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农业科技档案工作分析

农业科研创新对农业生产发展具有重要推动力,在确保我国粮食安全、农业供给侧改革等工作中发挥着至关重要的作用。在农业科研创新发展中,要注重农业科技档案工作,提高工作效率,促进农业更好的发展。本文分析了目前农业科技档案工作中存在的问题及对策,以期更好地服务于农业科研创新工作。农业科技档案是在农业科学技术研究活动中形成的档案,包括可行性研究报告、任务书、实施计划、实验记录、总结报告、研究论文等,从中可以体现出农业科技人员的智慧以及科研成果。当前农业科技档案工作中存在着对档案材料不重视、管理模式及手段落后等问题,限制了科技档案工作的收集、利用效果。对此,我们需要顺应农业科研创新的发展趋势,采取有效的措施,提升科技档案工作水平。

一、正确认识农业科技档案在农业科研创新中的作用

1.科技档案是农业科研创新的基石。农业科技档案是农业科研活动的记录,具有重要的借鉴参考作用。科技创新就是一种不断创新及发展的循环过程,而科技档案就可以为创新工作提供真实有效的相关研究成果和信息。在农业科研中,这一作用尤为明显。农业科研工作相较其他门类的科研,有研究周期长、延续性高、注重积累的特点。以最常见的育种研究为例,作物育种研究周期至少在5年以上;畜牧类育种研究周期则更长,至少以10年计。期间需要不断利用以前研究取得的父本母本进行试验以取得最优性状。因此,在进行新的科研项目之前,都会先搜集之前的科技档案进行借鉴,这样可以避免研究内容的重复;站在前人的肩膀上制定科研开发计划,这样可以有效提高科研开发效率。科技档案还有启迪作用,科技档案为创新灵感和思维的产生提供条件。可以帮助科研人员丰富知识面,拓展他们的研究,启发他们的思维,激发灵感,进而更有效地进行创新,所以有很多农业的档案部门都会根据农业的科研重点,整理成有效的科技信息,为科技人员创新灵感的产生提供基础。如笔者所在科研机构,一家有近70年历史的农业科研机构,历年间积累了大量的科技档案,后来的科研人员可以吸收其中成功的经验,总结科技发展规律;有很多科研工作,虽未取得理想的科研成果,但给后来的研究人员开拓了工作思路,提供了丰富的实验数据。2.是农业科技创新成果的有力保障。科技档案是重要的科技信息载体,记录着以往的科研活动,体现了农业的发展历程,比如农业在要自主创新研发新产品时,其整个过程,从设计到生产中包含了很多创业者的智慧成果和劳动成果,这些都以文字、图纸、数据、音像等不同形式记录下来。当前农业要提高自身的核心竞争力,就需要具备核心技术,而科技档案就是农业核心技术的载体,是科技成果、知识产权的忠实卫士,及维护自身利益,又可以促进农业自主科技创新[1]。

二、当前农业科技档案工作中的问题

1.对档案工作重视程度不足。(1)缺乏全面、正确的认识,当前有很多农业科研单位及科技人员对科技档案管理的重要性认识还不够,对这类档案的归档率比普通文书档案还低。比如,对于重大的科研项目、科技活动档案,各级科技管理部门只重视有关的立项和最终验收工作的部分档案,忽略了有关的原始数据记录和相关研究状况记录,很多档案都没有及时进行合理的保存。这就无法完整的体现出科技项目的研究过程,科技管理部门中保存下来的科技档案自身没有太大的有效价值,科技档案的信息不完整,这让保留下来的档案也不能发挥其科研借鉴作用。部分档案管理部门在管理理念上存在偏差,局限于收集、整理,将档案作为一种保管的对象,而没有将档案作为一种重要的资源来看待[2]。无法实现科技信息资源共享,科技档案管理没有发挥出其作用。(2)投入不足,当前很多农业档案管理部门的普遍管理方法还停留在实体数据的收集、整理、保管以及利用上,没有进行网络化、信息化建设,没有认识到其作用,这让科技档案管理模式滞后,传统的管理模式无法满足当前发展需求。随着信息技术发展迅速,农业的科技档案管理工作也随着时代的发展而变化和更新,朝着信息化的方向发展。然而在实际的档案管理中,很多农业对于科技档案信息化管理并不重视,没有引进先进的信息设备来进行管理,缺乏先进的管理意识,档案管理部门中缺乏信息化管理设备。农业的科技档案管理工作还停留在简单的编制案卷目录和专题目录,没有利用信息化网络技术,使得科技成果的转化受到影响,不能实现科研信息的有效交流,对农业科技档案信息资源的开发及利用造成了消极影响。2.管理模式、制度建设存在不足。(1)管理模式不足,科技档案管理部门与科技管理部门分立,管科研档案的部门不管科研工作,管科研的部门不管科研档案,二者相脱离。档案管理部门不能及时、准确获得科研工作的信息,不了解科研工作的进展情况,就无法提供有针对性的档案指导,科技档案管理部门的有效科技资料无法及时有效的提供给相关部门和相关人员,也就无法有效配合科技人员参与到科研开发、市场交易中,信息资源发开受限,达不到深度和广度的发展。(2)制度建设滞后,目前基层科技档案管理的主要依据仍是“科学技术档案工作条例”、“科学技术研究档案管理暂行规定”这两项制订于八十年代的规范性文件,虽仍具有指导意义,但与现下的科研工作有脱节。且这两项文件重注原则性,对工作细节,尤其是对归档完成的奖惩制度不明确。多年来各级科研管理部门虽有出台一系列科研项目验收办法,但涉及具体档案工作部分仍是匆匆略过,这使得一线档案工作人员工作起来没有抓手,执行监督没有依据,无法有力地进行档案督导工作。

