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水利工程档案管理现状与建议

1基层水利工程项目档案管理现状

根据《水利工程建设项目档案管理规定》(水办〔2005〕480号),水利工程建设项目档案包括工程立项、可研、设计、审批、招标投标、施工、质检、监理到竣工验收、运行使用等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、数据、声像等各种载体的文件材料。具有内容丰富、专业性强、形成时间长、流程联系紧密、文书科技一体等特点。经调查,现阶段基层水利工程建设项目档案管理情况如下。1.1档案分类。基层水利工程项目档案按照建设过程可分为项目前期、工程实施、竣工验收、运行使用四个阶段;按照参建主体可分为法人档案、施工档案、监理档案、设计档案、财务档案等;按照表现形式可分为文书档案、电子档案、实物档案、声像档案等;按照保管期限分为短期(10年)、长期(30年)、永久三种。1.2档案管理。水利工程建设项目在实施过程中,施工档案一般由项目法人负责收集、整理和归档。其中:工程招标投标、施工图纸、质量检测、计量结算、现场管理、征地移民等资料直接由项目法人内设机构负责管理;项目前期档案和财务档案由地方水行政主管部门或委托具有独立法人资格的水管单位管理。项目法人和主管部门制定了相应的档案管理办法,指定专人负责档案管理工程。工程验收之后移交地方水行政主管部门或工程运行管理单位。1.3档案验收。工程完工后,除骨干控制性水利工程档案以外,大多数水利工程档案没有申请通过县级档案管理部门检查验收。现有水利工程建设项目中,新建水库、病险水库加固、大中型涵闸、重要堤防工程档案在竣工验收之前,申请档案管理部门进行验收,其他项目一般由项目法人自行整理归档和保存。

2当前存在的主要问题

受项目法人的重视程度、管理水平、制度建设、基础条件、管理投入以及档案管理人员的业务素质等方面的影响,基层水利工程建设项目档案仍然存在资料收集不齐全、整理不标准、归档不及时、保存不完整等突出问题,主要表现在以下几个方面。2.1法人重视程度不够。部分项目法人没有认识到工程档案对于工程后期运行、管理、维护、决策等方面的重要性,存在重外业、轻内业的思想。一是制度不健全。部分项目档案管理制度实际操作性不强,要求不细,还有部分法人单位没有制定和完善工程档案管理制度。二是缺少专业档案管理人员。大多数项目管理单位由施工员兼职档案管理员,没有对工程档案管理进行系统地学习和培训,档案管理业务不熟。三是系统检查不到位。除阶段性验收考评或结算审计之外,大多数项目法人没有开展档案专项检查,日常管理也是“谁的档案谁负责”的分散管理状态。特别是临时组建的项目部,人员流动性强,在工作衔接中,只注重业务和财务的交接,不重视档案的交接确认,为后期的档案管理工作留下了隐患。2.2档案管理移交不到位。基层水利工程项目类别较多,工程项目的实施大多数由对应的业务科室负责监管,考虑后期业务工作需要,工程结束后,没有系统整理并移交主管部门专业档案室负责管理,导致水利工程档案管理不规范。一是收集的档案资料不齐备。现有工程档案以文书、图纸、结算、质检等资料,缺少声像资料和电子档案资料,还有部分工程项目招标投标资料、征地移民的原始资料不完整,工程档案无法反映项目实施过程控制情况。二是档案资料质量不符合规范要求。部分文书档案原件遗失,以复印件代替;部分工程项目缺少竣工图纸,以设计图纸代替,竣工图纸没有盖章签字的现象也普遍存在。三是档案验收移交不到位。相当多的中小型水利工程完工后竣工验收严重滞后,多数工程档案没有系统整理并通过县级档案管理部门验收,也没有移交主管部门管理,有的档案在业务科室存放多年,在后期管理使用过程中遗失较多。四是档案登记保存不规范。部分档案登记不清楚,档案编号没有统一标准,导致了档案管理的不规范、不科学。2.3档案存放管理环境差。一是除县级水行政主管部门以上,多数基层水管单位受条件限制,现有档案室面积小,档案管理投入不够,档案保存设施不足,以前年度发生的工程档案损坏较重。二是部分是临时组建的项目法人机构,没有固定的办公地点,也没有专门的档案室和档案保存设施,随意堆放,造成资料遗失或损坏。三是工程档案电子信息化管理水平低。受条件限制,现有基层水利工程档案90%以上的没有实行电子录入系统,出入登记不清楚,保存质量差,使用效率低,不利于工程项目档案管理规范化建设。

