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高校档案信息化建设问题及路径研究

[摘要]为了跟上时代的步伐,高校档案逐渐开始进行信息化的建设,该建设属于一项系统性的建设工程,由于受到各种影响因素的限制,高校档案信息化建设并不如预期所想那样顺利,这些影响因素阻碍了档案信息现代化和规划化的建设进程。为此,本文就高校档案信息化建设的影响因素进行分析讨论,并提出整改意见,从而不断的完善档案信息化建设体制,促进高校人才管理模式的发展。

[关键词]高校档案;信息化建设;建议

在高校的各种教学资源中,以信息资源最为重要,因此信息化资源也倍受人们的关注。随着科学的进步,信息化技术的发展也极为迅速,这使得高校越来越重视档案信息化建设,有的高校已将其列为发展方向和建设目标。在高校档案信息化建设过程中,信息资源占首要地位,档案信息化的建设成功的使纸质版档案转化为了数字化档案,并结合了现代化互联网技术和实际需求,从而更科学、合理的进行高校档案信息化资源管理。所谓高校档案信息化建设就是指对传统档案管理模式进行改革,从而致使档案信息化建设由实体管理转化成数字化管理。进入21世纪以来,评价一个高校现代化档案管理水平的高低,往往是通过比较其信息化建设水平得出,然而,由于受到各种因素的限制,我国高校档案信息化建设体系并不完整,也可以说目前的档案信息化建设正处于萌芽状态,还需加强对其进行探索和总结,特别是在信息化技术的运用和创新上还需多加努力。

一、高校档案信息化建设的不足之处

要想进行高校档案信息化的建设,必然需要先对馆藏档案进行实体化到数字化的转换,其次需进行档案工作一体化管理,从而实现让档案信息资源高等共享的目的。所以在进行档案信息化建设时,需要特别注意相关档案依据的标准和管理模式,从而确保信息化建设的构架和渠道的正确性,并结合实际需求,更好的完成高校档案信息化的建设。目前为止,高校档案信息化建设的核心目标是对高价值的档案资源进行开拓,为了达成这一目标,还需做好档案工作的良性循环建设。通常情况下,对档案信息化资源的开发需要着重考虑该资源开发带来的远期效益和近期效益等问题,并结合两个因素进行分析和讨论。因我国高校档案信息化建设还处于萌芽时期,所以该体系还不够完善,例如不能很好的结合实际,从而导致高校档案信息化建设不够准确。由于没有一套完整的信息化建设理论体系例如缺乏建设所需用到的具体实施细节和规范标准等,致使高校在进行信息化建设时得不到正确的理论引导,导致着重于信息化表面建设的情况出现,导致信息化建设出现徒有其表,内部却十分匮乏的现象,让人们把档案信息化建设误解为只是简单的将档案文献实体数字化的过程,从而忽略了对数字化信息的开拓和管理工作。也有将档案信息化建设误解成高校档案相关部门的信息化过程,从而忽略了整体合作意识,显得档案信息化建设观点单一片面。高校在档案信息建设管理方面有很多不足之处,造成这种现状的原因主要是因为我国高校对档案信息化建设的不重视,所以说还需加强高校的档案信息化建设,从而推进信息化建设管理的发展。有的高校在进行档案信息化建设时没有做好充足的准备工作,例如没有进行合理的管理规划,也缺乏相关的部门进行管理,若将其放到宏观调控的范围中去,则高校档案信息化建设将会没有政策、财力、物力、人力技术的支持,与此同时,高校在这种情况下的建设,必然没有方向性,并且其还具有重复性,这会阻碍信息资源的流通,从而造成信息失真和不平衡的现象,这样会使得信息资源严重浪费。由于在高校档案信息化建设缺乏目标性,这使得各种多元化信息需求无法在高校档案建设过程及时得到补充,又因建设中没有具体的目标规划,所以无法进行信息技术的全面建设,更不能提供信息技术的先关服务,加之忽略了信息技术持续发展的因素,让当代高校档案信息化建设失去了时代先进性和延伸性的特点。国内大多数高校档案信息化建设只重视表明的发展,而忽略了该建设需要结合实际需求,从而让档案信息化建设没有充分发挥其作用,也没有体现出其在当今社会的信息化特征,事实证明,只有落实实际,重视先进技术的引进,依照技术标准不断的进行创新,才能使高校档案信息化建设安全可靠的发展。

