烟草企业人力资源信息化的探微

一、正本清源，科学规划

烟草行业内不少企业片面认为“信息化”就等于“上水平”。通过一次项目的实施，就可以革新除弊、把管理水平推上一个新台阶，从而实现人力资源的优化配置和高效运行。在这种意识的引导下，出现不少烟草企业的人力资源信息项目都定位于高投入、高目标，但成效甚少的现象。为此，本文认为对信息化的认识首先要厘清三个基本问题。

(一)信息化与管理的关系

简单的讲，信息化是通过一系列软、硬件技术的集成应用，来对业务进行规范、支撑，提高工作效率，提升管理水平。因此，信息建设必须首先以现实业务为基础，有效将管理与系统融合固化后，才能找准前者的问题，并逐步加以修正改进，最终形成以信息建设促管理完善，以管理优化促信息发展的良性互动。而试图在一夜之间，单纯依靠信息化手段来推动天翻地覆的管理变革无异于本末倒置，空中建楼。尤其在国有企业，受体制文化和利益格局束缚，旧式管理行为的文化惯性相当大，非一点一面的工作在短时间内就能改变。

(二)信息化与信息项目的区别

信息化是一项长期性、持续性和优化性的工作，是不断发展变化的;信息项目则是信息化目标落地的支撑点，是信息化建设的具体实践和过程体现。总的来说，信息化是信息项目的母体，信息项目是信息化的基础，两者互为依存、相辅相成，是总体与局部、战略与战术、长期与阶段、动态与静态、共同与特定的关系。万不可混为一谈，将信息化的总目标放在某个项目中去实现，或把一次项目的实施等同于整个信息化建设，造成思路混乱，工作举步维艰。

(三)信息化的复杂度和风险性

信息化是一项技术密集型工作，先进软、硬件的集成应用，必然带来诸多不确定性;加之信息化受企业管理环境、业务特性、资源保障等制约明显，使其更加充满了变数和风险。所以，实施企业应当根据自身情况，全面评估信息建设的风险因素及影响程度，并充分意识到信息化的长期性和复杂性，对可能出现的困难要有所准备和应对，才能确保有所成果;非简简单单的花大价钱，请大牌软件商，提高要求，就可立竿见影、坐等其成，实现信息化。在树立正确的认识之后，实施企业应结合经营战略目标、人力资源业务需求和信息技术应用基础，制定总体建设规划。规划是对信息化目标、内容和实现路径作出宏观安排的纲领性文件，将全面系统的指导企业着手人力资源信息建设。其必须包含内容要素有:

1.环境与现状分析实施企业要做好行业环境与特点分析，深入了解信息技术的发展趋势，同时结合目标定位和信息应用水平，充分评估人力资源管理业务现状与长远要求的差距，并预测拟建系统在未来的适应能力，做出是否具备信息化条件及能力的基本判断，解决信息化建设的必要性问题。

2．制定信息化战略制定信息化战略目的是要解决做什么和做到如何程度的问题。首先根据企业人力资源管理的目标需求，定义信息化使命，明确指出信息化的建设方向和其在管理目标实现过程中的推动作用;其次是确定企业信息化的基本原则，明确相关职能部门在管理和实施中要遵循的工作条例，保证信息建设有效推进;最后是提出信息化目标，明确未来要完成的各项任务及系统运行的理想状态。

3．总体技术架构与标准企业应基于人力资源业务发展与信息应用需求，从功能、流程、体系三方面对信息系统进行应用规划，明确信息化的总体架构。同时，要拟定信息技术标准，确定采用什么样的手段、方法、程序等技术细节，做好信息化总体架构的技术支持。这一部分的内容是解决采用何种技术性能的信息系统来满足规划要求。

4．实施路径在确定好总体方向及内容后，就要解决何时做、该怎么做的问题，也即是规划实施路径。企业应制定出信息化建设的阶段性目标，科学的将整个过程层层分解为互为支撑、相互联系的若干独立子项目，并定义出项目的业务范围、实施次序，及所需要的时间、成本、人力等资源保障。同时，要选择各个项目的主导及责任部门，确认管理监控的原则、机制和措施。

二、定制开发，量体裁衣

人力资源管理信息化是从西方管理界开始实践、发展并成熟的。自然，国内外软件供应商的产品都是按照或借鉴西方管理理论与信息化经验来开发设计。但带来一个明显的问题是，成熟软件产品背后所蕴含的管理理念与行业企业实情差异明显，就算在原型基础上进行再开发也很难完全适用。为更加合理有效的推进烟草企业人力资源信息化进程，有三点建议。

