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行政单位固定资产清查探讨

摘要:行政单位固定资产属于国有资产,对其进行清查对于行政单位职能的实现和国有资产的保障有重要的意义。行政单位固定资产的清查相对比较简单,但仍然不容轻视。本文主要阐释了单位固定资产清查的重要性,探讨了固定资产清查的重要性,并提出了相关建议。

关键词:行政单位;固定资产;清查

一、行政单位固定资产的定义

固定资产是指企业为生产经营需要而持有的、使用时间一年以上的、具有一定价值的非货币资产。行政单位的固定资产,就是行政单位为维持日常运行及实现行政职能而持有的、使用时间一年以上的、达到一定价值的非货币资产。行政单位的固定资产主要包括房屋、建筑物、相关办公设备及专用设备等。固定资产是企业生产经营所需要的重要劳动手段和主要资产,对行政单位来说,也是行政单位行政职能得以顺利运行的必要保障。

二、行政单位固定资产清查的重要性

行政单位固定资产清查,即行政单位在一定的时间内对自己所持有的固定资产进行盘点,了解所持固定资产的整体情况,并做出相应处理。固定资产的清查对行政单位来说极其重要,其重要性如下:(一)保障国有资产安全。行政单位的固定资产绝大部分都由政府购买,资金来源于财政拨款,属于行政事业单位持有的国有资产。对于国有资产,行政单位有责任保障其安全,这是对单位负责,也是对国家负责。对行政单位固定资产进行清查,可以了解国有资产状况,加强对国有资产的管理,避免国有资产流失,确保国有资产安全。(二)提高固定资产利用率。对行政单位的固定资产进行清查,可以对单位内部固定资产的配置情况有一个清楚的了解,单位各科室占有的固定资产数量、闲置的固定资产数量等都有一个统计和认识,进而对闲置的固定资产进行再次分配利用,减少资源闲置和资源浪费。(三)保障行政单位正常运行。行政单位固定资产主要职能是保障行政单位的运营以及行政工作的进行。如果没有定期对固定资产进行清查,导致有些固定资产损坏未能及时发现,或者有些固定资产缺失没有及时购买填补,有可能会造成行政工作无法完成,轻则耽误工作,重则会损害人民群众对单位的看法,有损单位形象。除此之外,固定资产的供应完善还可以使行政单位工作人员的办公环境得到改善,使行政单位工作人员能有一个良好的办公环境,提高工作效率,和谐工作氛围。(四)为预算提供依据。行政单位预算是行政单位根据其职责和工作任务编制的年度财务收支计划。它是对单位一定时期财务收支规模、结构、资金来源和去向所作的预计。行政事业单位的主要目的是为了促使事业单位社会目标得以实现,进一步提升资金使用效果,降低行政事业单位的成本,对资源的配置作出优化(完善行政事业单位预算编制及管理的途径研究)。对行政单位固定资产进行定期清查,可以及时了解本单位对固定资产的需求,将其纳入行政预算之中,为预算的科学性和完整性提供保障。

