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档案统计在档案管理的作用

1档案统计工作的内涵

档案,作为直接形成的历史记录,就是将社会生产生活中形成的具有重要价值的材料真实记录并保存下来。简单来说,就是具有保存价值的原始记录。政府在针对加强统计工作的决定中曾明确表明,统计被列为社会主义建设中的非常核心的一项基础,档案统计就是用数据准确无误地呈现档案工作中的真实情况,揭示出档案管理发展和活动的特殊规律。档案的统计工作采用定量的方法,将档案工作中存在的许多现象作为对象,并运用质和量的联系将这些现象进行仔细的观察和分析,从而得出档案工作发展中的很多现象产生的一般规律。我国历史上就留存有许多档案,其中包含了许多具有极高历史价值的文献资料。其中,目前为止发现的我国最最古老的档案,就是世界上广为熟知的一种古老的文字即甲骨文。甲骨文用文字的形式记录了商周时期的一些事件,是最为简易的档案之一。现今,许多档案不仅具有文字为载体,还以图片、磁带、声音、视频等为载体。

2档案统计工作现实状况

档案统计都包含了什么?档案统计工作如何进行?档案统计大致就是将档案工作和档案的数量进行统计和归纳汇总,并将一系列数据进行分析。档案的统计工作作为档案工作的基础,同时也是将档案管理计量化、精确化的重要手段,存在于档案工作的整个过程。它用数据的形式了解档案的形成、管理和利用的实际情况,甚至是档案事业发展的现实状况,在档案事业的发展中具有至关重要的意义。但是,目前我国大多数档案管理工作是经验型的,重视对档案工作中的现象进行定性分析和探析,没有认识到统计工作的重要性。如果档案工作仅仅是填报数字,而在上报任务极端忽略对数据合理分析是不科学的。由此可见,当前我国大多数档案统计工作并不科学,存在许多问题,难以满足当今社会的发展需要。

3档案统计应用的措施和现实意义

3.1重视档案保管和调阅的重要价值。思想决定行动,所以,将统计档案的管理工作执行到位的前提就是必须让管理人员认识到统计档案工作的重要价值。想要提升管理工作人员的认识就要将档案管理工作放在适当的高度并加以重视。我国关于档案的法律已经明确规定,档案留下了文字、图形等重要的历史印记,对于国家与社会来说具有重要的价值。由此发现,必须在认识到了档案的重要性之后才能充分发挥档案数据的作用,一旦档案失去了自身的历史保存价值,同时也就失去了对其进行保管的现实意义。因此,如果要全面发挥出档案管理工作的作用,首先要清楚地认识到档案保管的历史价值和现实价值。传统档案保存大都在一个相对封闭的大环境中,大多数人们没有意识到档案所具有的重要社会效益和经济效益,只是简单地将其认定为历史记录,这种传统理念是错误的,档案的价值不管大小,一旦利用都会具有社会效益。值得注意是,单位的管理层更应该认识到档案的价值,重视档案管理部门的工作状况和发展。3.2档案统计工作有利于提升工作效率。将档案统计制度应用与档案管理工作中,有利于大幅度提高档案管理工作的工作效率,进一步加快档案整理工作的进度、简化档案的编排和档案数据分析的步骤。档案管理的工作看似操作简单,其实需要许多设计的工作作为铺垫,如果要充分开发单位的档案资源,并加以运用,就要在档案收集和管理这两个层面上做工作,档案的保存与管理的目的就是要让档案在必要时全面发挥其作用和价值,所以档案工作进行的好与坏,最重要的就是看档案信息资源是否被有效利用。总之,档案统计制度的应用有利于提高整个档案管理工作的工作效率,缩小档案管理中的差错率,使档案更具真实性,统计结果的可信程度也越来越高。3.3创新档案统计的规范制度。档案管理工作的顺利进行离不开一个具有完整性、系统性的档案统计工作制度。第一,统计部门根据自身实际情况,树立“规范统计档案管理,进一步推动统计发展”的意识,使统计档案工作人员意识到自身的责任,并为档案统计人员的相关工作提供基础和保障,明析各部门的工作内容与分工,有效避免某些人员和领导修改相关数据,影响档案的真实性。第二,建立健全人事任用和考核制度、完善相应的鼓励机制,提高档案统计工作的人员的聘用要求,逐步提高人员业务能力,用适当的奖励和惩罚机制促使工作人员的工作主动性的提升,进一步提升档案统计数据的质量。第三,规范档案调阅登记工作。档案的查调工作也是档案管理的重要组成部分,在需要进行查阅档案时,档案室管理人员务必一丝不苟地遵守相关规定,对查阅人员进行严格的检查,进行实名登记,并仔细记录时间、作用等;如果在必要情况下需要借出档案,相关人员更要做好相关登记,标注清楚工作项目,做到档案查调工作的规范和有序。其中,借阅人员不能虚假填写姓名和用途,防止档案被不法人员盗用。第四,提高档案统计人员的职业素养和工作的专业技能。用人单位在进行档案统计人员招聘时必须要从多个方面着重考察应聘人员,比如综合素质、道德水平以及工作专业技能,不定期统一组织档案统计人员进行培训,使得工作人员具有较强的专业素养和工作能力,并进行定期的考核,保证其专业技能过硬,可以胜任相关工作。此外,相关领导要对工作人员的生活和工作给予关心和关注,使工作人员感受到温暖,创建一支凝聚力较强的档案统计工作团队。第五,相关单位要定期改善工作设备,保证工作环境的良好、舒适。只有这样,工作人员才能提高工作效率和质量。

档案统计管理工作不但对档案管理事业有重要的意义,还对我国的政治经济发展具有重要价值。将档案统计制度引入档案管理工作具有重大的历史性作用,对于企业或政府单位工作的顺利展开都非常有利。其中,企业必须将自己的档案数据进行科学管理,将档案统计工作重视起来,意识到了解、汇集和管理档案的现实效益,加大力度进行档案信息资源的开发和运用,为我国社会稳定和经济发展服务,促使我国经济朝着又快又好发展。

参考文献

[1]赵丽珠.浅谈当前统计档案管理存在的问题及其对策[J].黑河学刊,2012(1):172.

[2]周萍.试析如何发挥档案统计在档案管理中的重要作用[J].黑龙江科技信息,2012(29):165.

[3]马玉美.浅谈如何做好档案统计工作[J].兰台世界,2013(S2):42.

作者:郭红 单位:兰陵县统计局

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