教育改革对高校文秘人员的要求

高校文秘工作是高校办公室管理工作中的一部分。在传统上，主要负责文书工作，即文书的撰写、处理和保管、随着高校教育改革的提出和深入，新常态与改革创新的指导思想已逐步渗透至高校教育与行政的方方面面，与我国经济、政治、文化、社会、生态等各领域所呈现出的全方位新常态相适应。高校文秘工作已不再归为单纯文件整理或端茶递水的刻板工作性质，而是创新型、智慧型的工作；是内参与管理助手，是一个内涵丰富的概念，具有高度的综合性，在本质上是综合辅助管理工作。

一、高校文秘人员应具备的职业道德职业道德

就是指人们在一定的职业活动中所形成和遵循的，具有自身职业特征的道德规范以及与之相适应的道德观念、情操和品质”。具体体现在以下几个方面：

（一）服务意识。文秘人员应随时随地牢固树立服务意识，在新形势、新要求下，要不畏压力，重事业、轻得失、讲奉献，做到服务领导、部门、广大师生。

（二）保密意识。秘书工作会涉及大量秘密。“第一类是国家秘密，一旦泄露，会给国家的安全和利益造成重大损失；第二类是商业技术秘密，一旦泄露，会给当事人造成一定经济损失；第三类属于领导系统内部不宜公开或者暂时不公开的事项，如正在酝酿而尚未确定的干部任免事项，领导人之间的意见分歧等。这类秘密一旦泄露，往往给领导工作造成极大的被动。”在信息网络时代，数据共享为文秘工作带来了极大的便捷性，但与此同时，也存在信息泄露的风险。所以在处理文件传递时需注意私密性，在条件允许的情况下，应设立机要室和独立网络，配备专人专职管理。存储工具应具有专属性，不可与公开文件的存储工具混淆。涉密文件的影印亦不可与一般文件产生交叉，包括所使用的硒鼓等配件不可随意丢弃，需开设专门通道作废弃处理。

（三）创新意识。创新从大的方面来讲，是一个国家和民族解决自身生存，发展问题能力大小的最客观和最重要的标志。它激发人的主体性、能动性、创造性的进一步发挥。从而使人自身的内涵获得极大丰富和扩展。世界日新月异地改变，没有创造力将找不到新路。对于高校文秘工作而言，创造力不仅是会整理文件，会写发言稿件，更是发现问题，解决问题，并且积极改变环境的能力。寻求自我发展而不被淘汰的独特实力，才是适应高校改革与教育改革的不二法门。文秘工作是具有创造性的，而非对号入座地去接受。

（四）大局意识。无论何时何地，大局观念、大局意识断然不能淡薄。大局事关战略部署，事关整体合力，事关人心向背。高校文秘人员应随时随地牢记大局意识，不因个人情绪影响整体工作的开展。应具有吃苦耐劳、辛勤奉献的精神，以平和的心境面对加班以及无法规律作息的牺牲。了解大局，既要加强学习，对有关政策措施要注意原原本本学习，力争吃深吃透；又要联系实际学习，通过深入实际，调查研究，及时发现苗头性、倾向性问题，及时了解领导、广大师生的迫切需求，通过协调关系，解决突出矛盾，化解不和谐因素，在驾驭大局中进一步了解大局。“胸无全局者，不足以谋一域”，无论负责哪一级、哪一个部门的文秘工作，都要时刻胸怀全党全国工作的大局，坚持大局为重，不可仅着眼自己手头的工作，而应该怀揣集体意识、团队意识。为同事、领导、师生分忧解劳。美国著名管理学家杜拉克在《管理的使命、实务、责任》中曾写明：“一个人不论职位有多高，如果总是强调自己的职权，那么他永远只能是别人的部属。”反言之，一个重视贡献的人，一个注意对成果负责的人，尽管他位卑职小，还是可以位列于‘高阶层’，因为他以整体的绩效为己任。

（五）责任意识。“责任”是一个很厚重的概念，是检验一个人做人是否合格的重要标准和尺度。近代学者梁启超说：“人生于天地间，各有责任。一家之人各个放弃责任，则家必落；一国之人各个放弃责任，则国必亡。”可见“责任”对做人的重要性。具备责任意识，至少要做到尽职尽责。组织行为学上有个名词叫做“角色期待”，不论扮演哪一种角色，人们都会对这个角色有一个相应的期望值。能否达到期望值取决于对所扮演的角色是否有足够的责任。角色永远与责任联系在一起，对角色的认同也就是对责任的认同。高校文秘人员所承担的责任是繁重的，需要将高校内纷繁复杂的事物及时办妥。做好上传下达的工作，在节假日期间坚守岗位，收发重要文件，为学校的稳定、安全保障贡献力量。

二、高校文秘人员应具备的专业技能

（一）办公管理系统的熟练运用。信息化建设已成为我国各级政府机构、各类企事业单位发展的关键抓手和重要任务。数字化校园建设，尤其是办公自动化（以下简称OA）的实施为高校的管理工作注入了前所未有的活力，并取得了极大的成效。随着OA系统的普及与发展，文秘人员的办公效率得到显著提高。作为文秘工作者，应加强对自动化办公软件的学习与使用，网上流转、承办并将OA系统中已有的文件著录信息、阅处意见及全文与对应的纸质材料同步归档，摒弃原来手工流转、承办并整理、拟写卷标题、敲页码、装订、组卷移交归档的方式。极大减少对纸张的浪费，优化对具体事务的督查督办，发挥无纸化办公的优势，以及通过OA系统安排会议。

（二）写作能力的提升。在大数据时代的影响下，信息的收集方式已变得多元化。一个好的秘书仅仅善于领会领导的意图还不够，没有充足的材料是很难写成好文章的，材料是秘书的写作之本，因此要培养秘书收集材料的能力。收集材料是一项艰苦的工作，既需要熟悉机关或单位的业务，又需要熟悉相关部门的业务；既需要掌握一定的科学知识，又需要有一定的分析能力。文秘工作者所撰写的各类文书应富有时代特点，具有丰富的信息量，所列举的事例可通过庞大的网络体系，不断推陈出新。总之，在教育改革下的高校文秘人员应随时加强自我学习，不断提升自我修养与素质，提高自身能力，增强改革意识，创新意识与服务意识。适应改革发展的新常态，高标准，履职履责，为领导和全校师生做好基层服务工作。

作者:王雁南 单位:成都大学

参考文献:

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[2]蔡超,杨锋.现代秘书实务概述.暨南大学出版社.2006:21

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[4]胡家琼、许兴阳.浅谈秘书写作能力的培养.科教文汇旬刊.2013(26):36-36.