全国档案事业统计年报制度修订提上议事日程。基于当前机关团体、企事业单位各类档案管理范围的扩展和信息化应用普及情况,研究、优化全国档案统计数据构成及发布利用制度和方法。进一步完善报表中的统计指标,该增加的增加,该删减的删减,使得报表更加贴近实际,贴近档案业务,全面提升档案统计数据的有用性、完整性和可利用性。(二)加强两大工程建设。1.加强档案统计软件更新工程建设。一是严格数据传出前的审核程序,合理分配各级档案行政管理部门统计人员的审核工作量,倒逼原来不负责任的统计人员挑起责任的担子,全面审核报表数据,提升报表质量。二是进一步探讨完善数字档案报表数据单位问题,保证统计数据的准确性。三是根据已掌握档案事业规律,能否研制出与上年汇总数据对比的自动程序,执行该程序系统便提示可疑数据,从而保证与上年数据的衔接和对接。2.加强档案统计的监管工程建设。一是根据《统计法》和《档案法》,建议提高档案行政管理部门的执法监督指导能力,和统计部门联合起来共同监督各级各类档案馆、室的档案统计工作。严肃惩处作为档案统计调查对象的机关团体、企业事业单位,及主管人员和直接责任人拒绝提供统计资料或者经催报后仍未按时提供统计资料,及提供不真实或者不完整统计资料等违法行为。二是建议把统计工作和档案业务工作结合起来,在制定标准化档案馆、室考核办法等档案业务考核细则时,把统计工作作为考量指标列入其中,加大档案统计年报工作的力度和影响力,相信档案统计年报质量也会随之提高。(三)组织三大培训。1.建议根据档案统计工作的需要,加强对档案统计人员的职业道德教育培训。通过培训,逐步树立档案统计工作人员“坚持实事求是,恪守职业道德”的理念,培养其爱岗乐岗、忠于职守的敬业意识,从而消除思想上的消极因素。2.建议加强对档案统计人员的业务培训。以继续教育培训为主要方式,突出针对性和实用性,建立健全档案业务人员培训、考核、登记制度。一方面以档案业务新知识、新理论和新技术为主要教学内容,另一方面着重讲授档案统计相关知识和实践操作。3.建议加强对新任档案统计人员的资格培训。针对机关团体、企事业单位档案室档案统计人员更换频繁的情况,建议国家档案局出台部门规章或以其他规范性文件的形式,明确要求新任档案统计人员必须进行资格培训,资格培训合格后方能上任。资格培训要从实际出发,以档案工作基本知识、基本技能和档案统计要领为主要教学内容,注重工作能力和操作技能的培养。为保证学员能随到随学,资格培训宜采用小班制,时间灵活,多轮滚动。(四)强化四项保障措施。1.强化依法治档,保障档案统计工作的强制性。建议国家档案局向国务院提出申请,争取将《全国档案事业年度统计制度》列入国务院年度立法计划,在《中华人民共和国统计法》规定的行为、种类、幅度和范围内,结合档案统计工作实际,具体化相关报送主体的责任义务、细致化数据报送的环节流程、重点化对拖延、不报档案统计数据或数据严重失实行为的责任追究。从而以行政法规的立法高度树立档案统计工作的威严,以行政法规的强制力保障档案统计工作顺利展开。2.强化档案基础业务,保障档案统计数据来源的准确性。针对档案管理失范对档案统计工作的不利影响,档案馆、室可以在完善归档制度,重视档案鉴定工作,改进档案利用登记模式,修订内部档案统计制度等方面加强档案管理规范工作,保证档案统计工作数据来源的真实准确。从而通过历年数据比对档案工作变化、分析评估当前阶段任务、把握档案事业趋势奠定详实可信的基础。3.强化档案统计数据分析,保障档案统计工作的价值性。用“活”统计数据,提高统计分析含金量。加强对档案统计数据分析的质量和效率,使档案统计数据的“死数字”变成具有参谋价值的“活资料”。统计数据的根本是档案收、管、用具体业务工作成果的体现,所以在统计过程中统计人员要加强与收集整理、保管利用、信息化等业务部门的联系与沟通,以便及时发现新情况、新问题,深挖有价值的统计分析线索作为基本素材,积极撰写有内容、有质量的统计分析材料,逐步提高统计分析的数量和质量,打开统计分析工作的新局面。4.强化档案统计人员队伍建设,保障其积极性。一是从维护档案统计人员,尤其是档案室工作人员利益角度出发,向同级党委政府提出申请,形成统一规范,提高档案统计岗位工作人员工资待遇。二是从提高档案统计人员队伍素质角度出发,积极和组织等部门对接,争取把档案统计人员的培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用统一规划。三是从维护档案统计人员队伍稳定大局出发,组织上要切实关心各级各类档案统计人员成长,切实帮助他们解决各种实际问题和后顾之忧。

参考文献

1.石瑞.建设“三个体系”的探索与实践[J].档案天地,2014.8

2.刘文清.浅谈如何做好档案统计工作[J].黑龙江档案,2011.6

作者:梁秋红 单位:内蒙古自治区文联

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