二、高校档案信息化建设的意义

高校档案信息化建设是未来趋势所向,并且随着时代的发展,科技的进步,会越来越受人们的关注和支持,在这样的社会需求下,高校档案信息化的建设显得更为重要,它的建设可以代替传统的管理模式,进而实现档案信息资源的网络化管理。由于传统的档案管理模式的种种局限,致使其已经在不能满足时代的需求,档案信息的种类、载体和使用等都随着时代发生着巨大的变化。这时一种新型的、先进的高校档案管理模式显得极为重要,结合时代所需,这种先进的档案管理模式能够实现资源的共享,将散乱的信息资源按照相应的标准进行整理规划,可以优化信息资源,从而达到提高资源利用率的目的。要实现高校档案信息化的建设,其间必然需要以计算机技术和网络技术作为建设基础,这是高校档案信息化建设中将档案实体数字化的首要条件,可以使档案信息资源管理变得更合理,做到了科学管理,同时这些信息资源还打破了传统受到地域空间限制的难题,让高价值资源得到了充分的共享。时代发展迅速,信息资源共享已经成为了当代社会发展的趋势。档案信息资源建设本着以建立一个多样、完善的档案信息资源库为目的,建设完成后还需对其进行合理的管理和维护,积极创新多种应用系统,从而真正的实现档案信息资源库共享化,进而达到提高人们工作效率的目的。受到信息化时代的影响,几乎所有高校都开始进行信息化建设,在这种新型管理模式下,让资源的管理变得井井有条,不光减少了传统档案管理所需的时间,还大大增加了档案管理的工作效率,同时信息资源共享化的实现还打破了领域的局限,并能配合高校办公自动化系统的使用,不但解决了档案信息化标准缺乏的难题,还使档案信息化管理充分的展现了其功能的卓越性。

三、高校档案信息化建设的强化策略

由于高校档案信息化建设中存在着如资源分散、管理系统不完善、标准的缺乏、管理与维护体系尚未形成等问题,加上馆藏中档案信息化建设步伐缓慢,这些因素的存在都阻碍着高校档案信息化建设的发展,为此,我们需要不断的摸索高校档案信息化建设中的各种影响因素并提出相应的解决方案进行处理。从上述内容可以看出,这些影响因素不仅包括技术方面也存在着非技术方面的问题,这两种影响因素相互联系、相互支持。就技术难题来说,如信息化建设中对硬件设施的要求,而非技术方面则涉及到相关制度、政策、规范、资金、人才等问题。高校档案信息化的建设过程中要以信息资源体系建设作为基础,将信息资源数字化作为建设目标,加强数据资源的收集,从而建设更完善的数据库和网络体系。在此过程中,高校首先要进行相关档案信息资源的收集,其次需要对相关档案信息资源按照标准进行分类和管理,在通过数值模拟技术对这些信息资源进行数字化处理,以实体档案建设作为基础,进行电子档案数据库的建设,并将这些电子信息按照相应的规范和标准进行分类和管理,特别是在重点档案文件的数字化建设工作中,更需严格按照要求进行。通过这些措施,可以较好的进行信息数据库的建设,从而为使用者们提供一个高效、高价值、高水平的信息共享环境。)在档案信息建设过程中,需要多加投入人力、物力和财力等,也可以联合相关教师进行信息管理系统或者软件的开发,从而建立起以学校档案馆为中心的信息化体系,并让这样的应用系统在校园中得到广泛使用,此外,还需加强对系统的维护和管理工作,从而保证系统安全可靠的运行。为了营造更好的共享体系,学校还需完善档案信息化建设的服务体系,让信息化管理标准化、统一化,并不断摸索新型服务模式,结合现代化网络技术和社会信息资源的实际情况,积极进行创新,还可以和其他高校相互合作,将档案信息资源集合到一起,从而建设出一套完善的资源共享体系,同时也满足了社会高效率的需求,还可以利用互联网实现信息资源的互联互通性,使信息的接收变得更及时,从而不断的完善档案信息化建设体制,促进高校人才管理模式的发展。

四、结语

总结以上内容,高校要进行档案信息化建设,则需要本着适度超前、开放、动态性、系统性的原则,严格按照高校档案信息化体系建设的相关标准和要求进行,加强档案信息化建设知识的宣传,从而提升其在高校中的重要性,特别是在基础设施的建设上,需要严格按照标准进行安全建设。结合实际需求,做好信息化目标的规划,从而建设高素质水平的信息化团队,遵守相关规范和标准,完善整个信息资源体系,开发实现资源共享的平台,建设出以高校信息资源为中心的档案馆,从而更好地为各大高校服务。

作者:李小芳 单位:广东职业技术学院

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