三、如何做好科技档案工作,更好地服务于科研创新

1.创新管理模式。在管理体制方面,农业科技档案需要进行有效创新,建立高效、层次分明、紧凑的管理模式。档案部门要发挥好自身的宏观领导和管理功能,对农业内的档案管理工作提供指导,进行监督及检查,保证科技档案管理工作水平,保证档案的完整性,这是创新管理模式要实现的基本目标。档案部门和科研部门不能割裂开来,必须建立分工合作,齐抓共管的机制,从源头保障档案工作顺利开展,实现多级梯度分层管理。要将农业科技档案的管理纳入农业科研的最初工作计划中,实现档案管理与布置科研任务同步;将农业科技档案的管理纳入农业科研的工作程序中,实现档案管理与检查科研活动进度同步。管理机制方面,需要营造理念创新、管理创新的环境,实现自上而下的管理模式,在整体工作思路中引入档案概念,以制度建设树立档案工作的重要地位,将科技档案管理纳入相关人员的职责范围,现实档案管理与科技人员考核奖惩同步[3]。在管理方式上,对档案工作的组织架构也要进行创新,需要建立专门的档案室,配备经验丰富的工作人员,结合实际情况健全现有的档案规章制度,把握重点,提高科技档案管理工作效率。积极支持科技档案信息化建设,通过利用数字化技术对科技档案资源进行有效的整合,提高档案管理的标准性、科学性以及规范性,提高其服务质量,让档案管理实现现代化、数字化信息管理方式,提高管理的效率和科学性。例如,可以尝试在目前各项工作中普遍使用的办公OA系统中引入档案工作环节,在项目初始阶段建立档案方面目录,方便科技人员和档案工作人员在整个研究过程不断审视、督导档案工作,实现档案管理手段向技术型、创新型转变。2.转变思想观念,加强档案管理部门硬件设施投入和人员队伍建设。档案工作在农业科研中具有重要地位,因此其需要具备发展眼光和创新思维,能够跟随时代的发展转变思想观念,有秩序、有规划的进行科技档案信息化建设。要加大这方面的投入,将其投入也加入到年度财务预算的范围,为档案部门配置先进的相关管理设备和设施,如刻录机、激光打印机、高性能电脑、数据库服务器等,为科技档案管理提供基础条件。有效利用现代化手段和设备,注重计算机辅助检索,这样可以有效提高查全率、查准率和调阅速度;建立档案网络信息,这样可以让不同地方的用户随时的查询档案目录及数据,打破区域限制,实现资源共享。逐步实现档案信息数字化,使用信息技术进行电子档案的传输及管理,围绕用户可以提供多样的信息服务,让他们可以更加便捷的浏览和检索信息。做好农业科技档案工作还需要稳定科研档案人员队伍。档案工作具有较强的连续性,很多的基础业务、工作、规章制度建设,都需要档案人员有长时间的学习和经验。农业科研又是一个系统工程,要求档案工作人员知识结构相应的多样化[4]。既精通档案工作本职业务,又了解农业科研的一般流程,这样才能适应岗位要求。而如果档案管理人员存在频繁流动问题的话,那么档案工作的连续性就会受到影响。因此从长远眼光来看,应该注重科研档案人员队伍建设,引入具有专业技能、技术和知识的人才,并且要注重对他们进行继续教育。当前档案部门存在知识老化、新技术知识不足的问题,这就需要注重对现有人员进行继续教育。在继续教育中要提高他们的创新能力,业务素质水平以及应用现代手段的管理能力,丰富他们的专业知识,拓展他们的视野,提高技能,满足科研创新工作的需要。3.加强对科研档案作用的宣传。档案工作人员应当利用多种渠道对农业科技档案的作用、意义进行宣传,提高科研人员对农业科技档案的认知,激发科研人员对档案利用的兴趣,增强他们对档案的认识。一方面,可以利用内网等平台发布档案信息和利用方法的知识,通过网络进行档案信息的传播;定期通过内部刊物发布档案信息,加大对档案利用的作用、产生的社会经济效益的宣传,让科研人员认识到档案利用的重要性和作用,让他们认识到档案利用可以有效解决问题,让他们树立档案利用的意识。另一方面,加强档案编研工作,拓展科研单位档案公共服务功能档案工作在为领导决策、工作查考做好服务的同时,利用档案编研成果主动、自觉地做好相关服务工作。丰富服务手段,改善服务条件,提高服务水平[5]。转变科技人员被动接受档案信息服务的状态,形成主动寻求服务的习惯,让科技人员可以进行有效利用。

四、结语

综上所述,农业科技档案对农业发展具有重要作用,当前竞争激烈的市场环境下,农业要提高自身的核心竞争力就需要提高科研创新,而科技档案对科研创新具有非常重要的影响,因此需要对科技档案管理进行创新,提高管理水平和效果,提高农业科学化、现代化、创新化的管理水平,促进农业更好的发展。

参考文献

[1]张俊霞.论科技档案中知识产权的开发与利用[J].档案,2009(04);60-61.

[2]张羽.企业科技档案管理推进思路—以南京钢铁股份有限公司为例黑龙江档案,2014(5):66.

[3]陈茜茜.数字时代背景下农业科技档案信息的开发利用[J].兰台世界,2016(10);72-74.

[4]梁海萍,康翼锋.对农业科技档案管理工作的一些探索研究农业科技管理,2013(1);71-72.

[5]黄晓琼,余志慧.农业科技档案管理的几点思考[J]兰台世界,2015(S1)13-14.62

作者:翟 季 栾天浩 单位:吉林省农业科学院档案馆

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