水运建设项目档案管理探索

一、河北省水运建设项目档案管理概况

“十二五”期间，河北省港口建设完成投资近900亿元，形成港口通过能力近5亿吨，港口建设投资连续五年居全国第一，建成了一批大型重点港口项目，为促进河北省经济社会发展和确保国家能源运输安全发挥了重要作用。2009年交通运输部印发了《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》，水运行业才正式有了操作性法规，2012年河北省交通运输厅会同河北省档案局印发了《关于加强全省水运建设项目档案专项验收工作的意见》，明确省港航局对全省水运行业建设项目档案进行业务指导和系统管理，可以说省港航局面临着管理起步晚、经验少、项目多、专业力量弱等诸多问题。另外河北省水运建设项目各参建单位也存在着机构不健全，管理力量弱，信息化水平低等问题，但通过近几年的持续努力，目前行业档案管理工作已取得长足的进步，并获得了各方的认可。

二、河北省水运建设项目档案管理的主要做法和体会

（一）加强组织领导，筑牢工作基础，提升管理水平。首先是强化各级领导对工程档案管理工作重要性的认识，这是做好工程档案管理工作的基本前提。省港航局领导高度重视行业档案管理工作，局内确定专业处室，专业人员负责研究档案管理，特别是针对过去河北省水运建设项目普遍存在的“重建设、轻管理，重硬件、轻软件，重外业、轻内业，重工程实体质量、轻工程档案质量”的情况，不断加大宣传和培训力度，组织重点针对各参建单位主要负责人的宣传和培训。通过几年时间的努力，基本扭转了这样的局面，各项目负责人对档案工作有了高度的认知，这是全行业做好档案管理工作的基础。第二是健全管理机构，配齐管理人员。过去项目建设中轻视档案管理工作的主要表现之一就是项目档案管理的组织机构和管理制度不健全，管理人员配备严重不足。项目的建设、施工和监理这三个主要参建方的档案管理人员大多为兼职，具体管理人员有的是专职，多数为兼职，且档案管理科班专业人员少之又少，档案管理的质量很难保障。对此，省港航局加大监管力度：在项目招标、合同签订、开工审批、项目质量监督申请和项目专项检查过程中，严格把关，将是否健全项目档案管理组织和规章制度，是否配齐管理人员作为硬性监管要件来强调，通过几年的努力，这种局面得到根本的改观。第三是强化档案业务学习，提升行业管理水平。遵循打铁还需自身硬的原则，首先从自身做起，在省港航局机关内部开展档案业务专项学习，以现行标准规范为课题，定期组织讲座，结合水运工程典型项目，按项目立项、设计审批、工程准备、工程实施、项目验收等阶段细分，研究档案形成规律，首先把管理者变为内行，以“管工程必须管档案”为原则，迅速提升了整体管理水平。在此基础上，借鉴火电、水利等行业的先进做法，组织编制了《河北省水运建设项目档案管理工作指南》，详细编排了项目档案管理全过程的操作指南，在水运行业尚属全国首例，通过几年的实际应用，效果良好。第四是开展高规格高质量的档案业务培训。在省档案局及交通行业有关档案管理专家的指导和帮助下，2013年、2014年度，省港航局集中组织了水运工程档案管理的专业培训，邀请交通运输部档案馆领导、水运档案管理办法的主要起草人、省档案局专家、工程管理专家等莅临授课，培训范围覆盖了全行业全部建设项目的档案管理人员。期间，还特别强调了项目的建设、施工、监理单位的主要负责人必须参加培训。这样的培训由于规格高、范围广，引起了全行业对档案工作的高度重视，收到了良好的效果。（二）坚持问题导向，把握重点环节，强化过程监管。过去水运建设项目中大量存在着项目档案搜集、整理与工程建设不同步，往往是项目到了竣工验收阶段才开始系统整理工程资料的情况，造成部分档案资料与工程内在联系性差、资料不全和大量复印件，严重影响了水运工程档案的质量。针对这些问题，省港航局根据项目档案管理的专业要求，结合水运工程建设的一般规律和特点，坚持创新服务指导，抓重点环节的控制和监管，严格把关，规范水运工程档案的管理。首先是严把合同和开工关。在工程招标文件及工程合同中，要求必须明确工程档案管理和档案质量要求。在开工阶段，必须确保各参建单位建立健全档案管理的组织机构、制度和人员，并在建设期的各专项检查中作为重点内容进行验证，确保工程档案与工程实体同步建设。第二是严把工程交工验收关。坚持建设项目各单位工程、分部（分项）工程实体与工程资料同步验收，同步交接。对项目档案管理人员必须参与交工验收做出硬性规定，收到了良好的效果。第三是充分借力项目档案专项验收。省港航局以项目档案专项验收为抓手，坚持专项验收前的预检制度，以验收促完善，确保工程档案质量。按照工程档案验收办法的要求，统一规范了申请验收表、自检报告、汇报材料等的格式和内容，在行业内形成一整套规范的验收工作程序，有效的保证了项目验收的质量和工作效率。同时，充分依靠省档案局的专业力量从档案格式形式、档案库房、档案信息化管理软件、档案系统规划等方面进行全方位业务指导，不断提高项目档案管理水平。（三）创新服务指导，坚持齐抓共管，提升内在品质。重点是充分借力省市档案主管部门、省水运质监机构、项目单位上级档案部门等各级管理力量，创新服务指导，坚持齐抓共管，形成良好的档案工作氛围。首先坚持主动沟通，共同推动。针对河北省港口建设投资多元化的问题，比如煤炭码头分别由华能、华电、神华、国投等能源企业建设，原油、LNG、液化码头主要由中石化、中石油等石化企业建设，部分新兴物流企业和相关民营企业也开始投资建设港口，不同行业在档案管理和操作上存在差别，针对这些情况，省港航局主动上门沟通，热心服务，在建设初期加强宣传培训，指导项目建设单位对档案工作做出规划，提高了工作的针对性和有效性，避免验收期因标准不同的重复整理等。第二是全力确保重大项目的管理。在日常管理中，省港航局加大对大型重点项目的支持、管理和指导力度，积极邀请省市档案局的专家进行现场指导，有针对性的促进了档案工作的提升。几年中，省市档案局的领导和专家，多次对曹妃甸首钢码头有限公司、华电煤码头三期工程、沧州港务集团有限公司等多个单位进行了企业内部的专项培训和现场指导，有力地保障了河北省重点项目工程档案的管理工作。第三是协同水运工程质量监督机构，加强对施工过程中工程资料的控制，追求档案内在品质。省港航局与省水运工程质量安全监督局建立联动机制，通过联合检查、专项检查等，在工程施工期狠抓内业资料的准确性、科学性、规范性，并在档案培训中增加《施工质量及验收资料形成与审查要点》内容，在交工验收中即狠抓工程资料质量，有效提高了档案的内在品质。第四是强化检查督导，推进信息化建设，开展争创星级档案室活动。几年来，省港航局将档案工作列入河北省水运建设市场年度检查的重要内容，对项目档案工作作出考核评价并通报，强化企业对项目档案工作的重视程度；在全行业推进工程档案信息化建设，明显的提高了档案管理电子化、信息化水平；积极推进“星级档案室”的建设，促进软硬件水平同步提高。行业内涌现出唐山港曹妃甸煤码头三期工程、曹妃甸首钢码头工程档案室等一批星级档案室，助推河北省水运工程档案管理水平进一步提升。

