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企业采购业务内部控制要点分析

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摘要:结合企业的内部控制和采购业务流程,分析如何规避、抑制其中可能出现的不利因素,说明采购环节的内部控制要点,并对内控环境提出建议。

关键词:采购循环;内部控制;流程

采购业务属于企业运营的核心业务,与资金存在直接的关系,如果程序制度不够清晰规范,内部控制不到位,则极容易出现相关人员利用管理漏洞,为一己私利舞弊,串通共谋,损害企业利益的情况。具有极高的风险性。在内部控制中,采购业务的控制直接关系到企业产成品的质量,以及企业生产成本。尤其对于制造企业而言,原材料成本在产品中占比较重,采购资金比之其他类型的企业也更多,存在的风险也就更高。

1内部控制概述

2004年9月,COSO委员会提出一个概念全新的COSO报告《企业风险管理———整合框架》(简称ERM框架),标志内部控制研究发展到一个新的阶段。ERM架构指出“企业风险管理是一个过程,它由一个主体的董事会﹑管理层和其他人员实施,应用于战略制定并贯穿于企业之中,旨在识别可能影响主体的潜在事项﹑管理风险﹑风险应对﹑控制活动﹑信息与沟通﹑监控。《企业风险管理———整合框架》分为内部环境﹑目标制定﹑事项识别﹑风险评估﹑风险反应﹑控制活动﹑信息与沟通﹑监督等八个相互关联的要素,各要素贯穿在企业的管理过程中。ERM框架指出,企业风险管理只是一个比内部控制更为广泛的管理概念和工具,不是也不可能取代内部控制。在风险管理八个要素中,有五个直接来自内部控制,显然,内部控制包含于风险管理之中。

2企业采购业务的风险及控制关键点

采购业务作为企业业务内容的一个部分,其风险存在于各业务环节中,主要有审核把关风险、采购价格失控风险、供应商选择不当风险、合同订立不当风险、物资验收不规范风险、会计记录不当风险、货款支付不当风险等。企业采购程序必须清晰,规范,即使企业采购流程较长,但人为简化,缩短流程将给企业的内部控制带来巨大漏洞,采购环节的风险无法控制,给公司带来巨大隐患,造成不堪设想的后果。为此有必要对以下环节进行控制,规避风险。

2.1请购与审批控制

2.1.1请购

请购单的填写应该内容完整且依据充分,由有需求的部门或人员写明采购类别、数量、品名、规格、型号、质量等级、需用日期、请购部门等相关要求,交给部门主管审核并签字批准。

2.1.2审核批准

请购单在审核批准时,主要注意三个点:订货数量,供应商备选,订货时间(再订货点)。

2.1.3不相容职务相分离

请购与审批不应该由同一人办理,以避免盲目采购。如果请购与审批不能分离,那么上述要求能否遵守完全取决于企业内部控制人员的职业素质,一旦遇上企业采购人员的职业道德不修,则可能会出现编制虚假采购业务以套取公司现金的情况。

2.2供应商管理制度

2.2.1选择供应商

企业应该建立恰当的供应商管理体制,企业采购的原材料直接决定了企业产成品的品质,关乎企业的品牌形象,一旦出现问题,将对企业信誉造成不可估量的影响。因此企业应该建立严格的供应商准入机制,为企业选择可靠的供应商,只向经过授权批准的供应商订货,保证原材料的品质与来源。

2.2.2不相容职务相分离

询价与确定供应商不应该由同一人负责办理,否则将形成采购业务内部控制漏洞,容易发生舞弊,出现相关人员收受回扣,高价采购等情况。其次,广泛询价,有利于企业拿到合理的采购价格,降低生产成本。

2.3采购控制

经过授权批准的请购单应该由采购部门汇总编号,生成采购订单,统一进行采购。在此步骤中应该注意如下几点:

2.3.1采购行为应合法合规

对于零星用品的采购,可以授权在独立人员抽样暗访制度下的直接采购,但对大宗商品的采购应交由采购部门集中统一招标进行,原材料的集中采购有利于企业提高采购效率,取得大宗订单折扣,从而降低原材料成本,控制生产成本。

2.3.2关注供应商的生产情况与供货情况

供应商的生产进度缓慢甚至停滞将造成原材料供应延迟,导致企业设备人员的闲置,增加企业运营成本,降低企业经营效率,尤其在原材料本就稀缺的行业,短时间内难以找到价格合适的替代供应商,密切关注供应商生产情况,能及早发现异常,为企业赢得反映时间,提早做准备。在原材料短缺严重时,企业将无法正常运转,既买不到原材料进行生产,又因为生产停滞而产品短缺,无法进行销售以获得资金投入生产,将使企业经营周转不良。为保证供应商持续,无差错供给企业原材料,以支持企业生产运作。企业应当密切关注供应商的生产进度与生产环境。当供应商出现异常情况时,企业能够及时发现并作出反应,制定对策,确保企业正常运营,最大限度降低供应商出现原材料供应问题而给企业带来的损失。

