园林设计文件归档管理研讨

笔者所在的上海市园林设计院成立于1946年，1993年由事业单位改为企业。我院现存的上世纪八九十年代的设计项目覆盖各区县的公园改扩建、道路、广场绿地规划设计，颇具代表性的项目有上海大观园、共青森林公园、上海植物园、上海野生动物园、东方绿舟、人民广场改建、北外滩公共开放景观设计等等。期间档案的构成多为手绘底图。上世纪九十年代末至21世纪初，代表性设计项目有崇明东滩湿地公园、上海滨江森林公园、辰山植物园以及2010年上海世博会绿地系统总体规划、世博公园等等，期间档案的构成主体大部分是CAD绘制的底图。截止到今年上半年，我院主持参与设计的项目共有一万多个，其中有三十五万多张底图．一千多张光盘。本文试就加强工程设计底图和设计电子文件归档管理做一些初步的探讨。

一、园林工程设计图纸文件的归档管理

1、严格底图更改管理制度．维护园林工程设计档案的准确性按图纸管理规定．设计图纸盖完章后设计人员不得再经手，如果要对底图进行修改、调换，设计人员应到档案室修改、调换或由指定人员填写借用单，做好借用登记，再借出修改。如果图纸修改部位复杂，须另绘新图。底图的修改须由项目使用部门提出申请，档案部门对底图修改工作负监督检查的责任。然而实际情况是．经营室有时为图方便，会让归档人自己把图纸交给文印室．有些设计人员会利用管理上的漏洞。私下对已盖“出图章”的设计图纸(尤其是外协项目)进行修改。由于有些图纸在归档前就已经被修改图替换，库存底图与散布在各施工单位的蓝图往往不一致。档案部门最后收到的图纸从文字说明到图形尺寸，往往有相当一部分都是经过修改的。有些修改图备注栏内不写明本图作废的原因，图纸目录上不标明“原图作废”字样和修改图的出图日期。有的修改图单独编图号，与原图编号不一致。有的图不断地出修改版．但每次修改图的当前版本都标识不清。设计修改充通知单上往往只有修改或补充的内容，而不具体注明涉及的专业、针对哪些图进行修改、修改原因。同一个项目，同一个专业中设计修改／补充通知单本身的编号也不统一等等。由于很多修改图、修改通知单上的标识、说明等都不明确，也不够准确，时间一长，设计人自己往往也不记得出修改图的原因，甚至连有没有按要求出过修改图、什么时候出的修改图都记不清了。这就给图纸的整理和最终的查找利用工作都带来一定困难。针对上述现实中存在的问题．除严格执行已有的管理规定外，对现有的图纸更改管理制度需进一步加以完善，在更改制度中应该增加相关规定，如“修改已归档的设计图纸要以有关专业主管领导和有关专业主管部门审核批准的修改通知单为准”、“修改通知单一式两份．其中正件由档案部门保存、副件由专业主管部门留存”等等。

2、认真履行归档手续．维护园林工程设计档案的完整性园林工程设计档案的完整性包括归档项目成套性与归档项目完整性方面的内容。首先看归档项目的成套性。经营室收到底图后会在底图流转单上对图幅、数量等进行统计，但碰到归档图纸数量多的情况，他们往往就不仔细核对，而是直接根据图目上的数量进行简单统计，很多时候归档人往往也不仔细核对归档数量、不保留归档依据。等图纸流转到档案部门时，才发现本次归档图纸数量与统计数量不符或归档内容与图目标识不符。其原因大致有三种：一是归档图纸中有很多为已出图，不在本次归档范围内。二是归档人漏归．需办理补归手续。三是由于归档人不是出图人，办完手续后也没有留归档凭证，已不记得缺少部分的图纸是否归档。因此，在归档管理中，档案部门应严格执行归档制度中的有关规定，认真核查，维护项目档案的成套性。其次，看归档项目的完整性。由于档案部门不了解项目的进展情况．使得接收归档工作处于盲目、被动的地位。为此，建议在归档制度与相关的科技管理制度中对项目的归档予以制约，比如建议规定，由经营室每年度汇总一张“园林工程设计项目一览表”。使档案部门能掌握每年承接设计项目的概况，以掌握项目归档的进度，并将项目归档情况列入设计人员的考核指标，以保证归档项目的完整性。

