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档案安全体系建设四个方向

一、档案安全体系概述

目前在档案学界,对档案安全体系的概念还没有一个统一的标准,而笔者认为档案安全体系建设概念的研究应当在保证档案实体安全与档案信息安全的同时,根据不同领域对档案安全的实际需求而有所侧重。对此,笔者认为档案安全体系首先是档案实体安全和档案信息安全范畴内,与档案安全相关的一切事物按照一定规律、有所侧重甚至互相补充而联系形成的有机体。进一步考虑到档案安全体系的目的与更深层次的内涵。笔者认为,档案安全体系是指为防止档案损毁,以维护档案实体安全与信息安全为目的,将档案安全范畴内一切与基本目的有关的事物按照一定规律、有所侧重甚至互相补充而联系形成的科学的有机体。

二、构建档案安全体系的有效途径

(一)建设档案安全制度体系,强化档案部门行政监管作用。建立档案安全法规、标准及制度,通过强化档案部门行政监督作用,推进档案安全体系的建设。可以借鉴其他省、市、地区的档案安全制度实施经验,推动本机构档案安全体制建设。比如建立档案安全风险告知制度、档案登记备份制度等。档案风险告知制度是2014年济南市档案馆率先提出,并在平阴县档案馆的实践中取得成效的制度。根据该制度的实践,可以将档案安全风险分为三级,细化档案安全风险的强弱,针对不同级别的档案安全风险作出不同的告知以及应对机制,对一级风险单位运用书面告知方式,二级风险采用书面与口头警告相结合的方式,三级风险采取口头告知的方式。可在档案安全风险级别较高时立即发出警告,突出高风险的防范紧迫性。同时针对不同强度的风险,制订整改期限,在整改期限内,主体部门需要实时跟进档案安全风险的整改进度,对低风险的机构提出整改意见后,并要求全程跟进档案馆(室)的档案安全整改进度,实时跟进档案馆的安全建设改善工作。(二)丰富人员培训形式,提升档案管理人员安全意识。档案安全管理对档案管理人员的要求不仅在于较高的个人能力水平,更在于全面的综合素质水平。而档案管理人员特别是高素质的档案信息化管理人员目前在我国较为稀缺,因此在缺少高素质档案管理人员的情况尤其是在为了减少人才引进成本的情况下,对现有档案管理人员的能力及综合素质进行培训就显得尤为重要。可以定期开展包括反恐反暴、消防安全的演练活动,通过实际操作的方式,身临其境地教授档案管理人员相关的档案安全知识和技能。或是采取知识讲座、专业知识培训、领导干部素质培训、联合培训等多元化方式来提高档案管理人员的综合素质。(三)保证新馆建设进程,严守档案库房安全建设标准。随着全国各地档案新馆建设工程的开展,尤其是国家政策的支持引导下的县级档案馆新馆的建设工程的开展,不少问题也随之产生。比如山西省一些县级档案馆新馆建设存在工程进展缓慢,设计、建设标准不严不实甚至个别已建成的档案馆存在一定的安全隐患等问题。此类问题究其原因,大多是资金和管理人员意识缺失。对此,在新馆建设的过程中应当优先保证新馆建设进度,严守档案库房安全建设标准。哪怕是在资金不足的情况下也要充分认识县级综合档案馆建设的重要性和紧迫性,不等不靠、积极抓住国家实施中西部地区县级综合档案馆建设规划的机遇,保证新馆建设进程,严守档案库房安全建设标准。(四)创新档案安全技术,确保档案安全技术应用。应当不断创新档案安全的科学技术,包括研究新的档案实体安全保护技术,还应该与网络技术部门或是信息部门合作,研发档案信息安全的保护技术。1.创新档案实体安全保护技术。在档案机构中不断运用或是研发创新档案实体安全技术,如档案仿真复制技术,即在非必要的情况下,提供利用时用仿真复制件替代原件,以保证原件的安全性;修复过程中易损毁档案加固与保持原貌技术,即在修复损毁档案的过程中在尽可能地保持档案原貌的同时对档案进行加固等实体安全保护创新技术。2.创新档案信息安全保护技术。除了档案的实体安全,档案的信息安全也十分重要,尤其是随着科技的发展,信息安全涉及的技术发展水平较快,因此应当根据实际发展需求不断创新档案信息安全保护技术。如信息异地异质备份技术,档案灾备方案设计以及包括防火墙技术、网络加密技术、签署技术、身份验证技术等在内的网络技术发展条件下的电子档案信息安全技术。

最后应当确保档案安全技术在档案机构的实际应用,而非流于形式。将档案安全技术应用于档案馆室的实际管理中,尤其是对于档案库房的恒温恒湿控制系统、监控系统、电子备份技术、防火墙技术等应用性强且保护效果显著的档案安全技术应当周期性、长效性地落实使用以发挥保护作用。

【参考文献】

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[4]徐绪琴.档案安全体系建设研究[D].安徽大学,2014.

[5]张美芳.档案安全标准体系构建的研究[J].档案学研究,2010(4):53-56.

作者:陈莹 单位:四川大学公共管理学院

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