物流企业内部审计工作研究

摘要:随着物流企业中ERP系统的建立和使用,对于企业整体运营管理、经营情况核算与审计工作赋予了更为严格的标准和要求,本文旨在分析ERP系统的应用范围与推广的重要意义,指出了审计实现信息化的基本特征,最后提出了物流企业审计工作的改革之路。

关键词:ERP系统;物流企业;内部审计

ERP系统做为物流企业卓越的管理模式,秉承企业利益最大化的原则,一改传统物流企业的物流、资金流、信息流互相分离的问题,实现了资源的优化配置和效用,尤其对于审计工作来说,只有在审计目标、核心内容、审计程序、计算方法等方面不断提升与优化,才能使其满足不同层次的所需,顺利适应外部全新管理环境的挑战,完成物流企业内部审计的转型之路。

一、ERP系统的应用范围广

ERP系统以提升企业的管理水平和实力,增强企业利润率及竞争力为目的,构造出统一标准的背景平台,以完整的供应链业务流程为依托,体现数据信息的规范严谨化与定量化的特征。该系统给予企业在经营宗旨、管理理念、战术部署、外部环境分析到运营项目的分析、统筹规划、操作、执行和绩效考评等多角度全方位的变革,加之”互联网+”背景下国家对于信息技术的高度重视,日趋激烈的市场环境和竞争压力之下,众多物流企业将ERP系统的开发、研究和实施作为工作的重点,更是赢得企业战略制高点的有力武器,因此,系统在物流企业中得以广泛的应用,取得阶段性的、良好的发展势头。针对自身经营管理的特点规律与实际情况,物流企业有的选择购进ERP软件,而有的则利用资源优势开发该软件,本着用科技求发展的原则,ERP系统可以起到实现企业流程再造、凝聚核心竞争力,增强经营工作周转效率的作用,使企业成为同行业的佼佼者从而创造卓越的市场价值。

二、ERP系统是物流企业审计工作实现信息化的基石

物流企业审计工作的信息化、数字化构建主要依赖于ERP系统,而内部审计又是企业管理的重要环节和核心实践,因此ERP系统的引入与推广使用具有推动物流企业实现信息化的显著意义。1、基于ERP系统的广泛使用,企业审计工作亟需实现信息化。伴随着审计业务的急剧增长和传统手工操作的审计工作效率低下的矛盾,为满足企业对于审计工作的实际需求,过渡到在ERP系统下以信息技术为主线、数字平台预算为背景,多渠道、多途径、复合业务和信息系统的有效利用一改过去单一的财务监督方式,显然更适合现代物流企业对于审计内容和信息透明度的高度要求。2、ERP平台的打造有利于物流企业审计工作的开展。ERP系统作为一种现代的管理体系着眼点在于对业务流程的科学管理和严密控制,形成了物流、资金流、业务流等的有机结合,已然成为管理规范严密、标准严格、应用广泛的专业化数字管理系统。审计工作作为现代企业制度的重要考核因素得益于ERP系统的规范使用和科学衡量。3、会计电算化为ERP系统的小分支给物流企业审计工作实。现信息化的道路扫清障碍不论是以采购崭新会计电算化软件的形式出现,还是以与企业ERP系统配套作用的方式展现,会计电算化都作为物流企业信息化建设的中心和内核,无论受到外部环境影响下审计工作的转型道路如何艰难多变,审计的工作量繁重、内容广泛,企业的经营状况审计工作、财务审计、投入产出审计和投资收益率审计等项目皆围绕会计电算化的中心完成,会计电算化在奠定了审计工作信息化基础的同时也为企业的信息化发展指明了方向、扫清了前进道路上的障碍。4、ERP系统的建设为审计工作的信息化提供了保障。ERP系统作为优秀的管理模式搭建了企业管理的有效平台,在管理模式、信息采集、整理分析和管理流程规范化等方面取得了突破性成果,为系统化管理的思路前进和发展提供了有益的支持,给物流企业的审计工作提供了科学技术保障。