三、河北省水运建设项目档案工作取得的主要成效

近年来，省港航局对河北省水运行业各项目单位及参建单位广泛动员、认真培训、狠抓督导，推动全行业档案整体工作取得了新的成效。通过努力，自2012年起共有近30个项目顺利通过了档案专项验收，验收合格率达到了100%，验收项目逐年增多，验收程序不断规范，多个项目的档案质量受到交通部及省档案主管部门的表扬，各项目单位基本均能建立适应项目档案管理工作需要的体制机制，项目档案服务港口生产运营的水平不断提高，档案工作不断规范。通过强化项目档案管理，以往“重保管，轻利用”的传统也在不断改变，档案资源的开发利用不断加强，服务港口生产运营的水平不断提高。如利用项目档案资料不断推进唐山港地连墙板桩码头的创新发展，唐山港京唐港区在国内首次采用挖入式港池结合地连墙板桩码头布置，开创了在粉沙质海岸建港的先例，最初泊位等级最大仅为1.5万吨级，项目建成后利用形成的施工资料、设计图纸、检测资料、工后观测资料等，在最初的结构基础上，不断改进创新，逐步开发出了半遮帘、全遮帘等多种结构型式，目前已经能够建设15万吨级的泊位，泊位等级得到大幅度提升，并在我省曹妃甸港区及全国粉沙质海岸港口得到推广应用，成为我国港口码头工程建设中多、快、好、省的范例。2017年以来交通运输部又深入推广了地连墙板桩码头的施工标准化工作，项目档案在地连墙板桩码头的创新发展中起到了关键的作用。2017年交通运输部在全国组织开展《中国水运史（1949-2015）》和《中国水运工程建设实录（1978-2015）》的编撰工作，河北省水运工程建设的重大决策及项目建设情况都需要依托档案进行查询利用，如近年来曹妃甸港区及黄骅港综合大港的建设决策文件、重点项目的建设进程、港口发展的大事记、建设成就等，可以说项目档案为开展编撰工作提供了坚实的基础。

作者:李洪方 单位:河北省交通运输厅港航管理局