建设工程档案管理论文

摘要：本文从建设工程档案管理的实践操作出发，分别从管理模式、服务方式、工作程序和协作机制四个方面对建设工程档案管理创新进行了探讨，以期对促进建设工程档案管理起到一定的借鉴作用。

关键词：建设工程；档案；管理；创新

建设工程档案是城建档案的重要组成部分，建设工程档案管理是城建档案工作最重要的工作内容之一，也是目前城建档案工作中最具活力、各城建档案馆投入精力最多的部份。近几年来，随着城市化持续高速发展，建设工程项目数量和规模都在不断增长，技术复杂程度在不断增加，建设工程档案管理难度也同步增大。本文结合工作实践尝试对建设工程档案管理创新工作进行较全面的分析思考，以期抛砖引玉、共同提高。

一、管理模式的创新

加强建设工程档案管理，关键是建立起建设工程档案管理工作的有效管理模式，“有法可依、有关可把”，建设工程档案管理就能逐步走上正轨。近年来，怀化市城乡建设档案馆根据国务院第279号令《建设工程质量管理条例》精神并借鉴和完善长沙市、株洲市等地的做法，把建设工程质量终身责任制引入建设工程档案管理，实行“建设工程终身责任制”，要求建设单位技术负责人及工程资料员对建设档案负终身责任，有效地提高了建设单位按规范编制并及时报送工程档案的责任意识和自觉性。建设单位技术负责人和工程资料员在责任书上签字时，都感受到了一份责任，觉得手中的笔沉甸甸的。这一操作，有效地扭转了“重建设，轻档案”的现象。在具体操作中，我们通过开展建设工程档案编制执法检查、下基层业务指导、开展业务咨询、举办培训班等活动，加强“建设工程档案终身责任制”的宣传和学习教育；还把一些重大建设工程事故责任追究的事例整理成册，作为学习资料，送发给各建设单位负责人和资料员，让他们提高认识，“警钟长鸣”。在坚持“依法行政，依法治档”的同时，不断加强本地建设工程档案管理法制建设，也是管理模式创新的重要手段。早在1999年9月，该馆就争取怀化市政府出台了《怀化市城建档案管理规定》；2006年8月，又争取怀化市政府出台了《怀化市城市地下管线工程档案管理办法》，这一系列规范性文件对促进建设工程档案编制和报送起到了积极推动作用。

二、服务方式的创新

城建档案工作实质上是一种服务性工作。在服务方式上不断创新，是加强建设档案管理的重要手段。近几年，怀化市城乡建设档案馆打破在家坐等档案送上门的工作模式，大力实施“外向型”战略，把建设工程项目按片区扫描式清理，要求工作人员走出城建档案馆办公室，深入基层，深入工地，大力宣传城建档案工作相关法律法规和工作规范、标准，重点是宣传国务院279号令《建设工程质量管理条例》、建设部第90号令《城建档案管理规定》、建设部第136号令《城市地下管线工程档案管理办法》和《怀化市城建档案管理规定》、《怀化市城市地下管线工程档案管理办法》等文件，让城建档案工作的重要性深入人心，按规范编制和报送建设工程档案成为各建设、施工、监理单位的自觉行动。近两年，怀化市城乡建设档案馆在广泛征求建设单位意见的基础上，结合目前建设工程个性差异大、专业性强、技术含量日益提高的情况，推出了“建设工程档案业务指导个性化服务”的新服务模式。重点是将建设工程项目落实到人，具体工程具体要求、具体指导，制定详细的工程档案编制规范，全程提供业务指导和咨询服务，提高工程竣工验收备案的效率。在具体操作上，对外公布馆内业务工作人员的联系电话、QQ号码和电子信箱，要求对重点工程和地下管线工程除了定期要下工地督察档案编制外，还要做到“随叫随到”及时开展咨询指导；对规模比较大的建设工程，还要组织各分部工程资料员集中培训；即使一般房建工程，也要求业务工作人员至少下基层2到3次，并且要参加工程竣工验收会，发现问题及时提出、及时督促整改。通过个性化服务，提高了建设工程档案业务指导的针对性，提高了建设工程档案编制的质量，促进了建设工程项目的规范化管理，受到建设单位的一致好评。

