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职校艺术档案管理思路

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一、高职院校艺术档案的作用与价值

艺术档案的规范化与精细化管理,离不开对高职院校艺术档案作用与价值的厘清。

(一)高职院校艺术档案的作用

高职院校艺术档案是学校在办学过程中形成的关于文化艺术工作历史发展的真实记录,是超越时空范围的历史遗产,见证了学校的教育、建设与发展,汇集了广大教师乃至学生的创造智慧,因而是一笔可贵的文化资源。高职院校艺术档案具有以下作用:一是文化传承作用。艺术档案是学校在长期的办学历史进程中,创造并留下的文化艺术遗产。有多少艺术档案就有多少艺术财富,就意味着有多少历史艺术遗产留给后人。我们文化艺术的繁荣,就要在文化传承的基础上不断推陈出新。二是学校艺术教育的重要资源。高职院校在进行艺术教学中,可以充分挖掘现有的艺术档案资料,作为教师教学、学生学习的参考资料。高职院校可以利用艺术档案编写校本教材、授课教案、教学大纲,对学生进行艺术辅导,利用艺术档案中丰富的声像资料进行观摩学习,作为示范教学都是不错的选择。三是利用学校的艺术档案服务社会。高职院校的重要职能之一就是为社会服务,为当地的经济发展服务。艺术档案服务社会是因艺术档案自身的特点所决定的。艺术档案具有形象性和公开性特征,艺术档案中的艺术作品是供人们欣赏、享受的精神食粮。高职院校可以利用艺术档案中的优秀作品面向社会展出,发挥其艺术审美作用,感化宣传作用,开阔群众的视野,促进社会的和谐。

(二)高职院校艺术档案的价值

高职院校艺术档案不同于学校其它的教学档案、科研档案、人事档案、学生档案等,它价值独有,并且随着时间的推移和历史的演进,艺术档案的价值将越发显现出来。第一,高职院校艺术档案具有重要的历史价值。不少高职院校近年来经历学校升格(从中专升格为高职高专)、搬迁新校区、学校合并等历史沿革,在校史编写中一些需要确认的史实资料可以从艺术档案中找到答案。高职院校把本单位的艺术档案收集、整理、保存起来将为学校未来事业的发展提供很多珍贵的,有参考价值的材料。第二,高职院校艺术档案具有重要的学术研究价值。艺术事业的繁荣和发展,决不能孤立地去进行研究,而是要结合着研究昨天、今天来研究明天。要研究,就必须要有历史的真实依据,那就是原有的档案和有关的素材。比如,在工艺美术职业院校,我们要研究各个工艺流派、美术大师的历史传承与发展成就,就需要广泛占有材料、分析材料,没有材料就很难研究——巧妇难为无米之炊。可以说,艺术档案对于艺术的发展,对学术研究具有重要的参考价值。第三,高职院校艺术档案具有很高的使用价值。学校的艺术档案可以为师生反复使用,而且频率很高。艺术档案是学校进行艺术研究、艺术教育的重要材料。艺术档案是学校师生进行艺术创作、艺术活动的总结。通过对一定时期的教师以及学生艺术创作、艺术活动有关材料的归档,可全面总结高职院校艺术创作的经验、及时收集创作素材。例如,艺术院系获奖的优秀的毕业设计,参加各级各类艺术竞赛的获奖作品,可作为后来者学习、研究的对象,同时也是他们进行艺术创作的源泉。实践证明,利用艺术档案,有案可查,许多问题迎刃而解,有利于拓宽学生创作的思路,提高艺术作品的质量。

二、高职院校艺术档案管理现状

(一)艺术档案建档意识不强

高职院校的艺术档案不仅仅是学校档案工作的有效组成部分,更是构建和谐校园、促进校园文化的重要载体,需要师生加强这方面的意识。高职院校在日常教学、科研、校园活动的过程中均会产生大量艺术档案,诸如师生在日常教学科研、文艺演出等活动中产生的艺术档案;学校组织各类文化节中产生的艺术档案;师生参加校内外比赛中产生的艺术档案等。虽然艺术档案的种类数量不少,但是艺术档案的收集、归档工作远不如一般的文书档案那样受重视,学校档案管理人员一方面对艺术档案的产生情况不能有效掌握,另一方面未意识到艺术档案收集的重要性,认为《高等院校档案十大类实施办法》中未对该问题作具体要求,于是对高职艺术档案不重视收集,如在各类艺术比赛、展览中产生的艺术档案往往散落在各创作者手中,或长期存放在组织活动的相关部门,未能及时完整地归档到档案馆室。

