电力企业建设招标采购档案管理研究

时间:2022-04-26 10:54:47

电力企业建设招标采购档案管理研究

摘要:随着我国科学技术不断的发展,人民生活水平的提高,电力企业也取得了很大成就。但是在招标采购档案管理中还存在一定的问题,例如管理规范不健全,审查制度不合格,人员管理存在漏洞等,针对这些问题,如果不进行有效的处理,采购资金会大量流失,企业的经济利益将会得不到保障。下面就进行这方面的分析,希望给有关人士一些借鉴。

关键词:电力企业;招标采购;档案管理

进行电力建设过程中,需要及时的进行项目采购,确保降低建设成本,保障电力项目的建设质量。但是具体采购过程中,如果没有完善的管理措施,不控制不了资金的使用情况,甚至出现挪用公款,中饱私囊的问题,因此必须科学的对招标采购资源进行分配,然后严格监管采购成本,把企业的经济利益放到第一位,下面就先分析其中的漏洞。

一、招标采购档案管理中所存在的问题分析

1.管理规范中的问题分析

对电力企业的建设项目进行招标和采购,就是要各个供应商在公平竞争的情况下,把电力建设中需要使用的多种物资,利用投标和招标的方式进行购买,其优势就是市场透明公开,电力企业可以获得价格便宜,质量有保证的建设物资,在我国经济不断发展的情况下,招标采购事业也日益繁荣,但是也暴露出了一些问题,例如监管规范存在很多漏洞。采购和招标都是新兴项目,其制度也有待完善,一般都是在不断发展发现中提出问题,然后予以解决,对该制度进一步完善。其是一个长期的过程,不能毕其功于一役。而电力企业进行招标前,一定要先设置严格的规范制度,这样才能很好的对其行为进行约束。由于企业没有系统的招标方式,因此导致采购流程随意,少部分企业有严格的规范,但是在落实不到位,其具体效果也很难体现。很多招标行为都是暗箱操作,导致项目不能正常建设。除此之外,一些招标部门管理职能划分不清,监管工作不到位,再加上监管人员配合不默契,招标期限一拖再拖,因此必须完善招标采购的监督机制。

2.审查制度存在问题

在招标的审查工作中,供应和编码是主要问题。第一,项目和需要的物品编码不匹配,而对物资监管中,也没有一个相对统一的程序。第二点,少部分企业得到物资后,需要验证物资的质量,但是企业内部在这方面并没有资质,但是还是进行验证,导致物资质量级别不符合要求。除此之外,大部分企业都没有认识到审查的重要性,实施招标前没有进行调查分析,物资的种类、质量情况,以及单价都不了解,这样没有标底的招标很容易被太高招标价格,不利于企业的发展。

3.人员管理方面的问题

由于对人员监管不力,致使虚假招标情况层出不穷,如果预先确定了中标者,那么招标方会单方面提高招标的条件,进而排挤其他的竞争对手,除此之外,一些招标人员和招标方串通一气,利用陪标进行竞争,极大的损害了第三方的利益。进行评价时,有很多非理性干扰因素存在,没有一个可操作的定量化依据。部分评标人员违背了公平原则,只是迎合项目企业提供的建议,破坏了正常的管理流程和秩序。

二、电力企业建设中招标采购档案管理的对策分析

1.对选择程序进行完善

供应方对于电力企业的建设很重要,直接影响企业项目的质量。采购的物资方是企业的重要合作伙伴,其合作效率在于二者之间的工作流程,供应方为企业提供可靠的资源,其有分享利益的权力,但是也要承担一部分建设风险。因此电力企业在选择时要有一定的标准,在合作前对工作流程中的问题加以分析,然后一同采取解决措施,改变被动的执行方式,优化操作流程。确定供应方前,应该对所有企业都采取一视同仁的态度,提供一个公平竞争的平台,以市场为导向,主要降低采购成本。确定供应方数量时,可以结合企业的实际情况,然后对建设风险进行预测,采购来源不能单一,除此之外,有效降低附加采购经费,让企业利益最大化。

2.完善合同监管工作

在拟定建设合同过程中,采购部门要积极参与到合同具体条款的协商中,然后对采购流程进行确定,如果现有流程存在问题,就是提出和修正。对验证人员、评判规则和验证方法都要仔细商榷,如果有不利的情况及时提出,避免成为既定事实[1]。在执行建设项目时,可能遇到多方面的阻碍,因此在合同中就要预先规定好,增加一些有约束力的条款,对制造商的级别,以及分包资质都要进行合理约束。进行协商过程中,一定要限制物资采购的范围,这样可以尽早确定建设资金的分配[2]。形成合同的时候,采购企业的人员应当对信息途径进行扩展,掌握越多对企业有利的信息越好,对于合同中有关关键技术的条款,采购人员要格外的重视,避免项目业主利用这些条款来约束电力企业。签订合同人员要和项目设计人员进行沟通,对服务的种类,服务的要素、采购期限,以及施工单价进行了解,对各种风险因素进行衡量[3],做好一切的准备和防范措施。总而言之,在进行合同签署中,必须全程进行有效的合同监督,确保电力企业的合法权益。进行物资采购过程中,先检查物资的质量情况,如果发现严重的质量隐患,应该立即提出,不要隐瞒,通过协商进行解决,坚决不能回避或视而不见。

3.加强人员管理

任何工作和项目都是由人来完成的,人在这方面处于主导地位,如果相关岗位的人员没有很高的职业素养,那么制定再合理的规章制度也会出现问题,为了避免中饱私囊、内部人员和物资供应者勾结等损害电力企业利益问题的发生,必须加强人员道德方面的学习,然后在岗位上考核,重要岗位必须让业务骨干来担当,监督人员部门也要做好监督工作,切实把企业利益放到第一位。

三、总结

随着我国经济建设的发展,电力项目工程也逐渐增多,因此企业在这方面的投入也开始加大。在电力项目建设中招标是有效的采购模式,如果招标工作出现问题,将会直接影响电力设施的安全运行,相关的采购部门必须加以重视,完善管理制度,在合同签署中积极参与,提供有建设性的意见,切实做好本职工作。

作者:陈晓燕 单位:贵州电网有限责任公司物流服务中心

参考文献:

[1]王建军.电力企业重点建设项目档案工作“全过程”管理探索[J].档案与建设,2014(,2):78-80.

[2]杨秉光,陈慧.电力行业档案管理工作测评体系的构建研究——江苏电力公司档案管理工作测评体系的探索[J].档案学通讯,2011,(2):88-91.

[3]郭彩虹.企业档案管理信息化建设中出现的问题及对策[J].科技创新与生产力,2015,(10):20-21.