三、工作程序的创新

最近几年，怀化市城乡建设档案馆把建设工程档案工作纳入建设行政程序，通过建设口把关，强化工程档案业务指导、质量验收和报送接收职能。具体来讲就是把签定《报送建设工程竣工档案责任书》和报送《建设工程档案终身责任人登记表》纳入施工报建程序，然后在工程开工前对建设单位、施工企业和监理公司等单位的技术负责人、资料员进行建设工程档案技术交底，详细讲解该工程档案的具体要求；在工程施工过程中加强与质监、安监和监理公司的横向联系，形成联动，定期进行档案业务指导和检查；在工程竣工验收会前依据住房和城乡建设部规范先对工程档案进行初步验收，签发《建设工程档案初验认可证》；领取了《建设工程档案初验认可》的工程方可召开竣工验收会。城建档案馆工作人员一定要参加竣工验收会，在会上还要对建设工程档案编制情况进行讲评并提出下一步工作要求，确保工程按时竣工验收备案；竣工备案结束后，督促建设单位按时报送建设工程竣工档案，办理《建设工程竣工档案移交证明》，以便于建设单位及时到规划局领取《规划许可证（正本）》，办理产权产籍手续。在具体操作上，怀化市城乡建设档案馆还充分考虑建设工程的整体时效性，严格要求、规范管理、不断提高工作效率。

四、协作机制的创新

建设工程档案管理牵涉到方方面面，需要纵向和横向、建设行政各部门以及各建设、施工、监理单位共同协作和共同努力。针对市政和重点工程越来越多，主管部门不再局限于市建设局，而是由区县（市）及其他部门分级分散负责建设管理的新情况，怀化市城乡建设档案馆加强与各级重点办、各市政和重点工程主管部门及指挥部、城管局等单位的联系，建立高效协作机制，主动了解工程信息，及时与他们签定《报送建设工程竣工档案责任书》。在业务指导过程中，充分发挥个性化服务的优势，制定具体规范要求，明确市政和重点工程竣工验收后必须向市城建档案馆报送合格档案才能向城管等部门移交的工作机制。通过一系列创新，怀化市城建档案工作割除了原来“马后炮”的弊端，杜绝了原来建设工程档案“编回忆录”的现象，确保了档案编制与工程建设同步，确保了建设工程档案是工程施工的真实记录和工程实体的真实反映，产生了促进工程质量、促进工程规范管理、促进工程领域反腐败工作的实际效果，得到了建设单位、质量和安监部门、纪检监察部门和检察院、财政投资评审中心的一致好评，也得到了住房和城乡建设部办公厅城建档案管理办公室和湖南省城乡建设厅城建档案办公室的充分肯定。全国有六个省还专门组织建设和城建档案工作相关领导赴怀化市考察交流。近年来，湖南省怀化市建设工程档案进馆量稳步增长，档案质量也显著提高。仅2013年至2017年5年内，怀化市城乡建设档案馆就按规定接受了各类建设工程档案20万余卷，该馆也连年在市建设局年度目标管理考核中取得优异成绩，还被评为“湖南省城建档案工作先进集体”。建设工程档案管理是一个动态发展着的工作领域，在城市建设和城市化高速发展的形势下，工作任务将日益繁重，工作困难和挑战也将日益增加。但只要从管理模式、服务方式、工作程序和协作机制四个方面不断创新，一定能推动建设工程档案管理工作发展，推动城乡建设档案工作全面创新，从而推进城市建设和城市化的可持续发展。

作者:彭丽明 单位:湖南省怀化市城乡建设档案馆