3、规范图纸整理方法．维护园林工程设计档案的系统性一些大型的工程项目．参与设计的人员数量很多，大部分设计人员都不知道图纸前期管理工作的要求。每位设计人员都会按照自己的习惯对图纸进行整理，导致同一个项目设计图纸的组卷方法不相同。比如其中一部分图纸按子项(区块)——专业分，一部分按专业——子项(区块)分，不管按照哪一种方法进行立卷都会遇到需要重新为图纸编号、编目和排列图纸的问题，而一旦拆分又会使得图号不连续。有时由于设计任务繁重，加上设计进度又很紧．设计人员常常不注重图纸编号的连续性、准确性．出图后不仔细校对导致重号、漏号、跳号，图名、项目编号有误，图号、图名与目录不对应等情况时有发生。为维护园林工程设计档案的系统性．建议一要规范图纸整理方法，二要加强图纸的编号管理，对底图图号的编制方法作出规定．比如“各部门自行设计的成套性图纸在项目批准后即应向公司档案部门申请图号”、“图号由总图号和分图号两部分组成．总图号由档案室供给、分图号由各设计部门按照规定的编制方法和要求自行编写，最后由档案部门审核”、“底图顺序号和图纸名称要和底图目录上的保持一致”、“增补底图必须保持与原套底图的连贯性”等等。

二、园林工程设计CAD文件的归档管理

1、采用电子签名归档．维护电子文件的真实性由于目前电子文件归档没有采用电子签名的方法，所以只有等到档案部门对其进行条形码鉴定后才能确认归入系统的电子图是否经过终审。遇到设计图纸实体内容有修改、电子文件未修改的情况，档案部门一般会要求设计人员将修改后的电子图重新归档，系统会自动对重新归档的电子文件生成新的条形码．即每份电子文件都只有唯一对应的条形码。这样一来，管理人员手中的这份设计图纸的内容其实对应的是新归档的电子图，但由于这份底图上的条形码与重新归档的电子图上的条形码不一致，给Et后信息检索、图纸查找、替换等工作带来不便。这一功能的优点在于档案验收人能及时发现经过终审的图纸在归档前有没有被修改过．但由于没有和电子签名配合使用，故常给实际工作带来不便。如果采取电子签名归档不但能维护电子文件的真实性，还能避免或最大限度的减少重复工作，有利于管理。

2、统一归档标准．维护电子文件的有效性有些设计院虽指定CAD绘图软件为使用的常规软件，但尚未对外协作单位制定统一的电子绘图软件使用标准，不少外协单位使用的是其他类型的绘图软件，尚未对CAD绘图软件的使用版本及绘图中使用的文字、符号作统一规定。上述这些现象不但给电子文件的整理带来困难，也给数据信息的读取、图形图像的还原、信息的储存和检索带来了诸多问题，并有可能造成设计成果无法被成功地运用到档案的后续管理中。比如．设计人员在将电子文件上传数据库前已经在数据框内进行了文字录入、著录、编目等工作，上传的同时系统会自动提取数据框中的有效字符(如项目编号、项目名称、设计人、审核人、出图日期等等)，当档案部门使用管理软件对电子文件进行归档操作时，会出现有效字符数据丢失需要重新输入的情况。有时还会出现信息库中找不到归档电子文件或打不开归档文件的情况。造成的主要原因是图形设计软件和信息管理软件之间没做好接口，使得前一个系统中的信息无法与后者共享，从而造成工作环节的重复。为此，建议在相关管理制度中列入“外协项目归档必须按照使用符合标准的CAD绘图软件、必须使用规定的标准图框、打印出图必须符合一定的质量要求”、“对每一图层进行绘制时必须使用规定的文字、符号”等条文。