三、基于ERP系统的物流企业审计信息化的主要特征

1、ERP系统下物流企业的风险控制方法产生变革。在ERP系统实施之前,物流企业的审计制度是基于内部监督与财务真实数据计算流程发展,现在根据网络信息化、顾客需求层次化、软件实践应用型的实际要求进行了业务流程的重新组合,逐步形成管理控制和软件系统相结合、人工与平台软件共同监督管理的复合型监控体系,ERP系统内部监控的核心体现在管理权限的安全设定和重点监控点的选取上,因此物流企业尤其要重视内部审计的变化形势。2、物流企业内部审计的范畴扩大。ERP系统的采用使得传统的以会计资料为主要载体的企业核算活动转变成相关数据的有效自动传递,例如在运输、采购、货代和客户服务等各种数据的紧密联系性要求更高。平台的搭建和使用决定了物流企业的审计工作不单纯是在财务信息方面的审核,还涵盖相互关联的许多模块,包括原始数据是否准确录入和重点环节的监督管理情况也纳入其中;在实际运行中物流企业还要仔细分析ERP系统的安全稳定运行;业务流程组合之后设计到物流企业的内部资源与外部资源,必然要受到竞争者的威胁和挑战,因此扩大审计的范围和权限是必要的发展方向。3、数字环境下的内部审计线索取证难度增长。在采用ERP系统后,原始的纸质单据、报表信息转化为仅有电脑才能够识别的数字编码,多种项目被数字的表达方式所代替呈现出更加隐秘以及高科技信息化的特征,系统的可更改性和功能复合性也使得传统的一数据信息为审计基础的工作程序出现改变,数据的统计给审计工作提供便利的同时也对于信息安全性和加密性提出了更高的要求,这对于物流企业的内部审计工作大大增加了取证的难度。4、企业内部审计工作因ERP系统的采用而风险激增。(1)受人为因素的影响我国企业的审计人员以从事财务工作者居多,往往存在重视财务管理审计、轻视运营过程中的审计工作的现象,职业技能与业务素质尚待提高,个别操作人员利用职务之便在录入数据信息时错填、漏填、推迟输入的时间、扰乱输入步骤和程序等恶意破坏审计工作的行为,给内部审计制造困难与风险。(2)互联网环境与数据安全的风险激增在进行ERP系统设计时,某些企业由于测试的不确定性与技术水平的桎梏导致系统存在缺陷,而互联网环境的公开透明与信息的自由流动使得系统风险大大增加,进而严重影响审计工作的公平有序展开,例如网络黑客的对后台背景的攻击,电脑病毒破坏系统程序与数据库等严重侵害了企业的利益与审计工作的透明度。在数据传输时仅仅通过二进制识别,所以一旦出现数据传递的失误就会影响审计结果的准确性。另外磁介质做为起到存储信息与数据的载体会受到温度、压力等外界情况的影响,一旦受损严重就会导致信息数据的丢失,因此必须重视数据信息存储和处理的各个环节,以免给变革中的审计工作徒增风险和压力。

四、基于ERP系统的物流企业审计工作的改革

ERP系统为企业引入全新的管理方式也为审计工作带来困难挑战,具有两面性的特点,只有满足各个阶层的不同需求才能打造物流企业现代化的管理运营模式。1、基于ERP系统的审计理念变革。审计人员要熟知财务方面的法律法规,具备娴熟的会计核算、审计和管理储备知识,更能够驾驭先进的ERP系统和数据处理、数据信息存储等基本常识,能够将现代化的信息数据处理技术融入到审计工作中去,树立ERP系统与现代企业审计工作相结合的理念,内部控制、风险控制与内部审计融为一体的理念,ERP系统分析、实施评价与审计工作相互配合的理念,积极调动员工的积极性和主动性,向着未来高透明度和流程简约化的目标前进。2、基于ERP系统的审计内容的变革。首先加强对于原始数据录入准确性的抽查,定期对系统中的原始数据进行复核以保证源头的准确无误;其次要对ERP系统进行安全性评估,掌握业务流程的循环、现代化信息存储方式引起的安全性考核,严格把控内部监督质量体系的完善,针对审计结果无异议的情况下加强对于业务流程的监管方面,测量审计工作的效率与评价体系。3、基于ERP系统的审计方法的变革。优先使用ERP系统输出数据信息并形成考核所需的资料,通过对比数据资料的完整精确性来提升审计工作的有效性。探索互联网线上审计、远程遥控审计、连续审计分享数据资源,将传统人工审计的方法和现代网络系统实现融合,保证审计质量与审计时效性的统一。重点关注当业务流程发生变化时和竞争环境、管理方式变革时,企业的控制机制是否有效,从而为审计体系提供核心保障。在审核方法中运用计算机系统控制与审计人员的双重标准判定审计质量和绩效结果,调动人员业务素质提升的同时实现技术更新完善的目的。ERP系统的有效运行离不开相关工作人员对于建设项目的全面参与,通过对于系统运行前的调查分析、建设中的追踪、业务流程的重构、测试期间的严密监督管理、核心业务的重点关注,详细记录系统项目的设计实施与后续服务,可以通过实地考察调研完成ERP项目的可行性分析和实施企业内部控制监管的效能。4、基于ERP系统的审计程序的变革。ERP系统参与下的审计程序可以进一步简化,例如原来的程序中先进行企业基本情况和内部控制的调查分析,然后再通过测试和评价总结出审计报告,现在实施ERP控制后的流程构造清晰简约、管理简单有效,可以对内部控制进行评价和了解业务流程是否变更即可;在提交审计报告时,也可以对分析好的数据结果汇总成表格即可,通过分析报表代替大量冗长的原始数据资料而达到简化审计过程的目标。5、基于ERP系统的评价体系的变革。由于审计的内容、形式、方式与侧重点不同,所以我们更加依赖于审计质量与审计效果评价体系的建立,基于ERP系统的数据分析功能内容丰富与信息量比较大,对于评价指标的公平性和准确性起着重要的意义。本着利益最大化与成本最小化的原则导向,物流企业的审计工作根据所需由审计监督控制机制提供基本保障,也保证了审计工作的持续有效的进行。ERP系统实施之后的审计工作质量事关企业的未来走势与发展,其评价体系也因改革后的指标、评定和数据收集整理等工作方法产生改变,审计内容涵盖范围增加导致评价体系较之过去更加严格和繁杂,只有立足于需求和成本效益完善审计的质量控制与质量监督体系,持续性关注工作效率并进一步防范和降低审计风险,阶梯性的提升审计工作的质量。

总之,伴随着ERP系统建立和使用,传统单一的企业审计模式远远跟不上数字信息的脚步,企业亟需以提供增值服务、满足不同层次要求为中心,对审计工作的诸多方面进行深化改革,进而拉动企业的竞争能力与自身价值的飞跃。

作者:张海霞 单位:山东外事翻译职业学院

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