高校审计档案在审计质量的作用

摘要：高校内部审计档案是高校发展决策的重要参考依据，也是考核审计工作优劣的重要依据。审计档案真实、有效地记录了审计工作的全过程，是审计质量管理工作的重要组成部分，强化审计档案的管理对于提高审计工作质量有十分重大的意义。

关键词：审计档案；审计质量；档案管理；作用

随着高校内部管理体制综合改革的不断深入和社会主义市场经济发展的要求，高校规范快速发展愈来愈受到国家和社会的关注，高校内部审计部门作为高校规范发展的重要职能部门，审计档案是内部审计部门在学校内部部门负责人离任责任审计、部门项目专项审计、合同审签和调查等业务活动中形成的具有保存价值的材料。审计档案不仅反映和记载了学校内部审计工作的全过程，从另一个方面还反映了学校审计人员的劳动成果和智慧，是衡量学校审计工作质量的重要依据，也是高校领导决策未来学校发展的重要依据，是学校整体档案的重要组成部分，对规范内部审计工作人员的行为、检查内部审计工作质量具有重要作用。因此，对于加强审计档案管理，提高审计工作质量，防范和避免高校财务风险的发生及充分发挥审计监督在高校经济领域的宏观调控作用有十分重要的意义，对高校领导的科学决策及学校规范发展意义重大。

一、高校审计档案的主要特征

高校审计档案管理是学校内部审计部门收集、整理、保管、利用和移交审计档案的业务活动，其内容丰富、全面、详实、客观，反映了学校经济发展的全过程，是学校考察审计工作、研究高校发展历史、指导未来决策的重要依据，还可以为学校领导和相关部门人员了解审计具体情况提供可靠的信息资源，有以下几个典型特征：1.公正、真实。新形势下审计监督不同于往常的财务审计监督，更不同于学校的财务监督，审计部门作为独立的职能部门对查出的情况和问题不是简单的作一个书面结论，更加注重的是被审计对象的服务职能及管理效能。从审计成果看，审计直接面对学校的职能部门及校内职工，其审计结论直接反应被审计部门的经济运行效果及职工的履职情况，从审计范围看，对部门不仅仅是简单的财务收支审计，还要关注部门的效益及与被审计部门经济运行相关联的项目，关注部门效益的同时对社会效益也要有一个基本的评价，比如行政管理、科研、教学等工作的成效为学校带来的直接经济效益和间接的社会效益，只有这样，对被审计对象的分析和评价才会更具体、全面、详实，更具有针对性。审计监督结论更要以确凿客观事实、准确定性、处理合法为原则，依照审计相关法定程序得出审计结论，形成一套完整的审计资料。审计档案不仅是对审计过程中审计行为和效果的事实记载及反映，还是对学校项目发展过程的真实再现，只有确保了审计监督的真实性、客观性和完整性，才能确保审计档案的公平、公正。2.专业、保密审计监督形成的审计档案不同于其他档案，具有其特殊性，审计档案是学校审计部门对校内部门经济运行效益、社会效益发挥作用的审查及监督，是审计监督过程和审计工作人员工作状况的真。实记录，不仅反映对审计部门本身的审计监督活动，而且真实记录了被审部门执行上级政策法规及校内规章制度和经济运行情况，个别可能涉及到被审对象在执行国家政策法规或校内规章制度过程中的违法违纪情况；审计档案从另一个方面也反映出学校发展过程中领导的决策水平及被审对象的政治业务素质、执行能力等情况。因此，审计档案具有较强的专业性和保密性。3.关联、成套。审计档案是审计监督过程中记录被审对象的经济运行情况的资料，包括谈话、调查整理形成的所有资料。完整的审计档案形成首先是审计立项，即确定被审计的对象，拟定具体的审计方案，组成审计组；二是审计实施，对被审对象发出书面审计通知书，严格按照已拟定的审计方案执行，最后对审计进行总结并撰写审计报告；三是审计终结，在被审计部门给出的意见或建议的情况下对审计报告进行审定，最后给出书面审计结论。审计档案一般是以审计项目为单位组卷，每个项目都是由一整套密切联系、不可分割的材料组成，期间相互关联，与审计立项、实施、终结一一对应，形成一整套系统完整的档案，只有这样才能够客观真实地对审计事项的结果和过程进行证实与评价。

