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简述高校财务信息化建设

一、引言

“中国数字教育2020行动计划”中指出,要通过管理信息化的建设,建设数字校园,实现校园数字共享与系统整合[1]。高校财务信息化建设是指实现会计数据收集、存储、处理的信息化,有利于高校财务数据的共享与整合,是建设数字校园的重要内容。近年来随着高校扩招政策的推行,高校办学规模不断扩大,财务状况也日趋呈现多样化、复杂化的形势,这对高校财务管理工作提出了更高的要求。高校的信息化建设,不仅是建设数字校园的战略要求,更能规范高校的财务运行,提高财务工作效率。

二、高校财务信息化建设的基本内涵

财务信息化是指综合应用计算机软件、网络等信息技术手段进行财务管理,也就是在计算机网络的环境下,实现财务部门的预算管理、会计记账、报表生成、财务分析等。财务信息化可以对财务数据进行有效地整合和优化,相比过去人工记账和制作报表的财务管理方式,大大地提高了财务数据的准确性和财务管理的工作效率。高校财务的信息化建设就是在校园内实现会计电算化,将财务数据的采集、汇总、分析、控制等功能融为一体,利用计算机网络建设的财务数据平台,实时的对财务数据进行更新,以便高校管理层及时的对财务数据进行掌握和了解,做出科学的财务管理决策。

三、高校财务信息化建设的意义

(一)有利于高校财务的集中管理。近年来,我国教育体制改革取得了显著成效,高校的招生人数大比例上升,校园规模也不断扩大。一所高校可能拥有几个校区,并对这些校区进行分级管理,各个校区对本校财务单独核算。这种财务管理模式造成校区之间、部门之间的信息不能充分交换,财务资料的传递以及核算不及时,降低了财务管理的效率。高校财务的信息化建设可以通过计算机网络将各校区的财务平台联结起来,及时的在校区之间、部门之间进行信息传递,进而实现统一的财务核算,实现高校财务的集中管理。同时,全校的师生可利用财务信息化建设平台,查阅学费上缴、资金使用等情况,提高了资金使用的安全性。(二)为领导者决策提供信息支持。财务数据讲究及时性和有效性,靠人工传递财务信息在浪费人力物力的同时,更有可能产生数据报送不及时、不能准确、全面提供领导需要的数据的情况。进行高校财务信息化建设,决策者可以通过财务信息共享平台,第一时间了解和掌握所需的财务数据,从而做出更加精准、科学的决策,推动整个校园的快速健康发展。(三)建设数字校园和智慧校园的必然要求。从教育部印发的《教育信息化“十三五”规划》中可以看出,“十三五”期间将是我国高校信息化发展的融合创新阶段。我国国内高校已基本实现了会计电算化,正处于由资源数字化的数字校园财务信息平台转向有海量数据支撑、为师生提供个性化服务的智慧校园财务综合信息服务平台阶段。智慧校园综合运用了云计算、物联网、大数据等新兴技术,通过统一的平台实现各部门之间的财务数据共享,避免了数据采集、统计过程中的重复劳动,做到数据管理总体和局部的高度协调,以最优的方式整合财务资源,是对数字校园的进一步提升与拓展。另外,智慧校园财务信息化平台的建设,不仅可以服务校内师生,还可以通过大数据联网,了解国内其它高校甚至国外高校的财务管理经验,对高校财务管理水平的提高大有裨益。

