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水利工程档案管理工作分析

[摘要]在水利工程管理中,档案管理是一项十分重要的内容,为了更好地促进档案管理水平的提升和优化,我们必须切实掌握档案管理工作要点。从水利工程档案管理的特点入手,对当前水利工程档案管理存在的不足进行探讨,提出强化档案管理的对策。旨在与同行强化业务之间的交流,以便于更好地促进水利工程档案管理水平的提升。

[关键词]水利工程;档案管理;工作

为了更好地促进水利工程档案管理水平不断提升和优化,我们必须切实掌握水利工程档案的特点,认真分析和总结水利工程档案管理存在的不足,并采取针对性的措施,才能更好地实现档案管理水平的最优化。

1水利工程档案特点

水利工程档案有着自身的特点,作为管理人员,必须切实掌握水利工程档案特点,才能更好地促进管理水平的提升。1.1综合性。水利工程的主要目的是对自然界的地下水和地表水进行调控,从而实现兴利除害的基础性建设项目。但是在水利工程项目实施中,涉及的学科较多,例如自然地理、生态环境、水文气象、建筑工程、项目管理、移民管理等方面的学科知识,其生成的文书档案与科技档案较多,不同学科之间在知识上的交叉较多,不同学科之间的知识渗透较为强烈,所以水利工程档案往往类型较多,具有较强的牵涉面,较强的专业性和较强的综合性。1.2时间差异性。由于水利工程建设往往需要较长的周期,从立项开始,到工程的设计和施工以及竣工等,均需要较长的时间。加上后续对项目进行评估,尤其是在一些大中型的水利工程中,其跨越年份较多,且其水文气象资料往往由于社会的发展而使得其下垫面发生显著的变化,加上价格机制在不同的年月中的浮动也会对工程造价带来影响,这就会使得档案在时间上存在较大的差异性。1.3地域性。由于我国幅员辽阔,地域十分广泛,且季风气候特征十分明显,水资源具有东多西少、南多北少的分布特点,分布十分不均。不同地区之间,由于地形地貌的不同,使得其水资源分布的规律和水文气候特点不同。而在进行水利工程建设时,我们应紧密结合工程所在地的水温和气象以及地质条件等方面的因素,做到因地施工、就地取材,且在工程类型上具有的地域特点较强,而我国自身的地域文化具有较强的多样性。档案又是用于文化贮存、问题传承、文化教育的重要载体、媒介和资源。所以水利工程档案的地域性较为显著。[1]1.4具有极高的价值。水利工程档案是整个水利工程项目建设得出的原始资料,也是在山河改造和治水兴利的实践中不断总结的经验和成果,在水利工作中的价值具有指导、经济、科研和参考的作用。这样水利部门就能在日常工作中为工作计划的拟定、水利工程的设计、水文预报等提供指导与依据。而水利工程的建设、成本控制、经济性评价等需要水利档案作为支撑,同时还能保留优秀而又完善的水利文化遗产,其历史意义十分珍贵[1]。

