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农业科技档案信息化建设探讨

1推进农业科技档案信息化建设的必要性

当农业科技档案实现信息化管理时,人们可以迅速通过软件平台检索相关的目录与文章,达到共享档案的目的,规避利用档案时出现的各种局限与问题。农业部门应通过对农业科技档案包含的信息与资源进行科学化配置与系统化管理,为人们提供便捷、优质的服务。

2农业科技档案信息化建设要点

2.1农业科技档案数据库的建立。2.1.1文档的收集。随着信息化时代的到来,电子文件收集的重要性愈发明显。同时电子档案的产生速度越来越快,使得基层农业科技部门收集了大量的电子文件。当收集了大量的电子文档后,就需要档案员进行归档工作。推行数字档案,可以减少将纸质档案转化为数字档案时的工作量,加快全面数字化档案的工作进程[2]。档案归档人员可以借助现代化设备如数码相机、具有ORC技术的扫描仪等硬件设备,完成纸质文件转为电子数据的归档工作。2.1.2软件的选择。在进行档案管理时,应选择合适的软件与硬件。众所周知,近十几年来软件的更新换代速度令人瞠目,软件的使用越来越便捷,自动化程度越来越高,处理速度也越来越快。为了减少档案管理工作量,提高档案管理效率与质量,应选择农业局推荐的管理软件。因为农业局是管理档案部门的直属上级,在农业档案管理领域具有丰富的经验,对于农业科技档案的管理情况更加了解。目前,我国没有统一要求农业科技管理档案的软件,所以大多使用一般的办公软件进行底部构建,然后在此基础上进行针对化的修改,使其可以用来进行农业科技档案的管理。同时由于农业局并没有大规模推广软件,所以一般使用Word2016、Excel2016等办公软件来进行底部构建,使其可以进行农业科技档案的建档与管理,并保证档案管理的可持续性。若是农业局大规模推广了农业科技档案管理软件,已建立的档案可以直接进行大规模、系统化的移植,而不需要担心可能出现的兼容性问题。2.1.3档案的备份。应对每一份档案进行加密并进行异地备份处理,来保证文件的完整性、有效性,防止误删除操作。并且要将档案由下至上地进行备份处理,将各个乡镇单位的档案备份到市级农业科技档案室,并利用云端服务器进行云端备份和利用本地服务器进行本地存储。对只开放查看权限的文件进行“只读”设置,并在储存档案的服务器上安装安全软件和防火墙,同时保证软件的定期更新与实时监控。为了保证档案的可追溯性,应在对纸质文件进行数字化处理的同时保存好纸质文件[3]。2.2档案服务器的建立。如果建造一定规模的农业服务器群,可以利用这项设施建立档案服务器并将全市农业部门的档案集中起来放在服务器上。使用者将电脑接入网络,可以使用分享链接或下载客户端,使其使用外网也可以在网络上检索到有关农业科技的档案文件,便于群众浏览农业信息,实现农业资源共享。服务器可以极大限度地满足社会愈发强烈的档案信息化利用需求,将帮助农业管理部门承担应当承担的社会职责。当农业部门建立本地服务器后,将大幅度减少档案管理人员的工作量,管理人员利用电脑或其他可连接网络的设备,即可完成档案管理工作,而不需要消耗大量的体力,提高了工作效率。而当管理人员对服务器进行分区权限管理时,利用密匙即可将普通的档案利用者与具有上传和修改权限的人员分开,同时也可以将不应当公开的机密文件进行锁定处理,使得机密文件不得进行调出操作,防止产生泄密事故,实现了档案的安全化管理。另外,由于数字档案具有复用、共享的特性,使得一个数字档案支持多人在同一时间段多次查看,而进行数据修改也不会对原件产生不良的影响。并且在利用过程中不需要担心档案出现磨损、丢失等不良现象,大大提高了文件利用率。2.3档案网站的建立。在信息化时代,将档案上传到网上使得群众可以共享档案资源已是摆在档案管理部门面前的一个重点任务。将网络与档案进行有机结合,可以提高档案管理人员的工作效率,并使得档案资源可以更及时与全面地分享到群众手中,使得群众可以不受到时间和空间的限制,快速查阅到所需的资源。如果建立一个专门用于共享档案的网站,在建立前期需要耗费大量的人力和物力,后期也需要管理人员花费大量的时间与精力维护。而现在许多农业部门都拥有一个政务网站,并且大多数网站不需要专业知识就可以进行网站管理。因此,可以利用这个网站共享农业科技档案,建立网上档案馆,即将档案全文上传到网站上。通过建立检索框链接到后台的档案资源,就可以使群众快速查找到所需的档案资源。另外,可以在建立的档案查询网站上设立留言栏板块,档案管理人员可以通过留言板实现群众与管理者的互动和沟通。通过分析群众对网站提出的问题和建议,使管理人员了解网站使用中存在哪些问题,第一时间帮助群众解决问题。这个版块可以使得管理人员更加贴近群众,使得广大群众更加支持档案信息化建设工作。2.4人才队伍的建设。科学技术的高速发展与数据信息量的快速增长,对档案工作人员的工作能力提出了更高的要求,其中包括对数据的分析与汇总能力、对待工作的积极心态以及对待新事物的开拓精神。首先,工作人员应拥有熟练的业务技能,同时具有一定的科学知识。只有这样才可以快速、高效地完成工作任务,为档案使用者提供优质的服务。不仅工作人员的素质影响工作效率与工作质量,服务态度也影响工作效率与工作质量[4]。因此,工作人员应具备高度的政治责任感与强烈的事业心,而且应具有全心全意为人民服务的正确服务态度与优秀的职业道德。简而言之,档案工作者在政治上需要坚持党的路线与方针;在精神上要坚持职业道德,具有奉献精神与开拓创新精神;在业务上需要熟悉档案产生的过程,熟练档案管理的专业技能,具备信息利用的知识,善于学习该领域中的先进管理经验。其次,档案工作的可持续性与管理人员的稳定性有关,长期的固定人员相对于兼职人员更有利于工作的开展。如果经常更换档案管理人员,将会因业务不熟悉而影响工作效率。同时,选用兼职人员将在一定程度上造成资源浪费,如需要对兼职人员进行入职培训等。

3结语

在全球信息化的发展进程中,农业科技档案管理者需要转变原来的工作与思维模式,抓住机遇,推进农业科技档案信息化建设,为农业部门管理科技档案提供便利,并提高档案的利用率。

参考文献

[1]石晓阳,史文卫.加强农业科技档案管理工作势在必行[J].中国科技博览,2011(2):257.

[2]刘玮.浅谈纸质档案数字化技术规范及归档要求[J].中小企业管理与科技,2014(8):74-75.

[3]董雪芬,董泽先.试论干部人事档案的整理与利用[J].治黄科技信息,2008(4):32.

[4]付晓照.浅谈档案管理人员应具备的素质[J].未来英才,2017(14):184.

作者:董亚坤 单位:大庆市大同区城乡居民社会养老保险事业服务中心

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