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人力资源档案管理论文

摘要:人力资源档案管理作为人力资源管理的一个重要组成部分,对于人力资源充分发挥作用有着至关重要意义。本文基于此开展研究,探讨了我国人力资源档案管理目前存在的诸如工作效率低、工作人员素质欠缺、管理方法落后等问题。并针对上述问题提出了应对的措施,为我国人力资源档案管理的发展提供了依据。

关键词:人力资源;档案;档案管理

在现代社会,人力资源已经成为了各行各业发展中一个最为重要的环节,因为任何工作的开展都不能离开人这一最为基本的因素。而对于人力资源的管理来说,除了开发、使用等环节外,人力资源档案的管理也是人力资源管理的一个重要方面。因为,科学合理的人力资源档案管理能够更好的提升人力资源管理的整体效率,从而促进组织的发展。

一、人力资源档案管理工作中存在的问题

1.人力资源档案管理效率低。简单的说,人力资源档案管理的效率就是在实施人力资源档案管理过程中,所消耗的人力、物力等资源同档案管理最终实现的管理效果之间的比例关系。对于人力资源档案工作来说主要包括的工作内容有档案的收集、归档保存和调用等。例如,对外来务工人员的工龄和职业发展进行建档,既要对外来务工人员的基础档案资料进行搜集,还需要对务工人员在就业过程中的职位转移、薪酬等方面资料进行搜集,这些资料的搜集需要档案管理工作人员耗费很多时间,但目前的档案管理工作却缺乏一个成熟的程序以使这个步骤简化,与此同时,搜集来的资料和档案的利用率却很低。2.人力资源档案管理人员素质欠缺。在人力资源档案管理中,管理人员的素质能力有着十分重要的作用。而我国很多档案管理人员在专业素质上都存在着明显的差距。集中的表现在有点人力资源档案管理人员都是兼职的,不是专门从事人力资源档案管理的;有的人力资源档案管理人员年龄明显偏大,在工作积极性上明显不足;有的人力资源档案管理人员对于信息技术的掌握不够深入,导致在信息化时代下,人力资源档案管理工作难以实现数字化。3.管理方法不够先进。档案管理方法是指在档案管理过程中的档案资料形成方法以及档案储存和调用的方法。目前大多数电力工程建设档案管理还处于传统管理的状态,档案管理资料多是纸质的,这些资料规整起来十分耗费时间,查找起来也十分麻烦。另外,在工程建设的施工过程中,有很多能够为以后工程建设提供借鉴的工作细节,却往往因为无法快速形成纸质档案而被忽视,这直接降低了档案的质量。

二、应对人力资源档案管理问题的对策

1.规范化人力资源档案管理,提升工作效率。人力资源档案管理应当首先建立一套完善的工作规范,明确档案管理工作的各个流程和环节,利用规范的制度,来提升工作的人员的积极性,激发出工作热情。这其中最为有效的就是科学的考核办法,利用科学的奖惩机制来督促工作人员合理的安排工作,从而达到提升工作效率的目的。具体的说可以多设置一些奖励措施,如对全年工作没有出现问题的工作人员可以发放物资奖励等。2.强化人力资源档案管理人员素质。对于人力资源档案管理来说,人力资源同样是核心要素。这就要求我国的各类组织要首先设置专门的人力资源档案管理岗位,确保专人负责人力资源档案管理,从而保证人力资源档案管理的专业性。其次要多培养一些年轻的人力资源档案管理人员,培养他们在人力资源档案管理工作的热情,激发他们的积极主动性,从而提升人力资源档案管理的效果。第三,现代人力资源档案管理要求的是复合型人才,不仅要掌握专业的人力资源档案管理知识,还要具备有足够的信息化技术能力,这就要对人力资源档案管理人员进行信息化技术的培训,使其掌握基本的信息化技术,从而保证人力资源档案管理工作的开展。3.应用信息化技术手段。对于人力资源档案管理来说,要实现全面的信息化管理,一是需要增加对档案管理的资金投入,购置档案管理信息化所需要相应的软、硬件设施,如最基本的办公室常用设备,打印机、扫描仪、电脑等,档案管理部门必须及时了解工作需要哪些设备;二是应该制定档案管理信息化的战略,并真正实施,设立专门的监督部门对信息化过程进行全程掌控。

三、结语

人力资源档案管理对于人力资源的开发、利用等方面都有着很好的促进作用,完善人力资源档案管理能使人力资源的整体管理效率大幅提升。而我国由于社会发展的多方原因,在人力资源档案管理方面存在着一些问题,我们必须要正视和解决这些问题,才能保障人力资源档案管理工作朝着更好的方向发展。

作者:黄卫东 单位:广东省惠州市第一妇幼保健院人力资源部

参考文献

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[2]耿洁.探讨人力资源档案管理存在的问题及对策[J].城建档案,2016(01):36-37

[3]李雪玲.人力资源档案管理问题和应对措施探析[J].办公室业务,2014(19):90

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