(二)机构制度方面不够完善

高校档案工作是高校重要的基础性工作,是体现高校办学质量和管理水平的重要标志之一,学校应当对其加强领导和管理,将之纳入学校整体发展规划,纳入整体考核评估指标体系。少数高职院校对档案工作的重要性认识不足,意识不强,重视不够;个别高职院校没有根据《高等学校档案管理办法》规定将档案工作纳入学校整体发展规划,未将档案馆建设列入新校区总体建设方案,依法管档的自觉性和责任感有待进一步加强。一些建校时间长、办学规模大、档案数量多,符合中华人民共和国教育部第27号令规定条件的学校,至今尚未成立档案馆;有的学校虽然设立了档案馆,但级别建制偏低,人员偏少,难以适应学校又好又快发展的需要。少数学校档案用房面积过小,基础设施陈旧简陋。个别学校档案馆安置在过渡用房,安全意识不强,必要的防护措施不到位,特别是临时存放档案的场所有着明显的安全隐患。在档案管理模式上,部分学校没有根据有关法律法规进行建章立制,未能按照规定要求和档案工作原则对学校各院系、各部门产生的各类档案实行集中统一管理,特别艺术档案的管理更是薄弱,呈现随意化、无序化的状态,缺乏必要的制度管理保障。

(三)档案人员的素质亟待提升

提高高职院校艺术档案的管理水平,离不开档案人员的辛勤工作。档案工作机构的人员构成、个体素质如何,直接影响艺术档案的管理水平和工作效果。只有综合素质高的人,才能胜任学校艺术档案的管理工作。近几年,高职教育事业跨越式发展,但却存在忽视档案建设的情况,学校档案专职人员数量不足的现象普遍存在。随着高职办学规模的扩大,各项工作内容与日俱增,但是,由于人们对学校档案工作的认识不足,高职院校的档案工作长期处于可有可无的一项工作。不是安排一些婆婆妈妈的人员,就是把别处不好安排的照顾对象推去档案室。现有的这些档案管理人员,来着不同的专业背景,有的学习历史、有的学习文学、有的学习计算机,五花八门,档案管理专业的却不多,这就给他们从事档案工作带来先天不足——专业素养不够。高职院校的档案人员往往还兼任一些其他工作,只剩下很少时间和精力应付档案业务已成为普遍现象。在这种情况下,高职院校的档案工作面貌可想而知。

三、高职院校艺术档案管理的对策与路径

提升高职院校艺术档案管理水平,需要从高职院校的组织管理机制、管理队伍建设、艺术档案的数字化建设、艺术档案的利用水平等路径着手,综合运用发挥合力方能有所建树。

(一)要切实加强领导

高职院校档案管理工作应该纳入学院整体发展规划,纳入整体考核评估指标体系,艺术档案工作也应该列入学院整体档案工作规划,各二级院系应该把艺术档案工作列入本部门整体发展规划,由一名分管领导具体指导、制定政策、把握艺术档案工作的发展方向。要切实把艺术档案工作作为学院发展的有机组成部分,积极宣传和组织、整理和挖掘艺术档案,把艺术档案工作作为工作总结、业务考核内容之一。要针对艺术档案工作发展的不同层次、不同类型,分别提出不同的量化指标和时限要求,进行分类指导。要保证必要的经费,确保艺术档案的完整、安全和有效利用。总而言之,高职院校各级领导的重视,是艺术档案能否顺利发展的关键。

(二)要加强队伍建设

艺术档案员队伍是艺术档案管理上水平上台阶的重要基石。学院领导应该关心艺术档案工作队伍的建设,努力解决艺术档案人员的实际困难,提升他们在学院偏低的待遇,解决他们晋升的渠道问题,提供必要的业务进修、外出参观学习的机会,从而稳定艺术档案工作队伍。要多层次、多门类加强业务培训,不断提高艺术档案人员素质和管理水平。艺术档案工作是一项复杂的专业技术劳动,因此,要求从事档案工作的人员应具有合理的知识结构,又要具备良好的艺术素养。只有综合素质高的人,才能胜任高职院校的档案管理工作。档案工作人员的素质是提高艺术档案管理水平,充分发挥艺术档案作用的先决条件。概括地说,对艺术档案管理人员主要有以下要求:良好的政治素质、精湛的业务技能、良好的工作作风、高度的责任意识、良好的职业道德,较强的沟通能力。从加强团队建设的角度来说,还需要重视每一个档案工作人员的个体价值和主观自觉性行动。也就是要充分发挥和调动每一个人内在的积极因素,创造性地开展工作。对艺术档案管理队伍的管理重点在于明确岗位,落实职责,稽查考核,协调激励。学校应该把档案人员队伍建设列入人才发展目标,统筹规划,不断优化队伍结构,使高校档案人员队伍朝着专业化、高素养、有梯队的人才队伍结构发展,为高职院校的艺术档案工作注入可持续发展的活力。