二、审计档案在审计质量中的作用

随着高校内部管理体制改革的深入和现代大学制度的确立，高校如何有效规范财务行为，保持学校的可持续发展是高校内部治理结构亟待解决的问题。有效的内部控制的治理结构能促进高校内部治理结构的建立，推进内部管理体制的改革，确立现代大学制度，高校内部审计是有效的内部控制制度确立的重要手段。在高校发展中充分发挥内部审计作用，把高校内部审计上升到结构治理层面，把高校审计档案客观、公正、真实、全面的作用充分发挥出来，可以使高校根据自身发展需要对办学条件、规模、经费使用、招生就业等方面进行战略调整，优化校内资源配置，最大限度的发挥学校资产的作用，提高学校的办学效益，还可以有效促进高校管理层渗透高校治理、风险管理、财务管理、内部控制及绩效管理。1.审计档案提供大量真实的信息。随着现代信息技术的快速发展，审计档案不仅包括纸质资料，录像、声像、图片以及其它资料也早已成为审计档案的一部分。审计档案的多样性、完整性丰富了审计档案的内容，在档案查阅上，实现了审计资料计算机检索和无线传递，在保持了较强的真实性和原始性的前提下，保证了方便、快捷、及时性。在审计档案内容上，多角度、多形式、大容量及真实完整、专业、秘密性使得审计档案成为学校档案的重要组成部分，是高校发展过程中领导决策不可缺少的重要参考依据，由此，从根本上对审计工作的质量及审计档案的管理提出了更高的要求。2.审计档案是评估审计工作的依据高校内部审计档案是高校领导对学校发展决策的重要参考依据，对于高校的规范发展起着重要作用，为此对高校内部审计工作监督过程的考核、评估就十分必要。对审计监督工作过程进行全面考核评估，仅凭审计人员的记忆和口头叙述是不现实的，也是不客观、不全面的。在审计档案形成的过程中，对审计项目真实、客观、公正、严肃的记录，对审计监督过程实事求是的总结形成的档案资料是考核审计工作的最有力的证据。审计档案具有的真实性、可靠性和准确性，是对以往的审计工作进行评价与总结的依据。近年来，国家审计署在开展全国优秀审计项目的评比活动中，优秀审计项目评比的唯一依据就是审计档案的规范、科学。由此可见，审计档案在评价审计工作质量和成果中起着举足轻重的作用。3.为高校深化内部管理体制改革提供宣传素材。由于审计档案是审计工作开展过程中形成的写实性、专业性档案，包括学校投入效益、财务收支、资产利用以及学校发展过程中重大项目建设的大量详实材料，这些材料具有很强的说服力。因此，在落实现代大学制度构建内部治理结构过程中，对深化高校内部管理体制改革、规范管理提升高校的管理水平具有重大作用；同时，为高校的政务公开提供了详实、准确、可靠的材料，高校完全可以抽取一些材料借此向师生进行国家财经政策法规及学校规章制度的宣传，以此激发高校师生的爱校热情，提高师生参与学校内部结构治理、规范管理的热情，为高校规范发展和深化改革起到的宣传推动作用。