2.3.3采购人员定期轮换

企业采购人员应定期轮换岗位,并对离任采购人员进行审计,避免采购人员与供应商串通共谋。采购环节最常见的问题在于:供应商为长期获得公司的大量订单而贿赂采购人员,或者采购人员与供应商长期接触与合作后,建立过于密切的关系,出现串通舞弊的风险。企业采购人员实施轮岗制,其一,可以避免采购人员与供应商建立过于密切的关系。其二,如果无法与采购人员建立长期的关系,供应商将降低付出回扣的积极性。其三,对采购员定期轮换时进行的工作考评与交接使舞弊更容易被发现,采购员拿回扣被发现的风险更大,促使采购员遵守公司规定,提升职业道德操守以及自律性,有利于企业内部形成良好的控制氛围,从而维护公司利益。

2.3.4明确采购人员职责

明确划分采购人员的职责范围,有利于采购部门工作的有序进行,提高工作效率,避免互相推诿责任。及时调换职业胜任能力不足或是职业道德较低的职员,如果岗位职责安排混乱,企业的内部控制将无法实现应有的效果。

2.3.5明确质量标准

为保证原材料质量,公司可以在采购单后附上有关质量要求的文档。例如在采购零部件时,可由工程师在文档中写明各个部件需要达到怎样的质量标准,误差范围以及技术要求。由采购人员同时发给供应商,确保供应商在生产前了解图纸的质量要求。供应商生产过程中,采购部应该要求供应部定期出具质量报告,并定期查访供应商。

2.3.6不相容职务相分离

确定供应商与签订采购合同应该分离控制,不应由同一人办理。由专业专职人员负责签订采购合同,有利于回避风险,减少损失的产生。

2.4验收入库控制

验收入库是企业防止质量不达标的原材料进入企业的最后一道防线,一旦不合格的原材料流入企业生产环节,将对企业的产成品质量产生重大影响。如果三鹿企业能够重视食品安全,尊重消费者权益,收购鲜奶时能在验收环节严格管理,验收人员重视自身责任,仔细抽检,将没有达到抽检质量标准的鲜牛奶拒之企业门外,进行退货处理,也不会造成这样严重的后果。三鹿以其真实惨痛经历说明企业应当尤其重视对原材料入库的控制。

2.5付款管理控制

财务部门收到采购部门转来的相关凭证,例如采购计划、采购合同、入库单、发票抵扣联、运输费用发票、经过签字的申请单,经过审核无误后,作为入账的原始凭证,按照企业与供应商签订的合同付款,并及时登记应付账款总分类账以及明细账。付款虽然是企业采购流程的最后一个步骤,但其涉及资金的转移,风险较高,某些供应商为尽早收回货款买通财务人员,企业应该引起足够重视。

2.6供应商考核

企业应该建立供应商评价制度,对供应商提供的原材料质量,送货及时性以及原材料价格进行考核评价,并对各供应商进行排序,于企业将来采购相同规格货物时优先选择。排序结果确保每年更新一次,对考评不合格者应取消其供应商认证资格。不断调整优化企业供应商队伍。综上所述,请购与审批控制,供应商选择控制,采购控制,验收入库控制,付款管理控制,供应商评价反馈控制均是企业采购循环流程中的关键控制点。

3完善采购业务内部控制实施效果相关配套措施

为使企业采购业务内部控制能够落实到实处,企业一方面应该纵向完善采购流程与采购控制,横向健全采购控制制度,形成由线到面的控制局面,进行全面控制;另一方面,抓住流程中关键控制点作为重点控制。在此基础上,企业还应该完善公司治理结构,将绩效考核与激励机制结合起来。

3.1完善公司治理结构

公司治理是企业内部控制制度设计、运行的制度环境。而内部控制又是公司治理的延伸。完善企业治理结构,发挥企业董事会及监事会的作用。第一要强调董事会独立于企业的管理层,限制董事会成员与高级经理层交叉任职的现象,以避免出现高级管理层控制董事会的局面。第二,要完善独立董事制度,保持较高比例的,具有较高学历且管理经验丰富的独立董事的比例,利于对企业内部管理人员及企业经营行为进行有效监控。第三,建立专门的各类审计委员会,例如审计委员会,以加强内部控制。明确监事会职责,监事的监督工作要经常化,专业化,要努力提高监事会的监控能力和监控效果,董事会﹑监事会及其下属委员会应对公司管理实行有效监督,从而提高公司内部控制质量。如果治理层疏于监督,对控制不够重视,或者过分信赖管理层,就会给管理层提供舞弊的机会。

3.2将绩效考核与激励机制结合使用

企业内部控制的实施必须有一个完整的过程,这个过程就是制定标准、采取行动、衡量业绩,通过业绩的衡量来考核行为是否符合标准,从而使行为符合内部控制控制标准。在整个风险管理体系中,内部控制通过致力于抑制不利因素来达到内控目标,而激励机制则竭尽全力促使有利因素发挥更大作用,因此,如能将绩效考核与激励机制结合起来使用,将会使企业内控发挥更大效果。

作者:张小莉 单位:中国工程物理研究院

主要参考文献:

[1]陈策.采购循环的内部控制要点[J].财会月刊,2009(32):27-28.

[2]郑伟.《企业内部控制基本规范》实施探讨———基于业务流程的分析[J].财会通讯,2011(2):102-103.

[3]郑海航,牛晓娟.从通用电气看我国企业采购制度的完善[J].会计之友,2011(13):27-31.

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