2现存问题

2.1重视程度。虽然很多水利部门设置了专业的档案室,但是一些地区的水利部门在设置档案室方面往往具有较强的形式化,难以得到应有的重视,人员、技术、资金上的保障较为欠缺。参与档案管理的人员以兼职为主,而专业档案业务、计算机操作技能较强的综合型档案管理人才很少。当档案移交之后,难以利用计算机对其进行科学分类、整理与录入,极大的影响了档案信息化管理水平的提升。究其根源,主要是档案管理制度和责任制度难以得到有效的落实的原因。而水利工程档案管理又需要贯穿整个工程建设全程,但是施工、监理方往往是重建设、轻管理,导致水利资料收集不及时、不规范。在水利工程档案整理、移交时,往往需要等竣工验收、突击检查时,临时安排人员进行处理,而这就会导致其规范性下降,甚至出现遗失重要档案的情况。2.2监督管理。基层水利部门在档案管理时往往沿用国家规范性的文件,难以结合自身实际针对性的制定具有较强操作性的管理细则,在档案收集和整理以及存档等程序的完善性有待提升。尤其是在水利工程档案监督管理方面严重不足,在监督体系上有待完善。档案管理绩效、激励等具有较强的随意性,难以有效的约束管理人员,最终导致档案管理水平低下。2.3人员水平。目前水利工作系统内的专业档案管理人员较为缺乏,基层单位在编制限制下,档案管理人员往往以兼职为主,且这些人员往往在档案工作经验上较为缺乏,又缺少必要的培训和教育,导致其错误的以为档案管理只要整理与保管文件即可,所以在档案管理工作的主动积极性上较为缺乏;加上有的管理人员在水利专业知识上一知半解,在工程实践经验上严重不足,难以掌握在每个阶段所形成的资料文件,导致在后期资料交接时经常存在缺漏的情况。建设和监理的档案管理人员往往属于临时调配,在交接过程中缺乏规范性,在管理水平和专业水平上严重不足。加上有的档案管理人员不思进取,导致其管理水平难以适应现代管理工作的需要。2.4信息化建设。以往的水利工程档案主要是以纸质载体进行归档,而这些纸质档案又容易出现受潮、发黄等情况,使得档案的保存质量下降,甚至由于自然灾害的破坏而丢失。很少将其实施电子化的归档,在实际管理中主要是采取人工为主和计算机为辅的方式进行,导致这些档案资料自身的信息化水平较低,而新开发和应用的水利专业软件并没有与现有的水利档案综合管理系统同步,加上缺乏专业化的信息化人才,导致水利工程档案管理信息化水平难以得到有效的提升。2.5档案管理经费不足。档案管理工作的开展需要在经费上予以保障。但是就当前来看,在水利工程档案管理经费投资上严重不足,在档案管理人员的岗位补贴上显得严重不足,缺乏高素质人才的引进,所采用的档案管理设施较为落后,各项工作的开展缺乏经费的支持,最终影响档案管理水平的提升和优化[2]。

3提升水利工程档案管理水平的对策

3.1完善档案管理工作机制。一是始终以统一领导和分级管理为原则,由参建单位的分管领导对档案工作进行全面的领导和管理,采取一把手参与的责任机制,既要在档案室与其他业务部门之间配备专业的档案管理人员,又要对档案室的档案工作进行监督指导。确保各方面的职责得到高效的落实。二是对现有的档案管理制度和法规进行不断的完善,紧密结合水利工程项目实际,针对性的建立健全归档保管和查询节约[2]以及档案保密等方面的岗位职责,对管理人员的职责义务进行明确。三是切实加大水利工程档案的管理力度,意识到强化水利工程档案管理的重要性,并发挥管理机制的作用,切实对现有的档案管理工作进行不断的完善,加快对现有档案馆的建设和完善,尽可能地提高其功能和用途,才能更好地促进档案的公共服务能力得到提升和优化。3.2强化水利工程档案的收集与整理。这一工作的开展,主要是水利部门将水利工程档案工作与其他的工作实施同步规划和部署落实,并设置专业小组开展档案工作。水利工程的实施应与档案保管工作同步实施,且尽可能地确保水利档案收集整理全程的监督指导,并对整个归档制度进行不断的完善,确保所收集的资料得到及时的归档。尤其是竣工验收的各种材料,应及时的移交,严禁据为己有,更不能拒绝归档,若出现档案损毁和丢失的情况,应做到依法查处,及时的督促档案形成单位进行补救。3.3切实做好档案的信息化建设。在档案信息化建设过程中,我们应切实注重现有人员的技术培训和教育,切实提高其档案信息化的意识,并在水利工程档案管理中加强信息技术的应用,切实提高档案管理的信息化水平。在注重信息化建设的过程中,还要在资金、人员、技术和设备等方面加大投入力度,通过培训教育提高现有人员的技术水平,通过加强基础设施建设,提供信息化建设水平,尤其是在档案管理经费上加大投入力度,才能更好地满足档案管理现代化的需要[3]。

4结语

综上所述,在水利工程档案管理中,为了更好地做好这一工作,我们必须在档案管理中注重档案管理人员作用的发挥,充分意识到强化档案管理工作的重要性,并在档案管理工作中不断的提高自身的专业化技术水平,切实提升档案管理活力,才能更好地实现工程档案管理水平的最优化。

参考文献:

[1]韩桂芬,王津.浅谈水利工程档案的管理与利用[J].档案与建设,2016,(04):89-90.

[2]宋延玲.浅谈水利工程档案的管理工作[J].中国西部科技,2011,(06):74+69.

[3]张晶晶.浅议水利工程档案管理工作[J].中国西部科技,2009,(11):71-72.

作者:张伟 单位:山西省水利水电工程建设监理有限公司

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