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档案馆信息化建设问题和策略

摘要:在社会经济、科技高速发展带动下,信息化也逐渐成为了各行业创新发展的主要方向。档案馆的建设、管理工作作为国家、企业日常管理的重要内容,在具体落实与优化中,其档案信息资源也逐渐成为了国家、企业竞争的重要资源。因此,信息化建设是档案馆未来建设创新发展的必然趋势,也是提升建设水平的重要途径。

关键词:档案馆;信息化建设;问题与对策

信息化档案馆主要是结合实际需求,利用先进技术与高科技设备,对各项管理工作做出不断优化,以此来促进档案资源利用效率的大幅提升,通过网络系统来有效连接档案信息,以此来为资源共享创造良好条件,为档案信息安全性提供有力保障。但从总体上来讲,我国档案馆信息化建设工作在具体落实中还存在诸多有待完善的内容,需要其工作人员结合实际需求给予不断优化,进而将其优势特点充分发挥出来。

1档案馆信息化建设存在的问题分析

首先,在人才层面。档案馆信息化建设、档案馆建设之间是存在很大差别的,前者需要技术、资金和人才的有力支持,在人才层面,需要的不仅是拥有丰富档案管理专业知识与经验的人才,还要注重计算机、数据库加工等专业人才的引进,综合性要求较高,若失去复合型人才的有力支持,也会给档案馆信息化建设埋下诸多安全隐患[1]。其次,在技术层面。信息化档案馆主要是由新兴技术、计算机技术与高科技设备构成的,若失去了技术层面的有力支撑,会致使档案馆信息化建设遇到重重阻碍,尤其是现在加密、身份认定问题上,难以得到有效解决,再加上技术变化、更新中产生的过时问题,都会为档案馆信息化建设增加一定难度。最后,在资金层面。对于档案馆信息化建设,不论是设备、人才引进,还是各项工作的具体落实,都离不开资金支持,在具体建设中若出现资金链断裂问题,一定会给档案馆建设工作的有效落实带来诸多困扰。