三、行政单位固定资产清查的方法

行政单位固定资产构成相对于企业单位来说较为简单,大多为房屋、建筑物以及各类办公设备和专用设备,且多为行政单位所有,租赁、出租情况较少,因此固定资产的清查相对简单。具体清查方法如下:(一)组建固定资产清查工作组,制定固定资产清查计划。固定资产清查工作组的组建对于固定资产清查极为重要。因为固定资产的清查关系到整个行政单位,各个科室都会涉及,需要各科室工作人员的积极配合。因此,组织一个固定资产清查工作组,协调各科室,有利于推进固定资产清查工作的顺利进行。除此之外,制定固定资产清查计划也是必不可少的一环。所谓谋定而后动,制定固定资产清查计划能够为固定资产的盘点提供一个指南,使固定资产的清查工作更加有条理,更加有针对性。固定资产的清查计划应当包括清查人员、负责科室、清查对象以及具体的清查程序和清查时间点。(二)账账核对。行政单位固定资产除了有专门的固定资产系统记录固定资产情况外,也会被记录在行政单位的账册中,购买、调拨固定资产时会有相应的政府采购合同以及固定资产调拨文件,固定资产入库时会有固定资产入库单,固定资产处置时也会有相应的处置单据。在进行固定资产清查时,应当先将这些单据、文件与固定资产系统内的固定资产情况一一核对,确保账账相符,之后再进行下一步固定资产清查的工作。对于经过核实没有记载的账外固定资产,固定资产清查员应当究根溯源,查找固定资产没有及时入账的原因,因为工作疏忽没有入账的要及时入账,如果因为客观原因暂时不能入账,这部分固定资产仍然需要记录盘点。固定资产管理员可根据固定资产购买发票或者其他凭证,将固定资产实物与凭证进行核对,统计固定资产的数量、价值以及使用人等基本信息,便于做后续处理。(三)账实核对。账实核对是固定资产清查的最主要的程序,也是耗费时间最久、耗费人力最大的一项步骤。账实核对是根据固定资产账,对行政单位实有的固定资产进行盘点,确认固定资产账上所记录的固定资产是否真实存在、其存在状况如何以及固定资产信息是否有变更。账实核对需要固定资产清查人员深入各科室,对所记录的固定资产进行一一盘点,具体需要核实的内容如下:1.是否存在。有些固定资产虽然记录在固定资产账上,但是因为使用人使用疏漏或者年代久远等原因,很可能已经遗失,这就需要固定资产清查人员加以记录,等最后做进一步处理。2.存在状况。存在状况是指登记在账且存在实物的固定资产的状况如何,是否能够继续使用,是否需要维修,如果损坏严重是否需要更换等等。及时记录固定资产的存在状况可以及时更换无维修价值的固定资产,延长仍可使用的固定资产的使用年限,提高固定资产利用率。3.固定资产信息是否变更。固定资产并非是一成不变的,在固定资产的使用过程中,可能因为工作需求等原因更换使用人或者使用部门,也可能因为一些别的原因使固定资产的价值或者类别发生变化。对此,固定资产清查人员都应该及时记录,更改固定资产相关信息。在实际工作中,因为行政单位固定资产采用行政事业单位资产信息管理系统进行管理,固定资产都有条形码,因此盘点时要注意条形码的对比,看条形码信息与实际信息是否相符。(四)后续处理。对于账账、账实不符的固定资产,要究其源头,如果是漏记、缺记而造成账账、账实不符合的,需要及时将其登录在册;如果因为客观原因造成固定资产的损失,应当根据单位内部固定资产处置程序做相应处理,在报相关负责人讨论决定后做出进一步的账务处理;对于因为使用人失误或者过错造成固定资产损坏或损失的,视情况还要追究相应责任;对于固定资产信息发生变更的,除了要及时在固定资产系统中更新相应信息外,还要及时更新固定资产上的条形码,便于下次进行清查和盘点。

四、行政单位固定资产清查的建议

(一)清查制度化。固定资产的清查应当是制度性的,在一个时段内就应该清查一次。固定资产清查是固定资产管理的一个重要方面,应当纳入到固定资产管理制度中,对固定资产清查的负责部门、负责人、清查间隔等有明确的规定,方便固定资产清查人员进行清查,也方便各部门进行配合。(二)管理完善化。固定资产的管理还涉及固定资产的购买以及后续的分配,这些都需要专门的人员进行管理。如果固定资产的购买和分配人员与固定资产管理人员并不是一个人,就需要协调工作,互通有无,及时分享固定资产相关信息,否则就会出现固定资产购买而固定资产管理员没有记录、固定资产分配而固定资产管理员不知道的情况。为了防止这种情况的出现,行政单位应当完善固定资产入库以及调拨手续。行政单位固定资产管理部门应设有专门的固定资产入库和调拨程序。固定资产购买入库时应领取固定资产入库单,填报后再行入库;固定资产的分配以及变更使用人等应填写固定资产调拨单,在固定资产管理员处报备,再进行固定资产的调拨处置等。在日常工作中,经常会出现空有制度而难以落实的情况,一方面是因为工作人员图方便,另一方面是因为缺乏重视。各行政单位工作人员应当提高认识,按程序进行固定资产的管理、使用。(三)系统科学化。目前,行政单位推行电子信息化管理,固定资产的管理都有专门的固定资产系统。而固定资产的购买大部分也采用信息化,由政府采购网站进行管理。笔者认为,在未来可以实现固定资产管理系统的功能扩展,使得固定资产管理系统不仅局限于固定资产的日常管理,而是延伸到固定资产的购买、入库以及处理,让固定资产的购买分配都能直接体现在固定资产管理系统上,由电子信息管理引导固定资产的实体管理,使固定资产的管理信息化、明确化。

作者:杨 茜 杜师帅 单位:天津市东丽区人民检察院行政科

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