(一)开发方式选择目前，多数烟草企业通过购买标准产品进行二次开发的方式来实施人力资源信息化。但问题是标准系统很难适应管理实情，给二次开发带来巨大的需求量，且有时其实现难度不亚于新系统开发，匹配度与灵活性欠佳。针对这种情况，本文认为定制开发方式更符合行业企业的个性要求，更有利于系统实施。量身度制的系统一是针对性强，可根据人力资源业务现状设计开发，满足绝大多数的管理要求;二是使用方便，可按业务流程设计界面和数据流，满足特定的使用习惯;三是扩展灵活、成本低廉，可根据管理方式的发展变化随时进行调整、升级和扩展，加之系统源代码开放，企业自己的信息技术人员就可对程序进行小型改动调试，其二次开发和维护成本都相对低廉。

(二)信息厂商选择行业企业在选择项目合作对象时，均倾向于有一定实力、规模和知名度的品牌厂商。诚然，这些信息供应商在管理经验、技术资源、应用能力等方面具备一定优势，但因规模化、跨国(省)际的经营方式，其日常运行成本也很高。而在成本管控的导向下，厂商有两种典型行为可能会给实施企业带来不利:首先，开发成本高导致厂商不顾企业“身型”竭力推广标准产品，即使要定制开发，要价也不菲;再有就是人工成本高昂，造成厂商对承建项目的人力资源保障采取严格限制，并更愿意在数个项目中共享资源，对企业的目标支撑有限。其实，若厂商的专业水准、应用经验能满足要求，并具备一定的技术资源与人才获取能力，企业完全可以考虑本地优质信息商，以期获得更及时的服务保障和更好的性价比。

(三)技术标准选择在符合信息规划总体技术框架的前提下，实施企业应尽量选择通行并具有发展前景的程序、存储、数据库等系列技术作为底层载体，可使定制开发的系统具有良好的可靠性、扩展性、兼容性、灵活性、协调性和一致性。同时，也方便将来更换信息服务商时易于操作过渡，降低再开发的成本和时间。

三、提升能力，加强管控

其实无论信息供应商的职业操守、专业能力如何，实施企业将成功希望完全寄托在其身上都是一种高风险的撞运行为。在知识快速增长、技术日新月异的今天，系统建设中的可变因素越来越多，加上人力资源信息项目的目标输出有一定软性，实施企业也无法再当“甩手掌柜”，必须要亲自参与到项目管理的过程实践中来，将主导权和控制权牢牢掌握在手中，才能消除风险、避免损失、确保成功。

(一)培养专业的项目管理人才一方面，企业应主动选送从事信息项目管理的人员参加专业化、规范化培养，全面提高知识技能水平，逐步建立起自己的项目管理人才库;另一方面，企业应设立信息项目管理的专职岗位，将须取得项目管理师职业资格作为任职条件，主要责任就是参与企业各类信息项目的管理活动，监督并做好启动、计划、组织、执行、控制、关闭等各环节工作。

(二)建立信息项目管理的知识库实施企业应详细完整记录每个信息项目建设过程的数据与信息，包括进度、工时、需求等，并将有关资料归档保存。在条件允许的情况下，还可进一步收集软件商的费用数据，了解其成本结构，为项目更好的评估投资预算，取得良好预期效益打下基础。同时，企业要注重对每次项目的管理过程做深入分析，找到存在问题，总结实施方法，不断积累建设经验，逐渐形成符合企业实际的标准体系，创建并丰富自身独有的项目管理知识库。

(三)引入专业的项目管理软件精准项目管理涉及大量数据的分析预测，及专业技术方法的运用实践。如果都以传统手工形式来做，势必耗费时间且容易出错，增加管理成本。因此，企业若有了人才与知识储备，还可尝试引入项目管理的专业软件，以提升工作效率，增强实施的科学性和效果。同时，项目管理工作的信息化也有助于专业人才与知识库的建立及共享。当然，作为一个快速更迭、动态演进且内容广泛的知识领域，企业若想在此达到和专业项目顾问机构相同的管理水准是不太现实的，也没有必要。因此，对于项目管理能力的培养，企业不能面面俱到，要有的放矢，重点放在计划与控制两方面;其中，又以进度、资源和质量三个方向为主。

人力资源信息系统不是简单呆板的工具，它是管理文化的表征，也是管理思想的落地，有活的灵魂。系统以某种管理理念为基础，同时强化在这种理念引导下的制度与流程，并进一步促进文化的塑造成型。唯有这样，信息化才能真正帮助激发人力资源的能量，为企业创造出巨大的效益。西方企业在人力资源信息化的道路上走了近50年，通过不断摸索、实践和积累，才形成较为系统的功能布局和业务架构，在实际应用上有所成就。烟草企业起步较晚，大可借鉴国外的先进经验以避免走弯路。

但借鉴不等于“拿来主义”!“淮南为橘，淮北为枳”，再先进的经验与工具也要和实际情况相结合，施以本地化改造才能成为生产力。同时，作为支撑信息化实现的人力资源信息项目，在管理上具有更加复杂和独特的一面。烟草企业须尽快培养出专业的项目人才，全面提升自身管控能力，才能有效规避实施风险，保障项目质量。

作者：游晋单位：川渝中烟工业有限责任公司科员