四、高校财务信息化建设存在的问题

(一)高校管理层对财务信息化建设重视程度不够。我国高校管理的重点一直放在学生教育和教师教学水平的提高上,作为服务广大师生的财务管理工作只是一种附属服务,财务管理岗位也是区别于教师的内勤岗位,很难受到学校的重视。由于长期以来管理层对财务管理的这种忽视,导致财务信息化建设投入严重不足,目前很多高校的财务信息化建设水平还停留在基础的电算化层面。此外,财务人员要负责学校大量经费的使用、报销等基础工作,没有更多精力去进行财务数据的管理和分析,从而制约了高校财务管理的发展。(二)缺少财务信息化建设的专业人才。财务信息化建设工作需要的人才是既了解会计记账、财务管理,又能够熟练操作财务信息化软件的复合型人才。从我国高校目前财务部门的人员结构来看,这样的复合型人才并不多。很多会计人员虽然具有一定的财务管理经验,但对计算机软件应用、数据模块分析等并不擅长,尤其是年纪较大的会计人员,往往对网络、计算机操作等有一定的抵触情绪,更习惯于应用传统的工作方法。这就导致缺乏网络信息相关技术的财务人员,无法解决信息化建设当中出现的程序性问题,也很难结合自身财务管理经验对财务信息化提出建设性的建议。此外,我国的高校属于财政拨款的事业单位,对于财务管理人员并没有除工资外的激励机制,所以,很多高校财务管理人员只是本着“中规中矩”“不出差错”的想法完成高校财务管理的日常工作,对于如何提高工作效率、创新工作方法并没有太多思路,工作的积极性、主动性不强,也很少向决策层提供科学合理的工作建议,导致很多高校的财务信息化建设工作停滞不前。(三)财务信息化的安全问题。虽然高校的财务信息化建设大大提高了会计人员的工作效率,但依赖于网络系统的账务处理体系也会带来一定的风险隐患。财务数据通过计算机网络进行传递,存在着被黑客或是不法分子盗取、篡改的可能性。如果财务信息化平台的服务器损坏或是受到恶意访问者的侵入,很可能造成整个财务系统的瘫痪和财务数据的丢失。此外,财务软件系统处于不断的升级当中,只有对财务信息化软件进行定期维护,才能保证整个财务信息化系统的正常运转。现如今我国高校的财务管理部门缺乏专门的信息化维护人员,导致软件出了故障不能及时解决,软件系统不能及时升级、更新,这不仅降低了财务信息化平台的工作效率,也为整个平台系统的安全带来不利影响。(四)财务部门内控机制薄弱。在手工记账时代,财务部门可以通过岗位分离进行人员分离,以此来防范财务风险,完善内控机制。在财务信息化的环境下,财务人员只需要手工录入数据,后续的记账、结账、试算平衡、报表生成全部由系统来完成。这时,系统是否完善、存在漏洞就成为影响财务部门内控安全的重要因素。如果会计人员手工录入的信息并不正确,而刚好遇到系统的检测盲点,就会发生财务风险。此外,人员的道德风险也是财务信息化下应考虑的风险之一,在人员岗位变更时,存在原岗位人员熟悉财务软件操作,甚至在离岗后还可以进入财务软件操作系统的情形,这就为高校的财务安全带来了风险隐患,如果遇到盗取数据或是恶意破坏的不法分子,后果不堪设想。