3加强基层水利工程档案管理的建议

随着经济社会的快速发展,各级党委政府高度重视水利工作,基层水利工程建设投入日益增多,水利工程布局广泛,规模不一,对工程档案管理和规范化建设带来了挑战。《水利工程建设项目档案管理规定》中明确提出,项目法人对对水利工程档案工作负总责,须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作,并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。必须建立基层水利工程档案管理机制,探索可行有效的档案管理途径,提高档案管理质量和水平,确保水利工程档案管理的系统性、完整性和规范性。3.1建立工程档案管理责任机制。项目法人和有关领导要提高对工程建设项目档案工作的认识,改变重建设、轻档案的思想。一是加强档案管理业务学习。各项目法人、工程技术人员、监管人员、档案管理者要不断学习档案管理方面的法律法规,掌握相关的档案专业知识,做到思想上重视、业务上精通、工作上统一。二是强化档案管理责任。要把档案工作责任制层层落实到人,明确项目法人职责,构建从上到下、分级负责、职责明确、科学严谨的工程建设项目档案管理体系,提高增强水利工程档案管理的主动性和责任感。三是完善档案管理工作机制。从工程项目申报审批到组织实施,再互竣工验收和移交保存,应确立领导专人负责,成立由建设单位、监理单位、施工单位组成的领导小组,遵循工程建设和档案工作的规律,坚持档案工作与工程建设同步进行,统筹规划,建立制度,制定措施。四是加强日常监督检查。聘请地方政府档案管理部门组织对工程档案进行专项检查和指导,保障工程项目档案工作一开始就步入正轨,随时了解掌握水利工程档案工作发展动态,推动工程档案规范化管理。3.2加强工程档案管理制度化建设。水利工程建设项目档案涉及面广,质量要求高,原件收集归档难度大,利用价值高,必须加强制度化管理。一是严格执行行业规范和标准。依据《中华人民共各国档案法》相关要求,严格执行《水利工程档案管理规定》和水利科学技术档案管理相关规定,增强水利建设单位和施工单位档案人员和工程技术人员的档案意识和依法治档的自觉性。二是分类制定并完善档案管理制度。健全档案工作的各项规章制度,如各种档案的管理制度、岗位责任制、查借阅制度等,建立一个结构合理、管理科学的档案组织体系。同时,把基层水利单位档案工作业绩列入项目法人和相关管理人员工作考核内容,严格考核问责和兑现。三是建立层层审核机制。把建设项目的建档工作纳入工程建设及管理程序,纳入专业部门和专业人员职责范围,层层审核把关,充分发挥专业部门与档案部门的积极性,确保竣工档案的内在质量。3.3注重档案管理工作创新。水利工程建设项目大致分为立项阶段、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段四个部分,考虑部分工程建设工期较长,为了保证工程项目档案的齐全完整,可分阶段进行项目档案的收集。一是注重资料的收集归类。档案管理人员必须亲临施工现场收集资料,认真核对档案资料的准确性和精确性,发现问题及时反映解决。二是注重沟通衔接。档案管理人员要积极与参建单位内业管理人员和监管人员配合,适时掌握工程进度、质量安全控制、计量结算等情况,收集原始资料,确保档案资料的真实性。三是注重档案收集时限要求。档案管理员必须区别不同情况,确定相应的工作时限,以保证档案的完整性,对于那些形成周期短、时间性强的档案要做到及时收集;对于形成周期长的档案,要明确收集时段,避免造成内容混淆、遗漏,降低档案质量。四是完善登记移交手续。工程档案收集后,应及时系统整理、分类、登记,定点保存,在管理使用或移交期间,要注重工程项目档案移交手续,罗列档案资料清单,注明用途、数量、出入方向等内容,做到有据可查。五是建立档案统一管理模式。一般情况下,县级水行政主管部门要对本区域内水利建设项目档案管理负责,实行集中统一管理(不属于县级水行政主管部门管理、具有独立法人机构的水电企业除外),定期对所属单位的工程档案进行检查、指导和收集、分类、整理、归档,并按照档案管理时限统一移交县级档案管理部门保存,确保资料的完整性。3.4提高档案管理人员综合素质。水利工程项目档案管理的好坏取决于档案管理人员的素质和能力,也取决于档案人员的事业心和责任心。随着水利工程项目档案种类增多,对档案管理的要求和档案员业务能力提出了更高的要求,必须加强对基层单位人员进行相关的专业培训,掌握档案和档案工作的基础理论知识,掌握最基本的实际操作技能。一是定期组织业务培训。各地水行政不管部门要结合本地档案管理实际需求,有针对性地组织短期培训,增强实际操作技能的培训,培训内容包括各类档案的收集、立卷、装订、整理、上架等全过程,及时了解党和国家有关档案方面的新方针、新做法,提高档案员实际操作水平。二是提高档案人员综合素质。不管是专职档案管理员,或者是施工过程中的兼职档案管理人员,不仅要系统学习档案概论、文书档案、科技档案、档案保管、档案利用等档案常识,而且要学习档案管理相关法律法规知识,使其具备档案管理职责精神,增强基层档案管理规范化、科学化意识。3.5加大基层水利工程档案管理投入。加强基层水利工程项目档案管理水平和质量,必须具备相应的硬软件设施。一是落实水利工程档案管理的资金渠道,建议在项目管理费中明确一定的支出比例专项用于水利工程档案管理。二是按照“省一级”以上标准,完善档案规范化建设,县级水务(水利)局及所属水管单位必须设置专门的档案室,建设期间配备专职档案管理人员,配置相应的硬件设施,做到库房、办公、阅览三分开,且布局合理,便于档案整理、存放、查阅。三是配备必要的档案管理设备。如配备规范统一的档案箱柜、电脑、传真机、打印机、温湿度控制等设备,为档案工作提供良好的办公环境和足够的经费保障,促进基层水利档案工作有序开展。四是建立基层水利工程档案信息化管理系统。充分考虑操作便捷、安全可靠、人性化操作等因素,统一开发功能完备、科学合理、系统严谨、技术规范的水利工程档案管理应用信息系统,提高基层水利工程档案管理信息化水平。

作者:顾芸 单位:湖北省南水北调工程建设管理局

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