(三)要加快艺术档案的数字化建设

艺术档案是对学校和社会有保存价值的各种文字、图片、声像、实物等不同形式的历史记录,是宝贵的文化遗产。要实现艺术档案的文化传承作用,必须加快艺术档案的数字化建设。通过艺术档案的数字化管理,让更多的学生走进网络平台,共享先进文化的魅力,从而全面提高学生的文化素养,促进校园文化建设。加强艺术档案的信息化和数字化管理,是艺术档案事业适应时代发展的需要。利用多媒体技术,实现艺术档案媒体的数字化。多媒体技术是一种交互性综合处理的计算机技术。根据艺术档案的多媒体特征,高职院校的档案馆可以充分运用多媒体技术中的音频信息处理技术、图像信息处理技术、视频信息处理技术、多媒体数据库技术和多媒体信息识别技术,结合数码相机、数码摄像机、数码扫描仪等数字化设备,通过对纸质档案、声像档案的扫描录入、数码处理、3D制作,将艺术档案媒体转化为电子代码储存、传输和处理,变成可视化、动态化、数字化的多媒体艺术档案信息资源。艺术档案管理软件的运用,实现艺术档案系统化的管理。软件的应用可以提高管理思路和管理方式的创新,还可以提高管理的效率,提高日常艺术档案管理的标准化和规范化的流程,及时提供文化资源的信息。高职院校在选用档案系统管理软件时,必须结合自己的工作条件、环境和和技术保障等方面的考虑,以提高软件应用的实际效率。还要考虑档案管理软件的处理和储存多媒体艺术档案信息的能力。这样就可以直接在电脑上进行艺术档案信息的收集、整理、移交、归档、鉴定、销毁、查询和统计,简化传统的手工过程,提高科学化管理艺术档案的能力。利用多媒体光盘技术实现艺术档案数字化存储。由于艺术档案的信息量很大,图文声像并茂,这就需要功能全、密度高的大容量存储器。多媒体光盘技术采用激光介质作为高密度信息存储载体,具有记录信息量大,存储密度高,易于检索,便于拷贝复制,还原传输效果好等优点。利用这些大容量的可读写光盘贮存图像、声音、动画、视频等多媒体艺术信息,既能有效地节省档案库房的贮存空间,扩展存储能力,又便于保存、保管和借阅。

(四)要提高艺术档案的利用水平

高职院校艺术档案范围非常广泛,它涵盖了师生们在艺术教学、实践、创作、展览、演出、比赛、交流、摄影、采风等各个层面的艺术活动。因此,高职院校艺术档案内容丰富多彩、是一笔可贵的财富,需要我们善加利用,而不是束之高阁。艺术档案管理的终极目的在于利用,以满足师生教学科研、参考佐证、学习提高的目的。艺术档案的开发利用包括两方面的内容:一是健全和改善检索手段,介绍档案馆(室)藏的内容与成分,这主要是在档案基础工作中完成的。二是根据外部对各类档案信息需求的情况,通过有效的途径和方法,向利用者提供所需档案材料,实施全方位的多元化利用。提供艺术档案利用信息资源的途径主要有咨询服务和文本服务。咨询服务即以库藏档案信息为依据,通过解答问题的方式,向利用者提供档案及其相关信息和知识,对利用过程进行指导,提供检索和成果的服务。文本服务是以提供各种形式的档案资料文本为利用者服务。各高职院校要以“服务学生、服务教职工、服务学校中心工作”为重点,进一步加强艺术档案的开发利用,发挥艺术档案在学校重大活动庆典、举办陈列展览、编修校史校志、教学科研等工作中的参考凭证作用,发挥其在校园文化,宣传教育等方面的服务功能。

作者:李前平王春媚工作单位:南京交通职业技术学院

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