五、高校财务信息化建设的保障措施

(一)提高重视程度。领导的关注和重视是高校推进财务信息化工作的重要保障,财务信息化建设不仅仅是计算机网络的简单应用,更是会计方式、财务理念的历史转型,是一项具有创新理念和实践意义的系统工程,但财务信息化建设涉及到校内工作的各个方面,包括部门职责的划分、业务流程的重组、规章制度的贯彻落实等,这些工作仅仅依靠财务部门恐怕难以完成。校领导应该根据学校发展的现实需要,对财务信息化建设进行工作规划,必要时聘请相关专家帮助解决学校在财务信息化建设当中的问题,并给予足够的经费支持,保证学校财务信息化建设的顺利进行。(二)加强人才队伍建设。财务人员是财务工作的核心,要建设好高校的财务信息化平台,就必须组织一支技术过硬的人才队伍,不断提高财务人员的知识水平和业务能力。具体来讲,一是高校应优化财务人员结构,确保财务部门中老、中、青的人员配比合理,通过校内培育或校外引进的方式为财务部门吸收信息化专业人才,补足财务人员计算机软件知识缺失的短板。二是针对不同岗位、不同业务建立多层次、立体化的人才培训机制。通过外出学习或是校内自行培训的方式加强对财务人员的专业知识、信息平台知识的培训,培养更多既精通财务、又熟悉软件的复合型人才。三是加强财务骨干力量的培养,提高财会队伍的整体素质,使财务人员有足够的能力水平应对不断发展的财务新环境。(三)加强安全保障。高校的财务信息化平台建设虽然提高了工作效率,实现了数据共享,但开放的网络环境也在一定程度上将财务数据置于风险当中,加强财务信息化系统的安全保障工作至关重要。从具体措施上来讲,应从以下几个方面着手。首先,要保证整个校园网络的稳定。稳定的网络环境是财务信息化平台正常运行的基本保障,学校的网络维护部门应实时监控校园的网络运行情况,避免突然断网造成的财务数据丢失,财务人员也应加强网络安全意识,定期查杀网络病毒,及时作好数据的备份工作。其次,加强对财务人员的软件操作培训,使操作人员能够熟练地掌握平台的系统操作,避免因操作不当带来的数据毁损、丢失。再次,使用防火墙技术,加强风险防范。财务信息系统的后台人员应做好网络接口点的访问权限设置,并时刻监督外来信息的入侵,对跨越网络边界的信息进行严格筛选,防止外来访问者带来的数据瘫痪。同时,对平台内部的数据传输采取加密设置,防止信息泄露。最后,加强整个系统的监督与维护。财务信息化管理系统是一个集软件开发与维护、数据安全与管理的多层次、立体化的信息平台,系统的各个部分都要有专门的技术人员进行维护和管理,技术人员的系统维护不仅能够保证财务信息化系统的正常运行,还能及时发现系统漏洞,减小系统发生故障的可能性,有利于防范财务管理的系统风险。(四)完善内控机制。完善高校财务信息化建设的内控机制,对于整个财务系统的风险控制至关重要。做好财务信息化系统的内控工作,一是要在财务信息化平台上做好操作人员的权限划分,数据录入岗和数据审核岗要严格分开,杜绝一人多岗的现象。二是财务人员要管理好自己的操作密码,严禁对外泄露密码,在进行岗位轮换时,新接手的财务人员要修改原岗位人员的操作密码,减少财务数据被盗取或篡改的可能性。三是财务工作人员应做好数据的备份工作,防止因系统问题带来的数据丢失。四是强化校内审计对财务数据的稽核。审计部门应对对财务信息系统中的工资管理、学费管理、报销管理等数据严格与纸质资料进行核对,做到账实相符。监督财务信息系统的各项设置、运行情况,一旦发现系统漏洞或软件系统问题,应及时联系软件维护公司进行解决。五是高校的财务部门应定期梳理财务管理制度,严格按照规章制度办事,如果现有的规章制度不能满足财务信息系统更新换代的需要,应该向校领导建议对规章制度进行修订完善,构建一个科学高效、权责清晰的财务管理制度体系。

六、结论

随着数字时代的到来,高校的财务信息化建设已经成为一种必然趋势,在校园的管理和建设中也发挥着越来越大的作用。我国高校只有结合自身情况,创新管理理念,建设适合本校的财务管理信息化系统才能适应时代发展的要求,一步步走向数字校园、智慧校园的建设轨道。通过对我国高校财务信息化建设中存在的问题进行分析,提出财务信息化建设的保障措施,希望能给各大高校的财务信息化建设提供借鉴。

[参考文献]

[1]董礼.基于数字校园背景的高校财务信息化建设研究[J].中国管理信息化,2016,19(14):38-39.

[2]田雪妮.高校财务信息化建设的相关问题探讨[J].齐鲁珠坛,2015(2):30-33.

[3]余士果.高校财务信息化建设若干问题的探讨[J].新西部,2015(13):112-112.

[4]王书聪.浅析高校财务信息化建设[J].科技创新与应用,2016(35):285-285.

[5]高飞.关于高校财务信息化建设的思考[J].经贸实践,2016(14):202-203.

[6]余姝纬.“十三五”规划期间高校财务信息化平台设计与研究———基于“互联网+教育”智慧校园建设[J].商业会计,2017(11):67-70.

作者:范群鹏 朱家萱 单位:吉林师范大学

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