2优化档案馆信息化建设的策略探究

2.1科学规划档案馆信息化建设。首先,政府部门应结合国家长期战略发展规划,以及在知识信息方面的战略规划,为我国档案馆信息化建设制定科学完善的指导意见,并给予细化,不仅要涉及到我国档案信息化建设的总体目标、步骤,还要对档案馆信息化建设过程中发挥的积极作用、具体实践路径做出全面、细致的描述,以此来为各地方政府、档案管理部门各项工作的顺利开展提供指导。其次,由于档案馆是其信息化建设的重要落脚点,各个地方应基于国家给出的标准指导意见,联系地方不同阶段的具体情况,有效分解档案馆信息化建设工作,同时进行相应保障措施的制定与有效实施。这样不仅能够为档案馆信息化建设的科学有效实施提供保障,也能够确保各项建设工作能够充分满足国家提出的一系列要求,最重要的是可以实现与当地经济发展现状、档案管理需求与特征的科学整合[2]。最后,对于档案馆信息化建设的实践来讲,为了将其优势特点充分发挥出来,严禁闭门造车,应积极与上级、同级的档案馆进行专业知识、管理经验等层面的学习交流,真正实现取长补短,对先进经验做出科学总结,严禁一系列问题重复出现,推动信息化建设进程的不断提升,对建设成本做出科学控制。此外各地方政府应将档案馆信息化建设真正纳入到本地的电子政务建设规划中,以此来促进档案馆信息化建设、扶持力度的不断增强。2.2适当加大资金投入力度。为了给档案馆信息化建设工作的有效落实提供有力的资金支持,进而促进各项工作的高效、顺利实施,促进档案信息资源管理水平的不断提升,大幅度提高档案资源利用率,为此,应适当加大不同区域的合作交流,真正促进档案资源一地、异时空共享,在具体建设中要结合具体需求,适当增加资金力量支持,确保其可以及时引进一些先进设备技术,进而为信息化档案馆建设创造良好条件,同时还要加强资金管理工作,将网络线路和维修保护方面所需要的费用合理纳入到事业费用之中,确保专项资金的专项利用,对项目资金的审批管理做出进一步规范,充分保障档案馆信息化建设中可以获得足够资金,确保资金在具体项目上的有效落实,同时,信息化档案馆建设中存在的其他问题也能够得到间接解决,对此,相关工作人员应给予足够重视,制定、实施科学完善的资金管理措施。此外,档案馆在信息化建设运营维护过程中,也要采取有效措施合理控制成本,真正从自身做起实现降本增效,尽可能为政府减轻负担[3]。2.3重视档案馆信息人才队伍建设。就目前信息化档案馆建设现状来讲,随着其建设要求的不断增加,人才需求也随之逐渐扩大,现阶段我国一些高校虽然已经就档案管理设置了相应专业,但是其学生的信息化档案管理能力还有待提升,针对信息化档案建设、管理方面了解的专业知识相对较少,对此,各高校应注重教育理念的及时更新,积极引进先进的档案信息化建设技术,以此加强人才培养,从而为档案馆信息化建设发展培养更多的复合型专业人才。同时,信息化发展往往都是动态性的,需要人才不断地进行自我充实,档案馆信息化建设也不例外,也需要经历不断完善的过程,离不开高素质专业技术人才的有力支持。对此,各地方档案馆应加强与高校的合作交流,这样不仅可以确保档案馆信息化建设的各个阶段都能够获得有力的人才支持,也能够让此专业的学生获得更多实习、实践的机会,为其未来就业发展提供有力支持[4]。2.4完善信息化档案馆技术平台构建。网络是信息化档案馆的主要支撑,简单来讲就是档案系统的稳定、有效运行应具备过硬的硬件设备、技术支持,以及稳定、安全性较强的宽带,也只有这样才能够确保档案信息可以获得一个较为安全的使用存储环境,为档案文本、语音与图像档案的快速传输提供保障,以此来构建完善的技术支撑平台,同时,对一系列技术的引进、优化也要给予足够重视,为此,档案馆应重视、加强与软件公司的大力合作,针对信息化建设中经常出现的一系列技术问题做出沟通,并探究出科学有效的完善方法,其中包括身份验证、信息加密等诸多方面,这样不仅有助于大幅度提升信息化水平,也能够为档案信息资源的安全性提供保障,而针对技术过时的问题,如,软件系统、技术的更新导致旧的信息难以被顺利识别等情况,其根本原因还是在于新软件研发过程中未对这一问题做出充分考虑,对此,在与软件公司合作研发过程中,应针对这一问题探究出有效改进策略,不仅要做好档案系统软件的及时更新,还要落实、完善好信息备份等各项工作,促进档案系统能够始终处于良好运行状态[5]。

3结语

综上所述,随着档案馆在现代社会发展中起到的作用越来越重要,其信息化建设进程给信息资源开发利用带来的影响也越来越大,现阶段我国档案馆虽然已经在信息化建设上取得了较为显著的成果,但是在规划、资金投入,以及人才等方面还存在诸多不足,所以为了进一步提升建设水平,必须要重视、加强对其问题与策略的深入探究,从不同层面为我国信息化建设奠定坚实基础。

参考文献

[1]陈茜茜.农业科技档案信息化建设的几点认识———以南通市农业科技档案馆信息化建设为例[J].科技资讯,2015,13(30):134-135.

[2]曾春梅.公共服务视角下提升地方档案馆信息化建设水平的路径[J].湖北档案,2015(2):20-22.

[3]曾春梅.公共服务视角下提升地方档案馆信息化建设水平的路径[J].城建档案,2015(1):40-43.

[4]宋华.加快信息化建设促进档案信息资源开发利用———2006年度全省国家综合档案馆信息化评估情况综述[J].浙江档案,2007(6):22-24.

[5]占晖.以建促用全面提升全省档案信息化建设水平———2005年度全省综合档案馆信息化评估情况述评[J].浙江档案,2006(5):34-35.

作者:刘德松 单位:云南省昭通市档案馆

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