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农业科技档案管理论文

摘要:档案管理对于事业单位来说是一项非常重要的工作,档案管理工作是指科学的原则和方法管理档案,为本单位领导决策和行使技术技能提供科学依据。它的基本内容包括:档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。

关键词:农业科技;档案;检索;汇集;服务

1科技档案的概念

科技档案指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。农业科技档案具体表现,农业科学技术研究档案是表现农业科学技术研究和生产活动过程形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料,是农业科技和生产活动的真实记载。因此,分析农业科技档案的特点,对科学管理科技档案,提高农业科技工作质量和效率,推动科技的进步和农业现代化建设,都有着深远的意义。

2档案工作的意义

2.1领导对档案工作的价值和认识程度。决定着他们对档案工作的态度,从而在很大程度上决定着档案工作的发展,因此,把档案工作列入领导的议事日程,是时代发展的需要,是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说,则应该充分发挥其主观能动性,以自己的实际行动去影响,去争取领导的重视。要使一个单位的档案工作有起色,领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言,档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。2.2爱岗敬业,使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作,很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作,忠于职守,在领导和群众心目中留下一个好印象。2.3积极宣传,使领导增强档案意识。有些单位领导对档案工作重视不够,很多缺乏档案意识,认为档案工作在一个单位里不是很重要,可有可无,对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的,要经常把有关文件材料给领导看,次数多了,自然会在领导的脑海里留下痕迹,产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料,很可能会使领导看后受到启发,并在实践中力图效仿。要经常向领导汇报档案工作情况,多谈一些搞好档案工作对单位的益处,诱导和启发领导重视档案工作。要努力服务,作为一名档案人员主要是及时地提供信息,使档案发挥其作用,从而更好地位单位的发展服务。2.4实现档案管理现代化。随着改革的深入发展,档案管理面临着许多待解决的问题,诸如档案数量越来越多,数量的庞大给保管和提供利用带来困难,管理方法手段的落后直接影响档案的质量,只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形式下出现的新问题。2.5加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作,他要求管理人员既要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识,开拓视野,优化知识结构,提高综合素质,才能做好新时期的档案管理工作。2.6掌握现代化管理技能,提高综合素质。以前,档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来,这种现代化科技手段和先进操作管理技术,都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机和知识,信息文化的学习掌握上,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。2.7利用现代技术整理档案。档案汇集着大量的指标,也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源,但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时,立卷人根据自己的理解能力不同,对同一个文件有不同的分类,因此不可避免的产生分类不准现象,影响来卷质量,给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷,然后按类别将属于条目的内容打印出来,作为以前的那种以“卷”为单位时来卷目录这一检索工具的替代物,也可按文件形成的先后顺序排列打印,即降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率。

3对未来档案管理建议

3.1提高对档案管理的认识

进一步明确档案管理工作的使命感和责任感,进一步明确档案管理工作是各级领导义不容辞的责任和义务。

3.2建立档案管理体系,健全档案规章制度

随着科学技术的发展,档案管理手段的更新和管理水平的提高,必须建立与之相应的科学的管理体系,明确职能。

3.3掌握现代化管理技能,提高综合素质

以前,档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来,更好的提高工作效率。

作者:金小川 单位:青海省农业技术推广总站

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