三、提升审计档案管理的策略

审计档案是高校档案的重要组成部分，审计档案的管理质量直接影响学校档案管理的质量，高校领导和审计档案管理人员对审计档案管理质量在财务管理、资产核定、债务管理中的作用必须有一个清醒的认识，只有认识到审计档案质量的优劣关系到领导决策的正确与否，关系到高校未来的发展，只有扎实做好审计监督工作和审计档案管理工作才能稳步提升审计工作的质量，才能进一步提升高校内部审计档案管理工作的有效性和针对性。1.提高审计档案管理人员的综合素质。审计档案管理人员的综合素质直接关系到审计档案管理的工作质量。审计档案的管理不同于一般档案的整理、归档、存放，因为审计档案不仅涉及学校发展的决策信息，有的还可能涉及被审对象的个人隐私。要提高档案管理人员的水平，一是专业素养，高校要有计划、有目的地对他们进行专业知识的培训，不断掌握新形势下的现代专业技术，不断提高管理意识，法律意识，不仅使档案管理人员业务熟练、工作细致，还要使他们精通审计业务工作的流程，以确保审计资料的归档和保存工作达到专业水平。二是职业道德水平，审计档案管理人员良好的职业道德是确保档案的公正性和客观性的前提。学校要多渠道、多角度加强对审计档案管理人员的职业道德培训，不断增强爱岗敬业的信心和决心，养成良好的职业习惯和职业道德，培养严肃认真、无私奉献的精神，在工作中遵纪守法、克己奉公、不徇私情、全心全意为学校的发展工作，不断学习先进人物的先进事迹和先进的档案管理方法，养成实事求是的工作作风和良好的职业习惯，才能适应现代审计档案管理的要求。2.完善审计档案管理体系和流程。完善审计档案管理体系和流程是推进档案管理科学化、规范化、法制化的重要前提。高校应根据国家内审协会的相关标准和规范，制定适合本校的审计档案管理办法，明确审计档案归档范围、保管期限、整理方法、保存和传输，确保每个项目的资料纸质版和电子版一一对应、避免人为干扰和篡改或损坏文件和信息。高校要建立健全内部审计工作及审计档案的管理制度，促进档案管理标准化、规范化，制定符合高校自身的审计档案管理制度，明确学校审计档案收集、整理、立卷、归档、保管、借阅利用、销毁等各个方面的管理办法，真正明确审计档案管理是学校档案管理的重要组成部分，完善档案管理责任制，明确岗位职责的同时进一步明确审计档案的保密责任，另外加大审计档案管理工作的考核力度，确保审计档案管理工作规范和科学。3.利用现代信息技术推进高校内部审计档案的开发利用工作。随着高校办公自动化的全面实现，计算机辅助审计技术形成的电子化审计档案为提高审计质量和档案管理规范化提供了基础。审计机构内部要高度重视电子审计档案的开发利用工作，电子审计档案为从过去单纯的保管档案向档案开发利用提供了便捷的通道。档案管理人员要不断总结学习档案和现代电子技术结合的原理及基本经验，最大限度地发挥审计档案的利用价值，提高审计工作效应的同时扩大审计影响，要充分利用电子化档案资料，挖掘原有审计档案信息资源的潜在价值，将原应归档的审计资料整理收集、归类、排序、编码，然后输入计算机，并将纸质文档装订成册，形成一一对应的纸质档案和电子档案。促进档案资料的开发利用，一是利用现代技术将过去不可能完成的风险点进行科学整理归类、分析，编制形成电子审计档案以作提示，为实际工作中方便、快捷的查询所有审计信息提供便利；二是对上级及各类审计检查发现的问题及时进行收集整理，建立审计问题电子档案，为以后审计工作的规范提供参考依据；三是整理学校内部审计工作中发现的违规问题，建立违规问题清单，对清单中记录的问题要进行整改，并进行跟踪督促，强化责任追究。

总之，高校审计档案是高校自身经济发展的全过程的再现，不仅完整、真实地记录学校发展的过程，同时也是考察审计监督工作、确保审计质量的重要依据，是高校档案的重要组成部分。在社会高度关注高校综合改革发展的今天，只有充分发挥审计档案的公正性、严肃性和权威性，落实高校内部经济责任审计、项目内部控制审计等工作，高度重视审计档案管理工作，确保审计档案的真实完整和高效、科学利用，才能确保审计工作的质量，强化对审计档案的管理，高校内部审计的作用才会显现，才能进一步促进高校全面工作的蓬勃发展。

作者:胡昀 单位:齐鲁师范学院

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